ИНСТРУКЦИЯ

    по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга

     

    СОДЕРЖАНИЕ[1]

     

    1

    Общие положения

    2

    Порядок организации документооборота в Уставном суде Санкт-Петербурга

    2.1

    Регистрация входящих документов

    2.2

    Порядок работы с документами в структурном подразделении

    2.3

    Порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд Санкт-Петербурга, прохождение судебного дела

    2.4

    Регистрация исходящих документов 

    2.5

    Особенности оформления документов, передаваемых и принимаемых по коммуникационным каналам связи

    2.6

    Работа исполнителей с документами

    2.7

    Порядок прохождения внутренних документов в Уставном суде

    3

    Порядок подготовки и оформления документов

    3.1

    Бланки документов

    3.2

    Требования к оформлению реквизитов документов

    4.

    Виды документов Уставного суда Санкт-Петербурга

    4.1.

    Решения Уставного суда Санкт-Петербурга

    4.2.

    Приказы Уставного суда Санкт-Петербурга

    4.3

    Протоколы заседаний Уставного суда Санкт-Петербурга, протоколы заседаний комиссий (рабочих групп) Уставного суда Санкт-Петербурга, протоколы общих собраний судей Уставного суда Санкт-Петербурга, гражданских служащих и работников

    4.4.

    Служебная корреспонденция

    5

    Порядок подготовки и оформления документов при планировании и осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга

    5.1.

    Общие положения

    5.1.1.

    План закупок

    5.1.2.

    План-график

    5.1.3.

    Контрольная карта закупки

    5.1.4.

    Техническое задание          

    5.1.5.

    Определение начальной максимальной цены контракта и цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком

    5.2

    Подготовка и оформление документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга

    5.2.1.

    Подготовка и оформление документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга у единственного поставщика

    5.2.2.

    Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга путем проведения открытого конкурса (далее – конкурсная документация)

    5.2.3.

    Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга путем проведения электронного аукциона (далее – документация об электронном аукционе)

    5.2.4.

    Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга путем  проведения запроса котировок

    5.3.

    Общий порядок устранения замечаний при согласовании документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга

    5.4.

    Приемка поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги или отдельного этапа исполнения государственного контракта (контракта)

    6.

    Контроль исполнения документов

    7.

    Составление номенклатуры дел, формирование дел, группировка отдельных видов документов

    7.1.

    Номенклатура дел

    7.2.

    Формирование дел

    7.3.

    Группировка отдельных категорий документов

    8.

    Подготовка документов к последующему хранению и использованию

    8.1.

    Экспертиза ценности документов

    8.2.

    Оформление дела

    8.3.

    Оформление обложки дела

    8.4.

    Составление и оформление описей дел   

    8.5.

    Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

    8.6.

    Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    1. Общие положения

     

    1.1. Инструкция по делопроизводству в Уставном суде Санкт Петербурга (далее   Инструкция) разработана в соответствии с Государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от  03 марта 2003 года № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (далее – ГОСТ Р 6.30 2003), ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации  от 27 февраля 1998 года № 28; в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 года;  в соответствии с положениями Устава Санкт Петербурга; Закона Санкт Петербурга от 24 мая 2000 года № 241-21 «Об Уставном суде Санкт Петербурга» (далее – Закон Санкт-Петербурга «Об Уставном суде Санкт-Петербурга»); Регламента Уставного суда Санкт Петербурга, утвержденного постановлением Законодательного Собрания Санкт Петербурга от 06 июля 2005 года № 424 «Об утверждении Регламента Уставного суда Санкт Петербурга» (далее – Регламент Уставного суда).

    1.2. Инструкция устанавливает порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд Санкт-Петербурга (далее – Уставный суд), а также общие для всех структурных подразделений аппарата Уставного суда (далее – структурное подразделение) требования к документационному обеспечению деятельности Уставного суда и к организации работы с  документами, единый порядок их подготовки, оформления и контроля исполнения.

    Правила ведения документооборота, предусмотренные Инструкцией, распространяются на документы открытого характера. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

    1.3. Положения Инструкции обязательны для государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в Уставном суде (далее – гражданские служащие) и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Уставного суда (далее – работники).

    1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в  Уставном суде, соблюдение установленного порядка работы с документами и правил их подготовки и оформления возлагается на  секретариат аппарата Уставного суда (далее – секретариат).

    Методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляет секретариат.

    1.5. Приказом председателя Уставного суда в каждом структурном подразделении назначается один или несколько сотрудников из числа гражданских служащих и (или) работников (далее – сотрудники), ответственных за ведение документооборота.

    1.6. Передача официальной информации от имени Уставного суда средствам массовой информации осуществляется отделом материально-технического и информационного обеспечения аппарата Уставного суда (далее – отдел материально-технического и информационного обеспечения), а в отдельных случаях –  уполномоченными лицами по поручению председателя Уставного суда.

    1.7. Экземпляр Инструкции выдается судьям Уставного суда, их помощникам (советникам), начальникам структурных подразделений и сотрудникам, ответственным за ведение документооборота в структурных подразделениях.

     

    2.1. Регистрация входящих документов

     

    2.1.1. Прием, первоначальный учет корреспонденции, поступающей в Уставный суд, производятся централизованно в секретариате.

    2.1.2. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в Уставный суд, получает сотрудник секретариата  в отделении связи по доверенности и передает их по назначению под расписку.

    2.1.3. Подлежат обязательной передаче в секретариат  все официальные документы, полученные сотрудниками Уставного суда от должностных лиц органов государственной власти, органов местного самоуправления и других организаций (например, при выездах в командировку и т. д.).

    2.1.4. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается  в почтовое отделение или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении конверта делается запись в почтовом реестре.

    2.1.5. Корреспонденция, адресованная Уставному суду, судьям Уставного суда, руководителям структурных подразделений, сотрудникам Уставного суда (кроме корреспонденции с пометкой «Лично») вскрывается в секретариате.
    О поступлении корреспонденции с пометкой «Лично» адресат информируется незамедлительно. Корреспонденция с пометкой «Лично» не вскрывается сотрудником секретариата и учитывается в специальном журнале (
    приложение № 1 к Инструкции) по реквизитам, указанным на конверте, после чего передается под подпись адресатам. Указанная корреспонденция после прочтения адресатами, в случае если в ней не содержится личной информации, а ставятся вопросы, требующие официального ответа Уставного суда, направляется на регистрацию в секретариат[2].

    2.1.6. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. При отсутствии документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт (приложение № 1-1 к Инструкции) в двух экземплярах. Первый экземпляр акта направляется письмом c уведомлением о вручении отправителю, второй экземпляр остается в секретариате.

    2.1.7. Регистрации подлежат все поступающие и отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, служебные письма и т. д.). Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Уставном суде, приведен в приложении № 2 к Инструкции.

    2.1.8. Сотрудники секретариата регистрируют поступивший в Уставный суд документ в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда (приложение № 3 к Инструкции) в день поступления и проставляют  на документе штамп с указанием входящего номера, даты регистрации и количества листов.

    2.1.9. Прошедшая регистрацию корреспонденция, поступившая в Уставный суд,  передается  председателю Уставного суда.

    2.1.10. Председатель Уставного суда дает исполнителям поручение, оформленное в виде резолюции на документе, либо на бланке для резолюции (приложение № 4 к Инструкции). В случае, когда  исполнителей несколько, ответственным исполнителем является сотрудник, указанный в резолюции первым, если не оговорено иное.

    Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Уставного суда делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

    2.1.11. Документы с резолюцией председателя Уставного суда возвращаются в секретариат для их дальнейшей передачи исполнителю (исполнителям) под расписку (подпись) в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда. Передача входящих в Уставный суд документов осуществляется через сотрудников секретариата. Документы, направляемые нескольким структурным подразделениям, передаются им одновременно в копиях согласно резолюции председателя Уставного суда. Подлинник передается ответственному исполнителю.

    2.1.12. Документы, адресованные в структурные подразделения и прошедшие учет в секретариате, в обязательном порядке регистрируются в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписки) структурного подразделения  (приложение № 5 к Инструкции) сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в структурном подразделении, и хранятся в соответствующих структурных подразделениях согласно номенклатуре дел Уставного суда.

    2.1.13. Поступившие в Уставный суд факсимильные сообщения, в том числе непосредственно в структурные подразделения, регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда и в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписки) структурного подразделения соответственно.

    2.1.14. Телефонограммы, поступившие в адрес Уставного суда, регистрируются секретариатом. Телефонограмма оформляется в соответствии с пунктом 2.5.2 подраздела 2.5 раздела 2 Инструкции.

    2.1.15. Поступившие в Уставный суд заявки на участие в процедуре осуществления закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда регистрируются секретариатом в журнале регистрации заявок на участие в процедуре осуществления закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга (приложение № 6 к Инструкции) и передаются секретарю Единой комиссии Уставного суда Санкт-Петербурга по осуществлению закупок для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга путем проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок, запросов предложений.[3]

    2.1.16. Обращение, признанное решением Уставного суда внепроцессуальным, регистрируется секретариатом в журнале регистрации внепроцессуальных обращений (приложение № 6-1 к Инструкции) и передается в отдел материально-технического и информационного обеспечения для размещения на официальном сайте Уставного суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»[4].

     

    2.2. Порядок работы с документами в структурном подразделении 

     

    2.2.1. Корреспонденция (документация) получается и отправляется через секретариат, регистрируется, доводится до сведения начальников соответствующих структурных подразделений и хранится сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в этих подразделениях.

    Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, обеспечение сохранности служебных документов, контроль их исполнения возлагается на начальников соответствующих структурных подразделений.

    2.2.2. Непосредственное ведение документооборота в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, ответственных за ведение документооборота.

    В их обязанности входят:

    - получение в секретариате корреспонденции, поступившей для  структурного подразделения, её регистрация и передача исполнителям;

    - проверка  соответствия  количества  документов,  фактически  полученных подразделением, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период; проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя; еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;

    - передача  документов на  рассмотрение  начальнику структурного подразделения и после получения резолюции – исполнителю в день поступления документа;

    - проверка правильности оформления документов, регистрация документов, исходящих из структурного подразделения;

    - контроль за прохождением документов в структурном подразделении и сроками их исполнения;

    -  прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи;

    - разработка номенклатуры дел структурного подразделения в соответствии с подразделом 7.1 раздела 7 Инструкции.

    2.2.3. При увольнении, перемещении сотрудник, ответственный за ведение документооборота, передает дела по акту начальнику соответствующего структурного подразделения.

    2.2.4. Исключен[5].

     

    2.3. Порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд, прохождение судебного дела

     

    2.3.1. Обращения в форме запроса или жалобы, зарегистрированные в секретариате в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда,  в день поступления направляются председателю Уставного суда и всем судьям Уставного суда.

    2.3.2. На основании резолюции председателя Уставного суда о проведении предварительного изучения обращения судьей (судьями) Уставного суда секретариат готовит проект соответствующего поручения и после его подписания регистрирует обращение в журнале регистрации обращений в Уставный суд (приложение № 7 к Инструкции) с присвоением номера судебного дела. Судье (судьям) Уставного суда, которому(-ым) поручено предварительное изучение обращения, передается второй экземпляр обращения со всеми приложениями и копией поручения на предварительное изучение обращения под подпись в журнале регистрации обращений в Уставный суд.

    2.3.3. Нумерация судебных дел, находящихся на рассмотрении Уставного суда, производится в пределах каждого календарного года. Номер судебного дела состоит из пяти цифр, разделенных косой чертой – XXX/GG, где:

    XXX – порядковый номер судебного дела по журналу регистрации обращений в Уставный суд в пределах календарного (текущего) года,

    GG – последние две цифры календарного (текущего) года. Например:

     

    № 020/13

     

    Судебные дела, не рассмотренные Уставным судом в календарном (текущем) году, по завершении календарного (текущего) года подлежат перерегистрации в журнале регистрации обращений в Уставный суд с присвоением нового регистрационного номера в порядке, установленном положениями абзаца первого настоящего пункта. В этом случае в журнале регистрации обращений в Уставный суд в графе «№ дела до перерегистрации» делается отметка о номере (номерах) судебного дела до перерегистрации.

    Вновь поступившие судебные дела регистрируются после перерегистрации судебных дел, не рассмотренных в предыдущем календарном году. При этом нумерация судебных дел, поступивших в новом календарном году, начинается не с первого номера, а с того, который является очередным после перерегистрации судебных дел, не рассмотренных в предыдущем календарном  году.[6] Например:

     

    п/п

    № дела

    Дата

    поступления обращения

    № дела               до                 перере-гистрации

    Органы, лица, обратив-шиеся в Уставный суд                С-Пб[7]

    Содержание обращения

    Судья, осуществляющий предварительное изучение обращения. Судья, осуществляющий подготовку дела к рассмотрению

    (Ф. И. О., подпись)

    Судья-докладчик

    (Ф. И. О., подпись)

    Решение

    по делу

    1.

    001/13

    22.09.2011

     

    021/11

    005/12

     

     

     

     

     

     

    2.

    002/13

    11.01.2013

     

     

     

     

     

     

    3.

    003/13

    11.06.2013

     

     

     

     

     

     

    2014 год

    1.

    001/14

    11.06.2013

     

    003/13

     

     

     

     

     

     

    2.

    002/14

    11.01.2014

     

     

     

     

     

     

                                                                                                                                             

    2.3.4.  Копия обращения со всеми приложениями передается в правовое управление аппарата Уставного суда (далее –  правовое управление).

    2.3.5. Информация о назначении судьи (судей) Уставного суда, осуществляющего (-их) предварительное изучение обращения, вносится в регистрационно-контрольную карточку (приложение № 8 к Инструкции). При формировании судебного дела сотрудник секретариата ведет по установленной форме в регистрационно-контрольной карточке последовательные хронологические записи о процессуальных и иных действиях, связанных с рассмотрением судебного дела.

    2.3.6. В регистрационно-контрольную карточку сотрудником секретариата вносятся следующие данные: номер судебного дела; полное наименование субъекта обращения (полное название органа либо фамилия, имя, отчество гражданина, адрес); регистрационный номер обращения и дата его поступления в Уставный суд; исходящий номер и дата обращения; содержание обращения; инициалы, фамилия судьи (судей) Уставного суда, осуществляющего (-их) предварительное изучение обращения; инициалы, фамилия судьи (судей) Уставного суда, осуществляющего (-их) подготовку дела к рассмотрению; инициалы, фамилия (судей) докладчика(-ов); принятые Уставным судом определения по данному делу; даты судебных заседаний Уставного суда; справки и иные материалы;  инициалы, фамилия приглашенных свидетелей, специалистов; даты протоколов судебных заседаний Уставного суда, дата протокола закрытого совещания судей Уставного суда, решения Уставного суда (постановление, определение о прекращении производства по делу, определение об отказе в принятии обращения к рассмотрению), особого(-ых) мнения(-ий) судьи (судей) Уставного суда, дата окончания рассмотрения дела, сведения о перерегистрации и др.

    2.3.7. По завершении  календарного года после перерегистрации судебных дел в журнале регистрации обращений в Уставный суд в регистрационно-контрольную карточку соответствующего дела в строку “Сведения о перерегистрации”  вносятся сведения о вновь присвоенном номере судебного дела, а также заводится (заполняется) новая регистрационно-контрольная карточка в картотеке календарного (текущего) года с указанием в строке “Сведения о перерегистрации” информации о ранее присвоенных номерах по данному делу (в случае их наличия).

    В начале каждого календарного года после перерегистрации судебных дел секретариат уведомляет о проведенной перерегистрации судебных дел участников процесса по соответствующему делу, а в случае участия в рассмотрении соответствующего дела представителя прокуратуры Санкт‑Петербурга также уведомляет прокурора Санкт‑Петербурга.[8]

    2.3.8. Судебное дело формируется после регистрации обращения в журнале регистрации обращений в Уставный суд в секретариате в следующем порядке: опись документов, находящихся в деле №___ (приложение № 9 к Инструкции),  обращение и прилагаемые к обращению документы; поручение судье Уставного суда о предварительном изучении обращения; определение о принятии обращения к рассмотрению либо об отказе в принятии обращения к рассмотрению; определение о назначении дела к слушанию; уведомления участникам процесса о заседаниях Уставного суда; запросы о предоставлении документов; уведомление о привлечении специалистов; о даче разъяснений и т. д., протокол судебного заседания и стенограммы судебных заседаний Уставного суда (в случае если Уставным судом будет принято решение о приобщении стенограмм к материалам дела); протокол закрытого совещания судей Уставного суда (хранится в запечатанном конверте); решение Уставного суда (постановление, определение о прекращении производства по делу, определение об отказе в принятии обращения к рассмотрению); особое(-ые) мнение(-ия) судьи (судей) Уставного суда; копия официальной публикации итогового решения Уставного суда; лист-заверитель дела (приложение № 10 к Инструкции).

    2.3.9. Секретариат ведет реестр дел, находящихся в производстве Уставного суда
    Санкт-Петербурга (далее – Реестр) (приложение № 11 к Инструкции). Судьям Уставного суда, советникам председателя Уставного суда и заместителя председателя Уставного суда, помощникам судей Уставного суда, структурным подразделениям секретариат предоставляет выписку из Реестра. В целях информирования о деятельности Уставного суда сведения о находящихся в суде делах размещаются на официальном сайте Уставного суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – официальный сайт) в виде сканированной копии Реестра. Сведения о находившихся в суде делах в предыдущие годы размещаются на официальном сайте в виде сканированных копий Реестров за предыдущие годы. При этом вместо заголовка «Реестр дел, находившихся в производстве Уставного суда Санкт-Петербурга в ___году» указывается заголовок «Сведения о делах, находившихся в производстве Уставного суда Санкт-Петербурга в ____году». Ознакомление граждан, в том числе представителей организаций, общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления с Реестром осуществляется в секретариате в присутствии сотрудника секретариата. Секретариат ведет журнал ознакомления с реестром дел, находящихся в производстве Уставного суда Санкт-Петербурга (приложение № 12).[9] 

    Секретариат осуществляет документационное обеспечение заседаний Уставного суда.[10]

    2.3.10. Секретариат не позднее, чем за пять дней до начала заседания Уставного суда направляет участникам процесса уведомление о времени и месте заседания Уставного суда, а также необходимые материалы, перечень которых определяется  заместителем председателя Уставного суда.[11]

    2.3.11.Секретариат в течение двух рабочих дней после дня подписания итогового решения Уставного суда направляет заверенные заместителем председателя Уставного суда копии итогового решения Уставного суда судьям Уставного суда, сторонам, заявителям,  а также иным органам и лицам, перечисленным в положениях Закона Санкт-Петербурга «Об Уставном суде   Санкт-Петербурга».[12]

    2.3.12. Секретариат направляет сторонам и заявителям, судьям Уставного суда  заверенные заместителем председателя Уставного суда копии определений о принятии обращения к рассмотрению, определений о прекращении производства по делу, определений об отказе в принятии обращения к рассмотрению  в течение двух рабочих дней после дня их подписания.[13]

    2.3.13. С целью размещения  итоговых решений Уставного суда, определений о прекращении производства по делу, определений об отказе в принятии обращения к рассмотрению в информационных правовых базах, секретариат в течение двух рабочих дней после дня их подписания рассылает заверенные заместителем председателя Уставного суда копии указанных решений Уставного суда в организации, с которыми Уставным судом заключены соответствующие договоры.[14]

    2.3.14. Стороны, заявители, их представители вправе знакомиться с материалами судебного дела непосредственно в помещении секретариата в присутствии сотрудника секретариата. Соответствующая запись производится в карточке выдачи дел для ознакомления (приложение № 13 к Инструкции). Учет выдачи дел сотрудникам Уставного суда производится в журнале выдачи дел (приложение № 14 к Инструкции). Выдача копий материалов дела сторонам, заявителям, их представителям производится по письменному заявлению последних с письменного разрешения  заместителя председателя Уставного суда.[15]

    2.3.15. Судебные  дела  подлежат полному оформлению не позднее одного месяца после завершения их рассмотрения. Оформление судебных дел осуществляется секретариатом в соответствии с подразделом 8.2 раздела 8 Инструкции.

    На обложке судебного дела указывается: наименование органа государственной власти  Санкт-Петербурга: «Уставный суд Санкт-Петербурга»; номер дела; заголовок дела, который должен соответствовать наименованию обращения (запроса или жалобы) в Уставный суд (заголовок судебного дела может уточняться в процессе формирования и оформления судебного дела); фамилию и инициалы судьи-докладчика; число, месяц, год начала и окончания дела; количество листов дела; срок хранения дела; архивный номер дела. Датой начала судебного дела является дата регистрации обращения в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда. Датой окончания судебного дела является дата принятия решения Уставным судом  (постановления, определения о прекращении производства по делу, определения об отказе в принятии обращения  к рассмотрению).

    2.3.16. Изъятие документов из судебных дел не допускается. В исключительных случаях по письменному заявлению стороны по делу, заявителя по делу, их представителей и по письменному разрешению председателя Уставного суда или заместителя председателя Уставного суда из дела может быть выдан подлинник документа с заменой его заверенной заместителем председателя Уставного суда копией. На копии документа расписывается лицо, получившее документ, и делается отметка о дате его выдачи.[16]

    2.3.17. Решение на передачу судебных дел на архивное хранение в секретариат принимает заместитель председателя Уставного суда. При этом заместитель председателя Уставного суда проверяет все производство по делу. Списание судебных дел на архивное хранение в секретариат производится на основании резолюции заместителя председателя Уставного суда, которая проставляется на обложке дела.[17]

     

    2.4. Регистрация исходящих документов

     

    2.4.1. Все отправляемые документы в обязательном порядке регистрируются в секретариате. Выдаваемые в Уставном суде справки регистрируются в журнале регистрации справок, выдаваемых Уставным судом (приложение № 15 к Инструкции); доверенности, выдаваемые в Уставном суде, регистрируются в журнале регистрации доверенностей, выдаваемых Уставным судом (приложение № 16 к Инструкции); иная исходящая документация регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда (приложение № 17 к Инструкции). Копии справок и доверенностей хранятся в соответствующих структурных подразделениях, подготовивших данные документы.

    Доверенности на получение товарно-материальных ценностей регистрируются  в финансово-экономическом отделе аппарата Уставного суда (далее – финансово-экономический отдел) в журнале учета выданных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (приложение № 18 к Инструкции).

    Регистрация исходящих документов производится в день их подписания. Не прошедший регистрацию документ не подлежит отправке. Решения Уставного суда регистрации не подлежат.

    На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ, без докладных и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями в процессе подготовки документа.

    2.4.2. Документы  на  отправку  принимаются  сотрудником  секретариата с приложением почтового адреса. Полученные документы отправляются секретариатом ежедневно, срочные – немедленно.

    2.4.3. Документы на отправку упаковываются в конверты, оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», и сдаются в отделение связи. Сотрудник секретариата перед упаковкой документов в конверты проверяет правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направляемые по рассылке нескольким адресатам, принимаются секретариатом только в готовом виде (размноженные и скрепленные по экземплярам).

     

    2.5. Особенности оформления документов, передаваемых и принимаемых по коммуникационным каналам связи

     

    2.5.1. Факсимильная связь.

    Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов документов организациям (от организаций).

    Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте обязательна.

    Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:

    - запрещается передавать служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;

    - документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;

    - ответственность  за  содержание  передаваемой  факсограммы  возлагается  на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего структурного подразделения.

    Документ, принятый по каналам факсимильной связи,  учитывается в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «факсограмма». Подлежащий отправке по каналам факсимильной связи документ учитывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «факсограмма». Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные –  немедленно.

    Подлинник документа после его передачи по факсимильной связи возвращается исполнителю с отметкой о времени его передачи. Отметка об отправке документа по каналам факсимильной связи делается также на втором экземпляре подлинника документа.

    Отметка об отправке документа по каналам факсимильной связи должна содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество лица, передавшего документ по телефаксу, дата и время передачи, фамилия, имя, отчество лица, принявшего документ по телефаксу.

    2.5.2. Телефонограмма.

    Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

    Принятая телефонограмма регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «телефонограмма». Подлежащая отправке телефонограмма регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «телефонограмма». Поступившие телефонограммы передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно.

    Обязательные реквизиты телефонограммы – исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, наименование должности, фамилия, имя, отчество и подпись лица, отправившего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы, наименование должности, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму.

    Телефонограмму следует использовать для оперативного решения вопросов  в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами  передаются несложные тексты (приглашения на заседания,  совещания и т. д.).

    Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или исполнителем.

    Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

    В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее регистрации.

    Телефонограмма оформляется по форме согласно приложению № 19 к Инструкции.

    2.5.3. Телеграмма.

    Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

    Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне листа. Телеграмма оформляется по форме согласно приложению № 20 к Инструкции.

    Телеграмма содержит следующие реквизиты: указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; полный или условный телефонный адрес получателя; текст – содержание телеграммы; подпись.

    Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

    Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только фамилия и инициалы, если телеграмма адресуется частному лицу.

    При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

    Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию, печататься без переноса слов, без вставок и исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы.  Текст телеграммы не должен заканчивается цифрой.

    Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и содержит полное наименование должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего телеграмму.

    Под чертой в левом нижнем углу телеграммы оформляются подписи с указанием должности, фамилии и инициалов: начальника структурного подразделения, ответственного за составление текста телеграммы, сотрудника, составившего текст, сотрудника, отправившего телеграмму. Проставляется дата и время отправки телеграммы.

    Телеграммы отправляются  сотрудниками отдела материально-технического и информационного обеспечения после их визирования, подписания, датирования и регистрации с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».

    2.5.4. Электронная почта.

    Передаваемые с помощью электронной почты официальные сообщения  могут передаваться только с официальных адресов электронной почты Уставного суда. Обязательно имеют оригинал исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные Инструкцией.

    На документ, полученный по электронной почте, распространяются правила документирования, как на входящий документ. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Далее полученный документ регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда и передается в соответствии с правилами организации документооборота.

    При регистрации документа, направленного или принятого по электронной почте,  делаются отметки о способе получения (электронная почта), электронном адресе отправителя, дате отправления.

    Документы справочно-информационного и технического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.

    Ответственность за информацию, переданную по электронной почте, несут:

    официальный адрес – начальник структурного подразделения, владелец официального адреса;

    информационный адрес – лицо, отправившее электронное письмо.

     

    2.6. Работа исполнителей с документами

     

    2.6.1. Исполнитель получает документы в день проставления резолюции председателя Уставного суда или на следующий день.

    2.6.2. Начальники структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов начальник структурного подразделения определяет документы, требующие срочного исполнения.

    2.6.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Уставного суда, заместителю председателя Уставного суда, начальнику структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.[18]

    2.6.4. Исполненные документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника структурного подразделения, соисполнителей и сотрудника секретариата). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ,  в хронологическом порядке. На исходящем письме (подлиннике и копии) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.

    2.6.5. Исполненные документы представляются на подпись исполнителями.

    2.6.6. Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений   и т. д.).

    При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя председателя Уставного суда докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

    Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми исполнителями документа, указанными в поручении.

    2.6.7. Сотрудник, являющийся исполнителем, при уходе в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении обязан передать имеющиеся у него документы по указанию начальника структурного подразделения другому сотруднику.

    2.6.8. В случае утраты документа сотрудник (исполнитель) обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному руководителю.

    Начальник структурного подразделения информирует по факту утраты документа председателя Уставного суда. По решению председателя Уставного суда может проводиться служебная проверка в порядке, установленном положениями законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации  и Санкт-Петербурга.

     

    2.7. Порядок прохождения внутренних документов в Уставном суде

     

    2.7.1. К внутренним документам в Уставном суде относятся докладные, служебные записки, справки по вопросам деятельности Уставного суда, заключения и справки по вопросам, связанным с рассмотрением обращений в Уставном суде, справочные и иные материалы (информационные записки), представляемые председателю Уставного суда, заместителю председателя Уставного суда, судьям Уставного суда, а также начальникам структурных подразделений, документы, оформляемые при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Уставного суда.[19]

    2.7.2. Внутренние документы, подготавливаемые структурными подразделениями, оформляются на бланке структурного подразделения (приложение № 21 к Инструкции), за исключением документов, оформляемых при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Уставного суда, в соответствии с требованиями, установленными положениями раздела 5 Инструкции.[20]

    2.7.3. Передача внутренних документов между структурными подразделениями  осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение документооборота, или непосредственно исполнителем документа. Документы передаются (принимаются) с соответствующей отметкой в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписке) структурного подразделения, а документы, оформляемые при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Уставного суда – с фиксацией даты передачи (приема) в контрольной карте закупки.[21] 

    Передача внутренних документов для председателя Уставного суда, заместителя председателя Уставного суда, судей Уставного суда осуществляется им непосредственно или через их помощников (советников).[22]

    2.7.4. Заявления гражданских служащих и работников о предоставлении отпуска, о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией направляются  председателю Уставного суда после визирования указанных заявлений начальником отдела кадров аппарата Уставного суда (далее – отдел кадров) и непосредственным руководителем сотрудника (начальником соответствующего структурного подразделения или соответствующим судьей Уставного суда).

     

    3. Порядок подготовки и оформления документов

     

    Документы в Уставном суде создаются при помощи средств компьютерной техники. Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т. п.) допускается писать от руки.

    Документы печатаются шрифтом Times New Roman, размером № 12, 13 или 14 через 1-2 межстрочных интервала. Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. При оформлении табличных материалов шрифтом размера менее № 12 допускается использование шрифта Arial. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.[23]           

     

    3.1. Бланки документов

     

    Бланки документов должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены  в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, а также в соответствии с Инструкцией.

    3.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (21,0 см х 29,7 см). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

    Бланки должны  иметь  поля  (не менее):   левое – 3 см;   правое – 1,5 см;   верхнее –2 см, нижнее – 2 см.

    3.1.2. В Уставном суде устанавливаются следующие виды бланков:

    - бланк постановления (приложение № 22 к Инструкции);

    - бланк определения (приложение № 23 к Инструкции);

    - общий бланк (приложение № 24 к Инструкции);

    - бланки  писем:  продольный  (приложение № 25 к Инструкции),  угловой (приложение

        № 26 к Инструкции);

    - бланк приказа (приложение № 27 к Инструкции);

    - бланк для резолюции (приложение № 4 к Инструкции).

    Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме документов, изготавливаемых на бланках, указанных в абзацах втором, третьем, пятом - седьмом настоящего пункта.

    3.1.3. Бланки с цветным изображением герба субъекта Российской Федерации - города федерального значения Санкт-Петербурга (далее – бланки с воспроизведением герба Санкт-Петербурга) для Уставного суда изготавливаются типографским способом. Цветное изображение герба субъекта Российской Федерации - города федерального значения Санкт-Петербурга (далее – герб Санкт-Петербурга) должно точно соответствовать многоцветному эталону герба Санкт-Петербурга (приложение 1 к Закону Санкт-Петербурга от 23 апреля 2003 года № 165-23 «О детальном описании официальных символов Санкт-Петербурга и порядке их использования»).

    Устанавливаются следующие размеры изображения герба Санкт-Петербурга: по горизонтали – 17 мм, по вертикали – 18,5 мм.

    На бланках документов, изготавливаемых типографским способом, текст реквизитов печатается черным цветом. Бланки документов заказываются отделом материально-технического и информационного обеспечения, учитываются и хранятся в отделе материально-технического и информационного обеспечения. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

    3.1.4. Бланки с воспроизведением герба Санкт-Петербурга подлежат строгому учету. На обороте бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга проставляются порядковые учетные номера. Учет выдачи бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга ведется в журнале учета выдачи бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (приложение  № 28 к Инструкции).

    3.1.5. Бланки с воспроизведением герба Санкт-Петербурга хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах.

    3.1.6. Контроль за хранением и использованием бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга, выданных в структурные подразделения, осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в этих подразделениях.

    3.1.7. Испорченные бланки с воспроизведением герба Санкт-Петербурга хранятся до конца текущего года в структурных подразделениях, после чего передаются в отдел материально-технического и информационного обеспечения для уничтожения. Об уничтожении  испорченных  бланков  составляется акт по форме согласно приложению  № 29 к Инструкции. Акт подписывается сотрудником отдела материально-технического обеспечения, ответственным за учет и хранение бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга и сотрудником структурного подразделения, ответственным за ведение документооборота.

     

    3.2.  Требования к оформлению реквизитов документов

     

    Состав и расположение реквизитов документа Уставного суда приведены в приложениях № 30, № 31, № 32 к Инструкции. Состав реквизитов зависит от документа и в процессе подготовки и оформления документа может быть дополнен недостающими реквизитами.

    3.2.1. Герб Санкт-Петербурга.

    На бланках документов, подготавливаемых в Уставном суде, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

    На бланках Уставного суда изображение герба Санкт-Петербурга размещается в обязательном порядке.

    3.2.2 Код организации.

    Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (далее - ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (далее - ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

    3.2.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

    Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

    3.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

    Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

    3.2.5. Код формы документа.

    Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД).

    Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

    В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов:

    - распорядительная документация;

    - банковская документация;

    - финансовая, учетная и отчетная  бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

    - отчетно-статистическая документация;

    - учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

    - документация по труду;

    - документация Пенсионного фонда Российской Федерации.

    3.2.6. Наименование организации.

    Наименование Уставного суда на бланке указывается в точном соответствии с Уставом Санкт-Петербурга.

    3.2.7. Справочные данные об организации.

    Справочные данные об Уставном суде включают: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и другие сведения.

    3.2.8. Наименование вида документа.

    Наименование вида документа (приказ, протокол, акт и т.д.) должно соответствовать содержанию документируемого действия. В письме наименование вида документа не указывается.

    3.2.9. Дата документа.

    Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. 

    Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 05 июня 2010 года следует оформлять: 05.06.2010. В текстах писем, распорядительных, финансовых документов, протоколов, актов, контрактов,   договоров,   решений   дата   оформляется  словесно-цифровым способом:  05 июня  2010 года.  Не допускается использование кавычек в написании даты.

    Место проставления даты документа зависит от бланка и вида документа.

    Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

    3.2.10. Регистрационный номер документа.

    Регистрационный номер входящего, исходящего документа состоит из кода регистрируемого документа (приложение № 33 к Инструкции) и его порядкового номера. Регистрационный номер исходящего документа может дополняться индексом структурного подразделения и индексом дела по номенклатуре дел Уставного суда.

    Регистрации подлежат все создающиеся в Уставном суде документы, документы, поступающие от других органов государственной власти, организаций и граждан (кроме видов документов, указанных в приложении № 2 Инструкции). Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

    Регистрационный номер справки, доверенности состоит из кода регистрируемого документа, порядкового номера и индекса структурного подразделения. Например, 03/12-06 означает: 03 – код регистрируемого документа (справка), 12 – порядковый номер, 06 – индекс отдела кадров по номенклатуре дел Уставного суда.

    Регистрационный номер документа структурного подразделения состоит из порядкового номера документа и индекса структурного подразделения по номенклатуре дел Уставного суда. Например, № 12-02 означает: 12 – порядковый номер, 02 - индекс секретариата по номенклатуре дел Уставного суда. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.

    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого структурного подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: № 13-03/18-04.

    3.2.11. Ссылка на регистрационный номер.

    Ссылка на регистрационный номер и дату документа является обязательной и включает  в  себя номер и дату документа, на который дается ответ. Например:  на № 108 от 08.10.2005.

    3.2.12. Место составления или издания документа.

    Место составления или издания документа указывают в протоколах заседаний рабочих групп (рабочих комиссий) Уставного суда, в итоговых решениях Уставного суда.

    3.2.13. Адресат.

    Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностному или физическому лицу. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

     

    Законодательное Собрание

    Санкт-Петербурга

    Комитет по законодательству

     

    Должность лица, которому адресуется документ, указывается в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.  Например:

    Председателю Законодательного

    Собрания Санкт-Петербурга

    (инициалы, фамилия)

     

    При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:

    Председателям

    верховных судов республик,

    краевых и областных судов,

    судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов

     

    На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

    При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

    Комитет по благоустройству

    и дорожному хозяйству

     

    Караванная ул., д. 9,

    Санкт-Петербург, 191011

     

    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

     

    Петрову И.В.

     

    Садовая ул., д. 5, кв. 12,

    Санкт-Петербург, 190264

     

    3.2.14. Резолюция.

    В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции. Например:

     

    Иванову И.А.                       

    Петрову Н.В.

    Прошу подготовить проект

    договора к 01.05.2011         

    Личная подпись (расшифровка подписи)

    Дата

     

    В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

    Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

    Резолюция может оформляться на документе или на бланке для резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

    3.2.15. Заголовок к тексту.

    Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.

    Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии; карточка (чего?) учета движения документа и т. п. Письма Уставного суда заголовков не имеют.

     3.2.16. Отметка о контроле

    Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом «Контроль».

    3.2.17. Текст документа.

    Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

    Текст документа состоит из абзацев. Абзацы – логически завершенные отрывки текста, отделенные друг от друга красной строкой. Под красной строкой (абзацным отступом) понимается первая строка абзаца, которая печатается на расстоянии 1,25 см от границы левого поля.[24]

    Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

    Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (вводной, констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма, заявления –  просьбу без пояснения).

    В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

    Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

    Текст документа печатается от левой границы поля и выравнивается по левой и правой границам полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля.

    3.2.18. Оформление приложений к документу.

    Отметку о наличии названного в тексте приложения к письму оформляют следующим образом:

     

    Приложение: на 5 л. в 1 экз.

     

    Приложение имеет самостоятельную нумерацию листов (номер проставляется со второго листа).

    Если приложение не названо в тексте письма, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №), например:

     

    Приложение:

    1. Инструкция по делопроизводству на 25 л. в 1 экз.

    2. Приказ Уставного суда Санкт-Петербурга от 15 января 2010 года № 15  на  1 л. в 2 экз.

     

    Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

    Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку  о наличии приложения оформляют следующим образом:

     

    Приложение: письмо Росархива от 14 июня 1998 года № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 5 л.

     

    Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку  о наличии приложения оформляют следующим образом:

     

    Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

     

    3.2.19. Подпись документа.

    Документы, направляемые гражданам, в органы государственной власти, органы местного самоуправления, образованные на территории Санкт-Петербурга, и иные организации от имени Уставного суда, подписываются председателем Уставного суда.[25]

    Заместитель председателя Уставного суда подписывает документы, направляемые гражданам, в органы государственной власти, органы местного самоуправления, образованные на территории Санкт-Петербурга, и иные организации от имени Уставного суда, при осуществлении полномочий, предусмотренных положениями статьи 26 Закона Санкт-Петербурга «Об Уставном суде Санкт-Петербурга» и параграфом третьим Регламента Уставного суда Санкт-Петербурга.

    В случае отсутствия председателя Уставного суда, заместителя председателя Уставного суда документы, направляемые гражданам, в органы государственной власти, органы местного самоуправления, образованные на территории Санкт-Петербурга, и иные организации от имени Уставного суда, подписываются лицом, исполняющим обязанности председателя Уставного суда в соответствии с приказом Уставного суда.[26]

    В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке Уставного суда, и сокращенное – на  документе, оформленном на бланке Уставного суда);  личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: 

     

    Председатель Уставного суда

    Санкт-Петербурга                            личная подпись                    (инициалы, фамилия)

     

    или на бланке:

     

    Председатель                                               личная подпись                    (инициалы, фамилия)

     

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

     

    Председатель Уставного суда

    Санкт-Петербурга                                                               (инициалы, фамилия)

     

    Заместитель председателя Уставного суда

    Санкт-Петербурга                                                               (инициалы, фамилия)

     

    или на бланке:

     

    Председатель                                                                                   (инициалы, фамилия)

     

    Заместитель председателя                                                 (инициалы, фамилия)[27]

     

    При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают одну под другой в алфавитном порядке.

    В документах, подготовленных комиссией (рабочей группой), указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии (рабочей группы), например:

     

    Председатель комиссии                  Личная подпись                   (инициалы, фамилия)

    Секретарь комиссии                                   Личная подпись                   (инициалы, фамилия)

    Члены комиссии                              Личная подпись                   (инициалы, фамилия)

    Личная подпись                   (инициалы, фамилия)

     

    Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

    При  оформлении документов  не допускается отрывать реквизит «Подпись» от текста документа и печатать на отдельном листе. Если подпись не умещается на листе после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносятся вместе с подписью на следующий лист посредством увеличения или уменьшения (по необходимости) количества установленных настоящей Инструкцией межстрочных интервалов применительно ко всему документу и (или) изменения размера нижнего поля документа.[28]

    3.2.20. Общий порядок внутреннего согласования документа.

    Внутреннее согласование документа производится с теми структурными подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансово-экономическим отделом (главным бухгалтером). Внутреннее согласование документа в обязательном порядке производится с правовым управлением. Правовое управление согласует проект документа последним.

    Процедуру внутреннего согласования проекта документа осуществляет сотрудник структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.

    Согласование оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) обязательна. Например:

     

    Начальник финансово-экономического

    отдела аппарата

    Уставного суда Санкт-Петербурга             Личная подпись      (расшифровка подписи)

    (дата)

     

    Замечания к документу, при их наличии, излагают на отдельном листе,  подписывают с указанием должности, расшифровки подписи (инициалы и фамилия), даты подписания и прилагают к документу.

    Визы проставляют в нижней части лицевой стороны документа на экземпляре Уставного суда.

    Документы, представляемые председателю Уставного суда во исполнение его поручения, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении.

    Общий порядок внутреннего согласования документа применяется, если Инструкцией не предусмотрен иной порядок согласования.

    3.2.21. Печать Уставного суда.

    Оттиск печати Уставного суда проставляется на документах Уставного суда в соответствии с Положением о порядке изготовления, приема, использования, хранения и уничтожения печатей Уставного суда Санкт-Петербурга с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также иных печатей и штампов Уставного суда Санкт-Петербурга, утвержденным приказом Уставного суда.

    3.2.22. Отметка о заверении копии.

    При заверении соответствия копии документа подлиннику отметку о заверении копии следует оформлять следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:

     

    Верно

    начальник отдела кадров аппарата

    Уставного суда  Санкт-Петербурга           личная подпись        (расшифровка подписи)

    (дата)

     

    Допускается копию документа заверять соответствующей печатью «Копия верна».

    На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в Уставном суде, а в случае заверения документа с копии делается отметка «Копия с копии», например:

     

    Подлинник документа находится

    в Уставном суде Санкт-Петербурга

    или

    Копия с копии.

     

    Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5 х 6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:

     

    Прошнуровано,  пронумеровано 6 (шесть) листов

    и скреплено печатью.

     

    Начальник отдела кадров аппарата Уставного суда Санкт-Петербурга

     

    Личная подпись /расшифровка подписи

    ___ __________ 20___год

    М.П.

     

    Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

    3.2.23. Отметка об исполнителе.

    Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах), например:

     

    И.В. Петров

    (812) 284-45-67

     

    На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя. При направлении документа в органы государственной власти   Санкт-Петербурга отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне листа. Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметку об исполнителе проставляют на лицевой стороне листа.

    3.2.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

     

    Отправлен факс 05.05.2011

    В дело № 06-39

    Личная подпись

    05.05.2011

     

    или

     

    Издан приказ от 01 апреля 2011 года № 12

    «О создании рабочей группы»

    В дело № 06-50

    Личная подпись

    12.04.2011

     

    3.2.25.   Отметка о поступлении документа.

    Отметка о поступлении документа в Уставный суд проставляется от руки  или в форме штампа секретариата в нижней части лицевой стороны первого листа документа. В отметку о поступлении документа входят порядковый номер, дата поступления документа в Уставный суд и количество листов. При необходимости – часы и минуты.

     

    4. Виды документов Уставного суда

     

    В Уставном суде создаются следующие виды документов:

    - решения Уставного суда;

    - приказы;

    - протоколы заседаний Уставного суда, протоколы заседаний комиссий (рабочих групп) Уставного суда;

    - письма;

    - договоры, заключаемые  Уставным судом;

    - иные документы (внутренние документы).

     

    4.1. Решения Уставного суда

     

    4.1.1. Виды решений Уставного суда: постановления, определения и решения по вопросам организации деятельности Уставного суда.

    Постановления, а также определения, излагаемые в виде отдельных документов, печатаются на бланках установленной формы в единственном экземпляре (подлиннике).

    Бланк постановления и бланк определения изготавливаются типографским способом с воспроизведением цветного изображения герба Санкт-Петербурга. Изображение герба Санкт-Петербурга должно точно соответствовать многоцветному эталону герба Санкт-Петербурга (приложение 1 к Закону  Санкт-Петербурга от 23 апреля 2003 года № 165-23 «О детальном описании официальных символов Санкт-Петербурга и порядке их использования»). Устанавливаются следующие размеры герба: по горизонтали – 17 мм, по вертикали – 18,5 мм.

    4.1.2. Бланк постановления включает в себя следующие реквизиты в следующей последовательности:

    - герб Санкт-Петербурга, располагается в верхней части лицевой стороны бланка по центру страницы;

    - наименование органа государственной власти Санкт-Петербурга «УСТАВНЫЙ СУД САНКТ-ПЕТЕРБУРГА». Печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером № 16 более яркой насыщенности по центру страницы;

    - слова «ИМЕНЕМ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА». Печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером № 16 более яркой насыщенности по центру страницы;

    - наименование вида документа «ПОСТАНОВЛЕНИЕ». Печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером № 14 более яркой насыщенности по центру страницы;

    4.1.3. Бланк определения включает в себя следующие реквизиты в следующей последовательности:

    - герб Санкт-Петербурга, располагается в верхней части лицевой стороны бланка по центру страницы;

    - наименование органа государственной власти Санкт-Петербурга «УСТАВНЫЙ СУД САНКТ-ПЕТЕРБУРГА». Печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером № 16 более яркой насыщенности по центру страницы;

    - наименование вида документа «ОПРЕДЕЛЕНИЕ». Печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером № 14 более яркой насыщенности по центру страницы.

    4.1.4. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка, левое поле – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см и нижнее – не менее 2 см.

    4.1.5. В постановлениях и определениях, принимаемых в календарном (текущем) году указывается номер судебного дела, присвоенный  в данном  календарном (текущем) году. При этом присвоенный(-ые) до перерегистрации  номер(-а) дела, в случае его (их) наличия, не указываются.[29] Номер судебного дела в постановлениях, а также определениях, излагаемых в виде отдельных документов, печатается шрифтом Times New Roman, размером № 14 на следующей строке от наименования вида документа   с выравниванием по левому краю.

    Например:

     

    Дело № 024/09

     

    Дата и номер постановления, а также определения, излагаемого в виде отдельного документа, печатаются шрифтом Times New Roman, размером № 14 по центру страницы на расстоянии 2 межстрочных интервалов от номера судебного дела и выделяются шрифтом более яркой насыщенности.

    Номер постановления состоит из номера судебного дела и индекса «П». Например:

     

    № 024/09-П

     

    Номер определения, излагаемого в виде отдельного документа, состоит из номера судебного дела и порядкового номера. Например:

     

     № 024/09-1

     

    Номер определения, принятого по результатам рассмотрения ходатайства о разъяснении решения Уставного суда, состоит из номера разъясняемого решения Уставного суда и индекса «Р». Например:

     

    № 024/09-ПР

     

    Заголовок постановления и определения, излагаемого в виде отдельного документа, печатается шрифтом Times New Roman, размером № 14 по центру страницы на расстоянии 3 межстрочных интервалов от даты и номера указанных решений Уставного суда и выделяется шрифтом более яркой насыщенности.

    Точка в конце номера судебного дела, даты, номера и заголовка постановления, определения, излагаемого в виде отдельного документа, не ставится.

    4.1.6. Место принятия постановления «Санкт-Петербург» печатается шрифтом Times New Roman, размером № 14 на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка постановления с выравниванием по левому краю и выделяется шрифтом более яркой насыщенности.

    4.1.7. Текст решения Уставного суда отделяется от его заголовка 3 межстрочными интервалами (текст постановления отделяется от его заголовка 4 межстрочными интервалами), печатается от левой границы текстового поля  и выравнивается по левой и правой границам полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

    4.1.8. Текст решения Уставного суда печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1 межстрочный интервал.

    В тексте постановлений и определений, излагаемых в виде отдельных документов, слова «УСТАНОВИЛ:», «ПОСТАНОВИЛ:», «ОПРЕДЕЛИЛ:» печатаются прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности по центру страницы и отделяются от него  2 межстрочными интервалами.

    Нумерация пунктов постановлений и определений, излагаемых в виде отдельных документов, печатается шрифтом Times New Roman, размером № 14 более яркой насыщенности[30].

    4.1.9. При оформлении решений Уставного суда более чем на одном листе 1-й лист печатается на бланке, все последующие – на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое поле – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, верхнее и нижнее – не менее 2 см. Листы обязательно нумеруются, начиная со второго, номер располагается вверху листа по центру.

    При  оформлении решений Уставного суда  не допускается отрывать реквизит «Подпись» от текста решения и печатать на отдельном листе. Если подпись не умещается на листе после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносятся вместе с подписью на следующий лист посредством увеличения или уменьшения (по необходимости) количества установленных настоящей Инструкцией межстрочных интервалов применительно ко всему документу и (или) изменения размера нижнего поля документа.[31]

    4.1.10.  Текст определения Уставного суда готовится, оформляется на бланке и визируется на оборотной стороне последнего листа определения Уставного суда помощником судьи Уставного суда (осуществляющего предварительное изучение обращения, осуществляющего подготовку дела к рассмотрению, судьи-докладчика), а также визируется сотрудником секретариата.[32]

    4.1.11. Определение Уставного суда, оформленное в виде отдельного документа, подписывает председатель Уставного суда и судья Уставного суда (осуществляющий предварительное изучение обращения, осуществляющий подготовку дела к рассмотрению, судья-докладчик), например:

     

    Председатель Уставного суда

    Санкт-Петербурга                                                                                   (инициалы, фамилия)

     

    Судья Уставного суда

    Санкт-Петербурга                                                                                   (инициалы, фамилия)

     

    или на бланке

     

    Председатель                                                                                           (инициалы, фамилия)

     

    Судья                                                                                                        (инициалы, фамилия)»[33]

     

    4.1.12. При заверении копии решения Уставного суда в правом верхнем углу документа проставляется штамп «КОПИЯ», вместо подписи судьи Уставного суда указывается слово «подпись». Копии решений Уставного суда заверяются заместителем председателя Уставного суда в соответствии с пунктами 3.2.21 и 3.2.22 подраздела 3.2 раздела 3 Инструкции. Копия решения Уставного суда должна строго соответствовать оригиналу: содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.[34]

    4.1.13. С целью размещения на официальном сайте текстов итоговых решений Уставного суда, особых мнений судей Уставного суда (при их наличии), определений о прекращении производства по делу, определений об отказе в принятии обращения к рассмотрению, определений об исправлении неточностей, секретариат в день принятия указанных решений передает их тексты[35] в электронном виде в формате PDF в отдел материально-технического и информационного обеспечения аппарата Уставного суда Санкт-Петербурга для размещения на официальном сайте. При этом в конце текста решения, подлежащего размещению на официальном сайте, вместо подписи судей Уставного суда секретариат указывает слова “Уставный суд Санкт-Петербурга” и заверяет текст решения оттиском печати «Секретариат» с воспроизведением герба Санкт-Петербурга.[36]

     

    4.2. Приказы Уставного суда

     

    4.2.1. Приказы   по  организационным,  финансово-экономическим,  кадровым и иным вопросам  в соответствии с пунктом 2 статьи 25 Закона Санкт-Петербурга «Об Уставном суде Санкт-Петербурга» издает председатель Уставного суда. Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, не допускать различных толкований, быть отредактированным, а сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми.  

    4.2.2. Приказы печатаются на бланках установленной формы. Бланки изготавливаются с помощью электронной (компьютерной)  техники.

    4.2.3.  Приказ имеет следующие реквизиты в следующей последовательности:

    -  герб Санкт-Петербурга, расположенный в верхней части лицевой стороны по центру страницы;

    - наименование органа государственной власти Санкт-Петербурга – «Уставный суд Санкт-Петербурга». Печатается шрифтом Times New Roman, размером № 14 по центру страницы;

    - наименование вида документа – «ПРИКАЗ». Печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером № 16 более яркой насыщенности по центру страницы;

    - дата и номер приказа – дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа;

    - заголовок приказа;

    - текст приказа;

    - подпись.

    4.2.4. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка, левое  поле –  не менее  3 см, правое – не менее 1,5 см и нижнее – не менее 2 см.

    4.2.5. Заголовок приказа печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края бланка и выделяется шрифтом более яркой насыщенности. Заголовок печатается от границы левого поля с прописной буквы и отвечает на вопрос: о чем? (о ком?).  Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

    4.2.6. Текст приказа отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами, печатается от границы левого поля и выравнивается по левой и правой границам полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

    4.2.7. Текст приказа  и приложения к нему печатаются шрифтом Times New Roman размером № 12 через 1 межстрочный интервал.

    4.2.8. Если  приказ оформляется более чем на одном листе, то 1-й лист печатается на бланке, все последующие – на  отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, верхнее и нижнее – не менее 2 см. Листы обязательно нумеруются, начиная со второго, номер  располагается вверху листа по центру.

    4.2.9. Текст приказа состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события,  послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже («руководствуясь»), в родительном падеже («во исполнение»), его дата, номер и заголовок.

    Преамбула приказа завершается словом  «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности от левой границы текстового поля и отделяется от текста приказа 2 межстрочными интервалами.

    Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

    При наличии пунктов и подпунктов в распорядительной части, они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

    В тексте приказа все поручения даются исполнителям с указанием их должности, фамилии и инициалов, сроков исполнения.

    В распорядительной части текста приказа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов Уставного суда, служебных записок должностных лиц Уставного суда, указывают их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации, наименование должности лица, его инициалы и фамилию, дату подписания и номер документа.

    Если приказ отменяет  ранее изданный документ или  какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

    Если приказ изменяет или дополняет ранее изданный документ или  отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части также должен содержать ссылку на изменяемый или дополняемый  документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При наличии приложений к приказу в тексте приказа на них обязательно дается ссылка.

    4.2.10. Визы  согласования  включают  в  себя  наименование  должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подписи об ознакомлении с приказом также включают в себя наименование должности, личные подписи, расшифровку подписей и дату ознакомления. Место расположения виз и подписей об ознакомлении с приказом – обратная сторона бланка приказа.

    4.2.11. Реквизит «Подпись», размещенный на бланке, состоит из сокращенного наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например:

     

    Председатель                                                                                               (инициалы, фамилия)

     

    Заместитель председателя                                                             (инициалы, фамилия)

     

    Если приказ размещен более чем на одном листе (т. е. второй лист бланком не является) подпись должна содержать полное наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия), например:

     

    Председатель Уставного суда

    Санкт-Петербурга                                                                           (инициалы, фамилия)

     

    Заместитель председателя

    Уставного суда  Санкт-Петербурга                                               (инициалы, фамилия)

     

    4.2.12. Приказы подписывает председатель Уставного суда, а в его отсутствие – заместитель председателя Уставного суда. В случае отсутствия председателя Уставного суда, заместителя председателя Уставного суда издается приказ о возложении обязанностей председателя Уставного суда на одного из судей Уставного суда.[37]

    4.2.13. Оформление приложений к приказу.

    Приложение к приказу оформляется на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, верхнее и нижнее – не менее 2 см.

    В приложениях помещаются тексты положений, инструкций, планов, перечней, списков, смет и так далее.

    Если в тексте приказа дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу (с прописной буквы) пишется слово «Приложение», ниже через 1 межстрочный интервал  дается ссылка на приказ, дату его подписания и его номер. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита. Длина самой длинной строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:

     

    Приложение

    к приказу от 12 марта 2010 года № 12-ОД

     

    При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

     

    Приложение № 1

    к приказу от 01 апреля 2010 года  № 15-К

     

    4.2.14. При утверждении документа приказом гриф утверждения включает в себя: слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА или УТВЕРЖДЕНЫ – печатаются прописными буквами, без кавычек), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Например:

    УТВЕРЖДЕНА

    приказом председателя

    Уставного суда Санкт-Петербурга

    от ___  ________2010 года  № 4-Ф

     

    или

     

    УТВЕРЖДЕНО

    решением аттестационной комиссии

    протокол от 12 апреля 2010 года № 17

     

    4.2.15. Наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами (ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, СМЕТА и т. д.) и отделяется от даты и номера 4 межстрочными интервалами, заголовок печатается по центру страницы и отделяется от текста приложения 2–3 межстрочными интервалами.

    При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру страницы, точка в конце заголовка не ставится. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго. В приложениях и других подобных документах их основные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) следует нумеровать только арабскими цифрами.

    4.2.16. Подготовка проектов приказов осуществляется на основании поручений председателя Уставного суда или заместителя председателя Уставного суда, по результатам еженедельного мониторинга законодательства Российской Федерации и Санкт-Петербурга в Уставном суде Санкт-Петербурга, либо в инициативном порядке.

    Проекты приказов по основной деятельности готовят и представляют на подписание председателю Уставного суда начальники структурных подразделений, ответственных за подготовку проекта приказа.

    Проекты приказов по финансово-экономическим вопросам готовятся  финансово-экономическим отделом и представляются на подписание председателю Уставного суда начальником финансово-экономического отдела. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся отделом кадров и представляются на подписание председателю Уставного суда начальником отдела кадров.

    Проекты приказов согласовываются в следующем порядке:

    - исполнитель, подготовивший проект приказа;

    - сотрудник секретариата;

    - начальник структурного подразделения, подготовившего проект приказа;

    - начальник финансово-экономического отдела  (при необходимости);

    - начальник правового управления;

    - судья Уставного суда (при необходимости).

    На согласование проекта приказа каждому структурному подразделению предоставляется не более 2 рабочих дней. В целях оперативного согласования проект приказа может быть одновременно направлен всем структурным подразделениям, участвующим в согласовании.[38]

    Визы проставляются на обратной стороне последнего листа проекта приказа.

    4.2.17. Подготовка проекта приказа может быть возложена по поручению председателя Уставного суда на иных лиц Уставного суда  либо на несколько структурных подразделений  с учетом направлений их деятельности. При этом организация подготовки проекта приказа возлагается на сотрудника или исполнителя, который в поручении указан первым, или на структурное подразделение, начальник которого в поручении указан первым, или на лицо, которое назначено ответственным.

    Указанные в поручении структурные подразделения обязаны при необходимости обеспечить выделение сотрудников для участия в подготовке проекта приказа и своевременно представить предложения, необходимые документы, справки, расчеты и иные материалы.

    4.2.18. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов  и их согласование, хранение оснований и сопутствующих документов в течение трех лет возлагается на начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

    4.2.19. Контроль за правильностью оформления приказов осуществляется секретариатом.

    Структурные подразделения, ответственные за подготовку и согласование проектов приказов, имеющих нормативный характер, еженедельно, не позднее последнего рабочего дня текущей недели предоставляют в секретариат информацию о подготавливаемых и согласуемых соответствующим структурным подразделением, проектов приказов, в том числе планируемых сроках их подготовки и стадии согласования.[39]

    4.2.20. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту приказа. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера (выходящие за рамки редакционных), то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

    4.2.21. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись,  при необходимости со справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, его обоснование, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект приказа и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

    4.2.22. Подписанные  председателем  Уставного  суда  приказы по  финансово-экономическим вопросам индивидуального характера передаются для регистрации в финансово-экономический отдел, приказы по кадровым вопросам индивидуального характера – в отдел кадров, а все остальные приказы передаются для регистрации в секретариат.

    4.2.23. Не допускается визирование и подписание приказов, на которых обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности). Приказ должен быть завизирован и подписан подлинной подписью с указанием фактически занимаемой должности и фамилии подписавшего. Факсимильные подписи и визы не допускаются.

    4.2.24. После подписания председателем Уставного суда приказы по основной деятельности, по финансово-экономическим вопросам и по кадровым вопросам нумеруются отдельно, валовой порядковой нумерацией в пределах календарного года. К номеру приказов по основной деятельности Уставного суда прибавляются через дефис буквы «ОД», к номеру приказа по финансово-экономическим вопросам через дефис прибавляется буква «Ф», к номеру приказа по кадровым вопросам через дефис прибавляется буква «К». Приказы о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска, о продлении или перенесении  отпуска, о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией  нумеруются без буквы «К». К номеру приказа о командировании сотрудника Уставного суда  через дефис прибавляются буквы «СК».

    4.2.25. Регистрация и хранение приказов по основной деятельности, рассылка копий и ознакомление с данными приказами осуществляются секретариатом. Копии приказов направляются  исполнителям в соответствии со списком рассылки, который составляется сотрудником, подготовившим проект приказа.

    Регистрация и хранение приказов по финансово-экономическим вопросам, рассылка копий и ознакомление с данными приказами осуществляются финансово-экономическим отделом.

    Регистрация и хранение приказов по кадровым вопросам, приказов об  отпусках, приказов о командировании, рассылка копий и ознакомление с данными приказами осуществляются отделом кадров.

    После регистрации приказов соответствующим структурным подразделением аппарата Уставного суда, копии локальных нормативных актов в электронном виде в формате PDF направляются в течение двух рабочих дней в секретариат, для размещения в директории «Нормативные правовые акты Уставного суда Санкт-Петербурга» на сетевом диске единого хранилища информации «Common Data» (далее – директория «Нормативные правовые акты Уставного суда Санкт-Петербурга»)[40].

    4.2.26. Оформление  документов   при   приеме   на  работу,  поступлении на государственную гражданскую службу Санкт-Петербурга, переводе (перемещении) на новое место работы, переводе или перемещении на иную должность государственной гражданской службы, предоставлении отпуска, командировании, освобождении от работы, увольнении  с государственной гражданской службы и по другим кадровым вопросам производится в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской  службе  Российской  Федерации», Закона  Санкт-Петербурга от 30 июня 2005 года № 399-39 «О государственной гражданской службе Санкт-Петербурга», Закона Санкт-Петербурга от 08 июня 2005 года № 302-34 «О Реестре государственных должностей Санкт-Петербурга и Реестре должностей государственной гражданской службы Санкт-Петербурга» и иных нормативных правовых актов.

    4.2.27. Копии приказов по основной деятельности направляются в соответствии с рассылкой и судьям Уставного суда, копии иных приказов направляются  в соответствии с рассылкой. Правовое управление включается в список рассылки всех локальных нормативных актов в обязательном порядке[41].

     

    4.3. Протоколы заседаний Уставного суда, протоколы заседаний комиссий (рабочих групп) Уставного суда, протоколы общих собраний судей Уставного суда, гражданских служащих и работников[42]

     

    4.3.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Уставного суда, заседаниях комиссий (рабочих групп) Уставного суда, на общих собраниях судей Уставного суда, гражданских служащих и работников. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания Уставного суда, заседаниях комиссий (рабочих групп) Уставного суда, на общих собраниях судей Уставного суда, гражданских служащих и работников (далее – заседание), стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию  (текстов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов). Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 3 рабочих дня со дня заседания.

    4.3.2. Протоколы оформляются на листе формата А4. Верхнее поле протокола устанавливается не менее 2 см, левое – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, нижнее –  не менее 2 см.

    4.3.3. Протоколы имеют следующие реквизиты в следующей последовательности:

    - вид документа – «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами с выравниванием по центру страницы шрифтом более яркой насыщенности размера № 14;

    - номер протокола печатается по одной строке с реквизитом «вид документа» арабскими цифрами шрифтом более яркой насыщенности размера № 14 и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола;

    - вид заседания печатается строчными буквами (за исключением слов, для которых правилами русского языка предусмотрено написание с прописных букв) на расстоянии межстрочного интервала от реквизита «вид документа», шрифтом более яркой насыщенности размера № 12 или № 14 с выравниванием по центру страницы. Реквизит «вид заседания» должен содержать указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, общее собрание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания Уставного суда Санкт-Петербурга», «заседания конкурсной комиссии Уставного суда Санкт-Петербурга», «общего собрания судей Уставного суда Санкт-Петербурга, государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в Уставном суде Санкт-Петербурга и работников Уставного суда Санкт-Петербурга, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Уставного суда Санкт-Петербурга»;

    -  дата заседания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «вид заседания» по одной строке с реквизитом «место проведения заседания» шрифтом размера № 12 или № 14 и выравнивается по границе левого поля;

    - место проведения заседания «Суворовский пр., д. 62, лит. А» печатается на расстоянии  2 межстрочных интервалов от реквизита «вид заседания» шрифтом размера № 12 или № 14 и выравнивается по границе правого поля;

    - время открытия заседания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «дата заседания» с выравниванием по границе левого поля;

    - текст протокола печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от  реквизита «время открытия заседания», шрифтом размера № 12 или № 14 с выравниванием по границе левого и правого полей;

    - время закрытия заседания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «текст протокола» с выравниванием по границе левого поля;

    - подпись отделяется от реквизита «время закрытия заседания» 3 межстрочными интервалами.

    4.3.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    4.3.4.1. Вводная часть протокола составляется следующим образом:

    Присутствовали:

     

    Председатель (Председательствующий) – инициалы, фамилия

     

    Секретарь – инициалы, фамилия (в случае если секретарь является членом коллегиального органа) 

     

    Судьи (члены комиссии [рабочей группы], участники общего собрания):

    инициалы, фамилия

    инициалы, фамилия

    инициалы, фамилия

     

    Отметка об отсутствующих на заседании, с указанием известных причин отсутствия.

     

    Отметка о наличии кворума.

     

    Приглашенные:

    инициалы, фамилия (при необходимости - наименование замещаемой должности)

    инициалы, фамилия

     

    Слово «Присутствовали» печатается с прописной буквы через 2 межстрочных интервала после реквизита «время открытия заседания», с выравниванием по границе левого поля и заканчивается двоеточием.

    Слова «Председатель (Председательствующий)», «Секретарь», «Приглашенные», отметка об отсутствующих на заседании, с указанием причин отсутствия, отметка о наличии кворума, отметка о стенографировании заседания печатаются с прописной буквы с выравниванием по границе левого поля и отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами. 

    В отсутствие председателя Уставного суда, председателя комиссии (рабочей группы) Уставного суда, заседание коллегиального органа проводится  лицом, управомоченным на его проведение. В этом случае во вводной части протокола указываются сведения о председательствующем на заседании. Например:

     

    Председательствующий – инициалы, фамилия

     

     В случае если протокол ведет лицо не являющееся членом коллегиального органа слово «Секретарь» во вводной части протокола не указывается. Сведения о лице, ведущем протокол, указываются после отметки о наличии (отсутствии) кворума. Например:

     

    Протокол ведет – инициалы, фамилия, наименование замещаемой должности

     

    В случае если секретарь коллегиального органа не обладает правом голоса, после слова «Секретарь» делается соответствующая отметка. Например:

     

    Секретарь – инициалы, фамилия (без права голоса)

     

    После слов «Судьи (члены комиссии [рабочей группы], участники общего собрания):» с абзацного отступа через межстрочный интервал указывают инициалы и фамилии в алфавитном порядке. В случае если приказом Уставного суда в состав коллегиального органа включены лица, не являющиеся судьями Уставного суда, гражданскими служащими и работниками, после инициалов и фамилии через дефис указывается наименование должности члена коллегиального органа. Например:

     

    Е.В. Петрова - декан по учебно-методической работе, доцент кафедры конституционного и административного права юридического факультета НИУ «Высшая школа экономики»

     

     После слова «Приглашенные» с абзацного отступа через межстрочный интервал указывают инициалы и фамилии в алфавитном порядке. В случае если на заседание коллегиального органа приглашены лица, не являющиеся судьями Уставного суда, гражданскими служащими и работниками, после инициалов и фамилии через дефис указывается наименование должности приглашенного.

    При оформлении протокола с числом участников более 15 их состав указывается количественно, а список прилагается к протоколу. Например:

     

    Участники общего собрания: 28 человек (список прилагается).

    или

    Приглашенные: 20 человек (список прилагается).

     

    Если заседание коллегиального органа стенографировалось об этом делается отметка в конце вводной части протокола перед повесткой дня. Например:

     

    Заседание стенографировалось, стенограмма прилагается.

     

    Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, фиксирующих последовательность обсуждения, с указанием докладчика (в случае его наличия) по каждому пункту повестки дня.

    Слова «Повестка дня» печатаются с прописной буквы шрифтом более яркой насыщенности через 2 межстрочных интервала от расположенного выше текста протокола с выравниванием по границе левого поля и  заканчиваются двоеточием. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами, печатаются через межстрочный интервал от слов «Повестка дня» с выравниванием по границе левого поля. Наименование вопроса, как правило,  формулируется с предлогом «О» («Об»).

    Перечень вопросов повестки дня, последовательность их рассмотрения утверждается решением коллегиального органа.

    4.3.4.2. Основная часть протокола состоит из разделов. Разделы обозначаются арабскими цифрами, соответствующими пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ГОЛОСОВАЛИ – РЕШИЛИ.

    В основной части протокола указываются формулировки рассматриваемых вопросов повестки дня; отражаются основное содержание докладов и выступлений; вопросы, поставленные на голосование, и оглашаемые председателем (председательствующим) результаты голосования по ним и принятые решения.

    В протоколе могут фиксироваться действия председателя (председательствующего), секретаря и иных лиц в ходе заседания. Действия участников заседания и иные обстоятельства, фиксируемые в протоколе отделяются 2 межстрочными интервалами от выступлений иных лиц.

    Как правило в тексте протокола используется форма изложения от третьего лица единственного числа. При фиксации в тексте протокола вопросов и ответов на них допускается изложение текста от первого лица единственного числа. Вопросы и ответы на них приводятся в порядке поступления, печатаются с абзацного отступа. Текст отделяют дефисом от фамилии и инициалов. Например:

     

    Е.В. Петрова - Назовите общие требования к обращению в Уставный суд
    Санкт-Петербурга.

    И.И. Петров - В соответствии с положениями статьи 31 Закона Санкт-Петербурга от 24 мая 2000 года № 241-21 «Об Уставном суде Санкт-Петербурга»…

     

    Слова «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «ГОЛОСОВАЛИ:», «РЕШИЛИ:» отделяются 2 межстрочными интервалами от расположенного выше текста протокола, печатаются с выравниванием по границе левого поля прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности размера № 12 или № 14 и заканчиваются двоеточием.

    Со слова «СЛУШАЛИ:» начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед словом «СЛУШАЛИ:» проставляется номер, обозначающий порядковый номер вопроса в повестке дня. По одной строке со словом «СЛУШАЛИ:» со строчной буквы излагается содержание (краткое содержание) рассматриваемого вопроса. Выступление докладчика печатается с абзацного отступа, через межстрочный интервал. В случае если к протоколу прилагается текст доклада (выступления), после инициалов и фамилии докладчика делается отметка «текст доклада (выступления) прилагается на… л.». Фамилию и инициалы докладчика печатают в именительном падеже. Например:

     

    1. СЛУШАЛИ: об определении порядка проведения конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Санкт‑Петербурга в Уставном суде Санкт‑Петербурга.

    Е.В. Смирнов -  В соответствии с положениями статьи … Федерального закона от ___ № ___  «О ……».

     

    ВЫСТУПИЛИ:

     

    или

     

    1. СЛУШАЛИ: об определении порядка проведения конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Санкт‑Петербурга в Уставном суде Санкт‑Петербурга.

    Е.В. Смирнов – (текст доклада (выступления) прилагается на … л.).

     

    ВЫСТУПИЛИ:

     

    После слова «ВЫСТУПИЛИ:» с абзацного отступа через межстрочный интервал печатаются выступления (в случае, если они имелись) лиц, участвовавших в заседании.

    Фамилию и инициалы каждого выступающего печатают в именительном падеже, с абзацного отступа.

    При необходимости в протоколе приводятся итоги голосования: «За», «Против»; «За», «Против», «Воздержались». Варианты голосования по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками  «За», «Против» или «За», «Против», «Воздержались» определяются в ходе заседания коллегиального органа.

    После слова «ГОЛОСОВАЛИ:» излагаются итоги голосования. Например:

     

    ГОЛОСОВАЛИ:

    «За» - 08 (восемь)

    «Против» - 0 (ноль)

     

    Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. Текст решения печатается с прописной буквы по одной строке со словом «РЕШИЛИ:» и выделяется шрифтом более яркой насыщенности.

    Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса. В случае если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, каждый пункт печатается с абзацного отступа через межстрочный интервал и нумеруется арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. – первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. – второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания.

    4.3.5. В случае если Уставным судом принято решение о проведении заседания Уставного суда без участия сотрудника Уставного суда ведущего протокол, протокол ведет заместитель председателя Уставного суда,  в случае его отсутствия – один из судей Уставного суда по поручению суда.[43]

    4.3.6. Протокол заседания Уставного суда подписывается в следующей очередности: сотрудником Уставного суда, который вел протокол на заседании Уставного суда, всеми судьями Уставного суда, присутствовавшими на заседании, председателем Уставного суда (председательствующим).

    4.3.7. Протокол заседания комиссии (рабочей группы) Уставного суда оформляется секретарем комиссии (рабочей группы), подписывается в следующей очередности: секретарь комиссии (рабочей группы), члены комиссии (рабочей группы), председатель (председательствующий) комиссии (рабочей группы).

    4.3.8. Протокол общего собрания судей Уставного суда,  гражданских служащих и работников оформляется секретарем общего собрания, подписывается в следующей очередности: секретарь, председатель.

    4.3.9. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Уставного суда, протоколы заседаний комиссий (рабочих групп) Уставного суда, протоколы общего собрания и др.

    4.3.10. Датой протокола является дата заседания (принятия решения).

    4.3.11. Копии протоколов при необходимости рассылаются в структурные подразделения. Копии протоколов заверяются печатью с воспроизведением герба Санкт-Петербурга «Секретариат».

    Принятые в ходе заседания коллегиального органа решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае  реквизит «вид документа» оформляется как «Выписка из протокола». Выписки заверяются печатью с воспроизведением герба  Санкт-Петербурга «Секретариат».

    Выписки из протоколов заседаний Уставного суда по вопросам организации деятельности Уставного суда как судебного органа и как юридического лица в течение трех рабочих дней после подписания протокола всеми судьями Уставного суда, присутствующими на заседании, размещаются секретариатом в формате PDF в директории «Нормативные правовые акты Уставного суда Санкт-Петербурга», а также направляются в правовое управление на бумажном носителе и в электронном виде в формате Word.[44]

    4.3.12. Протокол судебного заседания Уставного суда ведется в соответствии  с требованиями, установленными Законом Санкт-Петербурга «Об Уставном суде
    Санкт-Петербурга» и Регламентом Уставного суда.  Протокол закрытого совещания (заседания) судей Уставного суда ведется в соответствии с требованиями, установленными Законом Санкт‑Петербурга «Об Уставном суде Санкт-Петербурга» и Регламентом Уставного суда. Протокол заседания Единой комиссии Уставного суда Санкт-Петербурга по осуществлению закупок для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга путем проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок, запросов предложений ведется в соответствии с требованиями действующего законодательства.[45]

     

    4.4. Служебная корреспонденция

     

    4.4.1. Письма Уставного суда  оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер; адресат; текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа.

    4.4.2. Текст письма,  как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. 

    4.4.3. Текст письма должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.

    Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения  (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. 

    4.4.4. Оформление рукописного текста должно соответствовать установленным требованиям. Текст должен быть четким и разборчивым. Не допускается писать  что-либо карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

     

    5. Порядок подготовки и оформления документов при планировании и осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга[46]

     

    5.1. Общие положения

    В случае возникновения потребности в товарах, работах, услугах, необходимых для осуществления функций и полномочий Уставного суда, как на текущий, так и на очередной финансовый год, судьи Уставного суда, советники председателя Уставного суда и заместителя председателя Уставного суда, помощники судей Уставного суда, начальники структурных подразделений направляют в отдел материально-технического и информационного обеспечения служебные записки о потребностях в товарах, работах, услугах, необходимых для осуществления функций и полномочий Уставного суда.

    Начальники структурных подразделений обеспечивают взаимодействие сотрудников аппарата на всех этапах осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга.

    Планирование закупок товаров, работ, услуг для нужд Уставного суда осуществляется посредством формирования, утверждения и ведения плана закупок для нужд Уставного суда на очередной финансовый год (далее – План закупок) и плана-графика закупок для нужд Уставного суда на очередной финансовый год (далее –
    План-график), в соответствии с требованиями главы 2 Федерального закона от 05 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Федеральный закон
    № 44-ФЗ).

     

    5.1.1. План закупок

    5.1.1.1. План закупок формируется и ведется государственным гражданским служащим, осуществляющим в соответствии с должностным регламентом полномочия контрактного управляющего (далее – контрактный управляющий). 

    5.1.1.2. Ежегодно, в процессе составления и рассмотрения проекта закона
    Санкт-Петербурга о бюджете Санкт-Петербурга, контрактный управляющий, формирует, в том числе на основании служебных записок, указанных в абзаце втором подраздела 5.1 раздела 5 Инструкции, проект Плана закупок, согласовывает его с начальниками структурных подразделений и  представляет на  утверждение председателю Уставного суда.

    5.1.1.3. План закупок утверждается приказом в сроки, определенные положениями пункта 7 статьи 17 Федерального закона № 44-ФЗ. В приказе указываются структурные подразделения, ответственные за подготовку Технического задания (далее – ответственные подразделения).

    План закупок подлежит изменению, в случаях установленных положениями пункта 6 статьи 17 Федерального закона № 44-ФЗ.

    5.1.1.4. Утвержденный План закупок и внесенные в него изменения размещаются контрактным управляющим в единой информационной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных или муниципальных нужд (далее - ЕИС) в течение трех рабочих дней со дня утверждения или изменения такого плана.

     

    5.1.2. План-график

    5.1.2.1. План-график формируется ежегодно на один год в соответствии с утвержденным Планом закупок.

    5.1.2.2. План-график утверждается в сроки, определенные положениями пункта 10 статьи 21 Федерального закона № 44-ФЗ.

    План-график подлежит изменению в случаях и порядке, определенных положениями пункта 13 статьи 21 Федерального закона № 44-ФЗ.

    5.1.2.4. Утвержденный План-график и внесенные в него изменения размещаются в ЕИС в течение трех рабочих дней со дня утверждения или изменения такого плана.

     

    5.1.3. Контрольная карта закупки

    5.1.3.1. Оформление контрольной карты осуществляется контрактным управляющим, как правило, за 45 календарных дней до  даты размещения закупки (даты проведения процедуры), указанной в Плане закупок, по форме согласно приложению № 33-1 к Инструкции.

    5.1.3.2. В ходе осуществления закупки структурные подразделения Уставного суда проставляют в контрольной карте фактические даты подготовки и согласования документов. 

    5.1.3.3. После подписания сторонами государственного контракта (контракта) контрольная карта хранится в отделе материально-технического и информационного обеспечения.

     

    5.1.4. Техническое задание

    В случае необходимости подготовки технического задания, его оформление осуществляется ответственным подразделением по примерной форме согласно Приложению № 34 к Инструкции. Техническое задание включает в себя описание объекта закупки, соответствующее правилам, установленным  положениями статьи 33 Федерального закона № 44-ФЗ.

    Техническое задание подлежит согласованию с контрактным управляющим. На согласование предоставляется не более двух рабочих дней.

     

    5.1.5. Определение начальной максимальной цены контракта и цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком

    Начальная максимальная цена контракта и цена контракта, заключаемого с единственным поставщиком определяется посредством применения одного из методов, предусмотренных положениями статьи 22 Федерального закона
     № 44-ФЗ и методическими рекомендациями по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), утвержденными приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 02 октября 2013 года
    № 567.

    Приоритетным методом определения начальной (максимальной) цены контракта и цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком, является метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка), который заключается в получении ценовой информации в отношении товара, работы, услуги (далее – мониторинг).

    В случае проведения мониторинга путем направления запросов о предоставлении ценовой информации, такие запросы направляются поставщикам (подрядчикам, исполнителям) обладающим опытом поставок соответствующих товаров, выполнения работ, оказания услуг, информация о которых имеется в свободном доступе, по примерной форме установленной Приложением № 34-1 к Инструкции.

     

    5.2 Подготовка и оформление документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга

    Закупки осуществляются способами, предусмотренными Федеральным законом
     № 44-ФЗ.  

     

    5.2.1. Подготовка и оформление документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга у единственного поставщика

    5.2.1.1. Как правило, за 45 календарных дней до даты размещения закупки (даты проведения процедуры), указанной в Плане закупок, контрактный управляющий оформляет контрольную карту,  и передает ее в ответственное подразделение.

    5.2.1.2. В течение 5 рабочих дней с даты получения контрольной карты, ответственное подразделение готовит Техническое задание. Согласование Технического задания осуществляется в порядке, установленном пунктом 5.1.4 раздела 5 Инструкции.

    5.2.1.3. В течение 7 рабочих дней со дня получения от ответственного подразделения Технического задания, контрактный управляющий совместно с ответственным подразделением, определяет и обосновывает цену контракта, заключаемого с единственным поставщиком в соответствии с пунктом 5.1.5 раздела 5 Инструкции.

    5.2.1.4. В случае если закупка осуществляется в соответствии с положениями пунктов 1, 2, 4, 5, 7, 8, 15,16, 19-21, 24-26, 28, 29, 33, 36 части 1 статьи 93 Федерального закона № 44-ФЗ контрактный управляющий оформляет Заявку на осуществление закупки товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Уставного суда (далее – Заявка) по примерной форме согласно приложению № 35 к Инструкции.

    5.2.1.5. В случае если закупка осуществляется в соответствии с пунктами 3, 6, 9-14, 17, 18, 22, 23, 27, 30-32, 34, 35, 37, 38 части 1 статьи 93 Федерального закона № 44-ФЗ контрактный управляющий оформляет Отчет, в котором обосновывает невозможность или нецелесообразность использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цену контракта и иные существенные условия контракта (далее – Отчет). Отчет оформляется по примерной форме, согласно Приложению № 35-1 к Инструкции.

    5.2.1.6. В течение 10 рабочих дней после определения цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подготовки мониторинга) контрактный управляющий оформляет Заявку (Отчет), готовит, в случае необходимости, проект контракта и осуществляет их последовательное согласование с ответственным подразделением, правовым управлением и финансово-экономическим отделом.

    На согласование указанных документов каждому подразделению предоставляется не более 2 рабочих дней. Ответственному подразделению на согласование предоставляется 1 рабочий день. Согласование проекта контракта осуществляется путем проставления визы на лицевой стороне последней страницы проекта контракта и приложений к нему.

    5.2.1.7. Согласованный проект контракта оформляется контрактным управляющим в соответствии с положениями подпункта 5.2.1.8  пункта 5.2.1 раздела 5 Инструкции.

    5.2.1.8. Все листы согласованного контракта прошиваются на 2 - 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 - 2,5 см.

    На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается Сторонами контракта с указанием их фамилии и инициалов, должности. Заверительная надпись опечатывается печатями (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы.

     

     

    Образец наклейки:

     

    Прошито и пронумеровано ____ (___________) листов

     

     

    ___________________________________

    ___________________________________

    ______ ____________       ______

    Подпись               Печать                                Ф.И.О.                                  

     

    __________________________________

    __________________________________

    _______ _________       __________

    Подпись                 Печать                          Ф.И.О.

     

     

    5.2.1.9. После оформления проекта контракта в соответствии с  положениями подпункта 5.2.1.8  пункта 5.2.1 раздела 5 Инструкции контрактный управляющий передает проект контракта в ответственное подразделение для передачи на подпись председателю Уставного суда.

    5.2.1.10. Подписанный проект контракта с печатью Уставного суда передается ответственным подразделением на подпись поставщику (подрядчику, исполнителю).

    5.2.1.11. Подписанный сторонами контракт ответственное подразделение передает контрактному управляющему для регистрации в Автоматизированной информационной системе государственного заказа Санкт-Петербурга (АИС ГЗ) и, в случае необходимости, в Реестре государственных контрактов.

     5.2.1.12. Подписанный сторонами контракт хранится в финансово-экономическом отделе.

     

    5.2.2. Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга путем проведения открытого конкурса (далее – конкурсная документация)

    5.2.2.1. Как правило, за 45 календарных дней до даты проведения процедуры закупки, указанной в Плане закупок, контрактный управляющий оформляет контрольную карту,  и передает ее в ответственное подразделение.

    5.2.2.2. В течение 5 рабочих дней с даты получения контрольной карты, ответственное подразделение готовит Техническое задание. Согласование Технического задания осуществляется в порядке, установленном пунктом 5.1.4 раздела 5 Инструкции.

    5.2.2.3. В течение 7 рабочих дней со дня получения от ответственного подразделения Технического задания, контрактный управляющий, совместно с ответственным подразделением проводит мониторинг (при определении начальной (максимальной) цены государственного контракта методом сопоставимых рыночных цен) и оформляет расчет начальной (максимальной) цены государственного контракта (далее – Расчет) по примерной форме согласно Приложению №  36 к Инструкции.

    Документы, собранные в ходе мониторинга, прилагаются к Расчету.

    5.2.2.4. На основании Расчета и Технического задания контрактный управляющий в течение 15 рабочих дней готовит общие условия проведения и информационную карту открытого конкурса, проект государственного  контракта и осуществляет их последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением, и финансово-экономическим отделом.

    На согласование конкурсной документации каждому подразделению предоставляется не более 2 рабочих дней. Ответственному подразделению на согласование предоставляется 1 рабочий день.

    5.2.2.5. Не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения процедуры закупки начальник отдела материально-технического и информационного обеспечения  передает согласованную конкурсную документацию на утверждение председателю Уставного суда.

    5.2.2.6. Проведение открытого конкурса осуществляется в порядке, предусмотренном положениями статей 49, 50, 52–55 Федерального закона
    № 44-ФЗ.

    5.2.2.7. Контрактный управляющий заполняет проект государственного контракта путем внесения информации о поставщике (подрядчике, исполнителе), иных существенных условиях государственного контракта и осуществляет его последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением, финансово-экономическим отделом.

    5.2.2.8. После оформления проекта государственного контракта в соответствии с  положениями подпункта 5.2.1.8  пункта 5.2.1 раздела 5 Инструкции контрактный управляющий передает проект государственного контракта начальнику отдела материально-технического и информационного обеспечения для передачи на подпись председателю Уставного суда.

    5.2.2.9. Подписанный проект государственного контракта с печатью Уставного суда передается ответственным подразделением на подпись поставщику (подрядчику, исполнителю).

    5.2.2.10. Подписанный сторонами государственный контракт ответственное подразделение передает контрактному управляющему для регистрации в Автоматизированной информационной системе государственного заказа
    Санкт-Петербурга (АИС ГЗ) и  в Реестре государственных контрактов.

     5.2.2.11. Подписанный сторонами государственный контракт хранится в финансово-экономическом отделе.

     

    5.2.3. Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга путем проведения электронного аукциона (далее – документация об электронном аукционе)

    5.2.3.1. Как правило, за 45 календарных дней до даты проведения процедуры закупки, указанной в Плане закупок, контрактный управляющий оформляет контрольную карту,  и передает ее в ответственное подразделение.

    5.2.3.2. В течение 5 рабочих дней с даты получения контрольной карты, ответственное подразделение готовит Техническое задание. Согласование Технического задания осуществляется в порядке, установленном пунктом 5.1.4 раздела 5 Инструкции.

    5.2.3.3. В течение 7 рабочих дней со дня получения от ответственного подразделения Технического задания, контрактный управляющий, совместно с ответственным подразделением, проводит мониторинг (при определении начальной максимальной цены государственного контракта методом сопоставимых рыночных цен) и оформляет Расчет по примерной форме согласно приложению № 36 к Инструкции.

    Документы, собранные в ходе мониторинга, прилагаются к Расчету.

    5.2.3.4. На основании Расчета и Технического задания контрактный управляющий в течение 15 рабочих дней готовит общие условия проведения и информационную карту электронного аукциона, проект государственного  контракта и осуществляет их последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением, финансово-экономическим отделом.

    На согласование документации об электронном аукционе каждому подразделению предоставляется не более 2 рабочих дней. Ответственному подразделению на согласование предоставляется 1 рабочий день.

    5.2.3.5. Не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения процедуры начальник отдела материально-технического и информационного обеспечения  передает документацию об электронном аукционе на утверждение председателю Уставного суда.

    5.2.3.6. Проведение электронного аукциона осуществляется в порядке, предусмотренном положениями статей 59, 63-71 Федерального закона
    № 44-ФЗ.

    5.2.3.7. В течение 3 календарных дней с даты размещения в единой информационной системе протокола подведения итогов электронного аукциона, контрактный управляющий заполняет проект государственного контракта путем внесения информации о поставщике (подрядчике, исполнителе), иных существенных условиях государственного контракта и осуществляет его последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением, финансово-экономическим отделом.

    5.2.3.8. Государственный контракт подписывается в электронной форме на электронной площадке автоматизированной системы торгов электронными подписями обеих сторон государственного контракта.

    5.2.3.9. Подписанный сторонами государственный контракт контрактный управляющий регистрирует в Автоматизированной информационной системе государственного заказа Санкт-Петербурга (АИС ГЗ) и в Реестре государственных контрактов.

     

    5.2.4. Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга путем  проведения запроса котировок

    5.2.4.1. Как правило, за 45 календарных дней до даты проведения процедуры закупки, указанной в Плане закупок, контрактный управляющий оформляет контрольную карту,  и передает ее в ответственное подразделение.

    5.2.4.2. В течение 5 рабочих дней с даты получения контрольной карты, ответственное подразделение готовит Техническое задание. Согласование Технического задания осуществляется в порядке, установленном пунктом 5.1.4 раздела 5 Инструкции.

    5.2.4.3. В течение 7 рабочих дней со дня получения от ответственного подразделения Технического задания, контрактный управляющий, совместно с ответственным подразделением, проводит мониторинг (при определении начальной максимальной цены государственного контракта методом сопоставимых рыночных цен) и оформляет Расчет по примерной форме согласно приложению № 36 к Инструкции.

    Документы, собранные в ходе мониторинга, прилагаются к Расчету.

    5.2.4.4. На основании Расчета и Технического задания контрактный управляющий в течение 15 рабочих дней готовит извещение о проведении запроса котировок (далее – Извещение), проект государственного контракта и осуществляет их последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением, финансово-экономическим отделом.

    На согласование каждому подразделению предоставляется не более 2 рабочих дней. Ответственному подразделению на согласование предоставляется 1 рабочий день.

    5.2.4.5. Не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения процедуры начальник отдела материально-технического и информационного обеспечения  передает Извещение на подпись председателю Уставного суда.

    5.2.4.6. Проведение запроса котировок осуществляется в порядке, предусмотренном положениями статей 72-74, 77, 78, 79,  и  Федерального закона
    № 44-ФЗ.

    5.2.4.7. Контрактный управляющий в течение 2 рабочих дней со дня подписания протокола рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок заполняет проект государственного контракта путем включения в него условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок, и цены, предложенной победителем запроса котировок в заявке на участие в запросе котировок, и осуществляет его последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением, финансово-экономическим отделом.

    После оформления проекта государственного контракта в соответствии с  положениями подпункта 5.2.1.8  пункта 5.2.1 раздела 5 Инструкции контрактный управляющий передает проект государственного контракта начальнику отдела материально-технического и информационного обеспечения для передачи на подпись председателю Уставного суда.

    5.2.4.8. Подписанный проект государственного контракта с печатью Уставного суда передается ответственным подразделением на подпись поставщику (подрядчику, исполнителю).

    5.2.4.9. Подписанный сторонами государственный контракт ответственное подразделение передает контрактному управляющему для регистрации в Автоматизированной информационной системе государственного заказа
    Санкт-Петербурга (АИС ГЗ) и в Реестре государственных контрактов.

     5.2.4.10. Подписанный сторонами государственный контракт хранится в финансово-экономическом отделе.

     

     

    5.3. Общий порядок устранения замечаний при согласовании документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга

    В ходе согласования документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда структурное подразделение Уставного суда, подготовившее замечания, обеспечивает взаимодействие с другими структурными подразделениями Уставного суда, участвующими в осуществлении закупки, в целях устранения замечаний.

     

    5.4. Приемка поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги или отдельного этапа исполнения государственного контракта (контракта)[47]

    5.4.1. Приемка поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги или отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, предусмотренных государственным контрактом (контрактом) (далее – приемка), осуществляется в порядке и в сроки, указанные в государственном контракте (контракте). В случае если государственный контракт (контракт), заключенный в соответствии с положениями части 15 статьи 34 Федерального закона № 44-ФЗ, не содержит условий о порядке и сроках приемки, то приемка осуществляется в срок не позднее 7 рабочих дней со дня окончания поставки, выполнения работ, оказания услуг.

    Приемка включает проведение экспертизы поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги или отдельных этапов исполнения контракта и осуществляется сотрудником ответственного подразделения. Организация приемки осуществляется отделом материально-технического и информационного обеспечения.

    Результаты приемки оформляются в порядке, предусмотренном государственным контрактом (контрактом) (акт приемки-передачи, акт об оказании услуг, акт об исполнении контракта, товарная накладная и т.д.).

    5.4.2. Экспертиза поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги или отдельного этапа исполнения государственного контракта (контракта) (далее – экспертиза) проводится для проверки соответствия предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных государственным контрактом (контрактом), условиям государственного контракта (контракта).

    Сотрудник ответственного подразделения проводит экспертизу и  оформляет ее результаты документом, составленным по примерной форме согласно Приложению          № 37-1 к Инструкции, в котором указываются:

    - дата, номер государственного контракта (контракта), наименование закупки;

    - способ (способы) и порядок проведения экспертизы;

    - вывод о соблюдении или несоблюдении сроков поставки товара, выполнении работ, оказании услуг или отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, установленных государственным контрактом (контрактом);

    - вывод о соответствии или несоответствии поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги или отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, предусмотренных государственным контрактом (контрактом), условиям государственного контракта (контракта), в том числе требованиям стандартов, техническим условиям, а также данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах;

    - вывод о возможности или невозможности приемки поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги или отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги;

    - дата ее проведения.

    Документ о результатах экспертизы подписывается сотрудником ответственного подразделения, проводившим экспертизу, и передается в отдел материально-технического и информационного обеспечения.

    5.4.3. В случае если по итогам экспертизы выявлено несоответствие поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги или отдельного этапа исполнения государственного контракта (контракта) условиям, указанным в абзаце втором пункта 5.4.2 подраздела 5.4 раздела 5 Инструкции, отдел материально-технического и информационного обеспечения незамедлительно уведомляет председателя Уставного суда о результатах экспертизы.».

    6. Контрольная карта[48]

    6.1. Целью оформления контрольной карты является обеспечение исполнения поручений председателя Уставного суда (далее – поручения).

    6.2. Контролю исполнения подлежат:

    - поручения, зафиксированные в документах;

    - устные поручения.

    Поручение подлежит контролю исполнения в случае, если в документе установлен срок исполнения поручения, либо при наличии распоряжения председателя Уставного суда о постановке поручения на контроль.

    6.3. Контроль исполнения поручений осуществляет секретариат. Контроль исполнения поручений включает: оформление контрольной карты по форме в соответствии с приложением № 37 к Инструкции, с последующим контролем за сроками исполнения соответствующих поручений и учетом результатов их исполнения.

    Оформление контрольной карты осуществляется в срок не позднее одного рабочего дня после поступления в секретариат документа, содержащего поручение, либо на основании распоряжения председателя Уставного суда о контроле данного им поручения.

    Контрольная карта оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается ответственному исполнителю, назначенному в порядке, установленном пунктом 3.2.14 подраздела 3.2 раздела 3 Инструкции, другой экземпляр остается в секретариате.

    6.4. Поручения подлежат исполнению в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга, нормативными правовыми актами Уставного суда, председателем Уставного суда.

    Секретариат устно предупреждает ответственного исполнителя о наступлении сроков исполнения указанного поручения, о чем в контрольной карте проставляется соответствующая отметка с указанием даты предупреждения.

    6.5. Изменение срока исполнения поручения производится председателем Уставного суда. Изменение срока исполнения поручения визируется подписью председателя Уставного суда в контрольной карте.

    Об изменении срока исполнения поручения ответственный исполнитель информирует секретариат в течение одного рабочего дня.

    6.6. Результат исполнения поручения заносится ответственным исполнителем в контрольную карту, визируется подписью председателя Уставного суда.

    Исполненные поручения председателя Уставного суда считаются снятыми с контроля.

    По решению председателя Уставного суда с контроля может быть снято неисполненное поручение, о чем председателем Уставного суда делается соответствующая отметка в контрольной карте.

    6.7. Экземпляр контрольной карты с отметкой об исполнении поручения или о снятии поручения с контроля передается ответственным исполнителем на хранение в секретариат.

    6.8. На основании контрольных карт секретариат осуществляет еженедельный мониторинг исполнения поручений, поставленных на контроль (далее – мониторинг). Мониторинг включает в себя обобщение информации о поручениях, исполненных за текущую неделю; о поручениях, срок исполнения которых наступает на следующей неделе; о поручениях, срок исполнения которых пропущен.

    Мониторинг изготавливается на бумажном носителе в виде справки и предоставляется председателю Уставного суда не позднее 13 часов 00 минут последнего рабочего дня на текущей неделе.

    6.9. Контроль исполнения приказов Уставного суда об утверждении Плана закупок для нужд Уставного суда на очередной финансовый год осуществляется в соответствии с требованиями, установленными положениями подраздела 5.1.3 раздела 5 Инструкции.

     

    7. Составление номенклатуры дел, формирование дел, группировка отдельных видов документов

     

    7.1. Номенклатура дел

     

    7.1.1. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.

    Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве. Номенклатура дел Уставного суда (сводная) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

    7.1.2. Номенклатура дел Уставного суда (сводная) (далее – номенклатура дел) визируется начальником секретариата, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией Уставного суда Санкт-Петербурга (далее – экспертная комиссия), а затем утверждается председателем Уставного суда. Номенклатура дел согласовывается с Архивным комитетом Санкт-Петербурга не реже чем один раз в 5 лет.

    Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

    Номенклатура дел составляется по форме согласно приложению № 39 к Инструкции. Аналогичным образом составляется номенклатура дел структурного подразделения.

    Номенклатура дел структурного подразделения составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается начальником структурного подразделения и представляется в секретариат до 15 ноября текущего года.

    Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего структурного подразделения для ее последующего включения в номенклатуру дел.

    Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

    После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

    7.1.3. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке.

    В первой графе «Индекс дела» проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в соответствующем структурном подразделении цифрового обозначения (кода) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел этого подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: «07-15», где «07» – цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, «15» – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

    7.1.4. Во вторую графу «Заголовок дела» включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

    Используется следующая последовательность наименований дел:

    - распорядительная документация;

    - плановая документация;

    - отчетная документация;

    - документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

    - документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

    - документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

    - номенклатура дел структурного подразделения;

    - резервные номера.

    7.1.5. Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа «разные материалы», «общая переписка» и т. п., а также вводных слов, сложных синтаксических конструкций.

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    7.1.6. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых  в следующей последовательности:

    - наименование вида документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование вида заводимого дела (переписка, документы);

    - автор документа (название организации, структурного подразделения);

    - корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);

    - вопрос или краткое содержание документов дела;

    - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

    - даты (период), к которым относятся документы дела;

    - указание на то, что документ представлен копией.

    Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

    7.1.7. Наименование вида документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного наименования), например:

    «Журнал учета выдачи удостоверений», «Отчеты о корреспонденции Уставного суда Санкт-Петербурга, отправляемой посредством Фельдъегерской службы».

    При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке, например:

    «Протоколы и стенограммы Единой комиссии Уставного суда Санкт-Петербурга по осуществлению закупок для обеспечения нужд Уставного суда Санкт-Петербурга путем проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок, запросов предложений»[49].

    В заголовках судебных дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:

    «Документы, представляемые в Комитет финансов Санкт-Петербурга (акты, справки и др.)».

    Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например:

    «Документы к протоколам заседаний аттестационной комиссии».

    Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например:

    «Переписка с гражданами о выдаче архивных справок».

    Для внутренних документов используется краткое название структурного подразделения или приводится общее видовое название:

    «Протоколы заседаний комиссии по социальным вопросам Уставного суда  Санкт-Петербурга».                                                                                       

    При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

    «Переписка с Росархивом о...»;

    «Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».

    Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:

    «Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров».

    Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

    «Переписка с конституционными (уставными) судами субъектов Российской Федерации  о проведении совещания по вопросам конституционной юстиции».

    В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

    «Приказы по основной деятельности за 2006 год».

    В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

    «Сводный баланс расходов за II квартал 2006 года».

    Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в Уставном суде, то в заголовке указывается ее номер (шифр):

    «Личные карточки (форма Т-2)».

    В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документы представлены копиями, например:

    «Распоряжения Комитета финансов Санкт-Петербурга (копии)».

    Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

    Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

    Третья графа «Количество единиц хранения» заполняется в конце календарного года.

    7.1.8. В четвертой графе «Срок хранения и № статей по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”» (далее – Перечень).

    На делах временного хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии.

    7.1.9. Пятая графа «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, наименования видов документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др.

    В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения   о заведении дел, о включении новых дел и т. п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется по форме согласно приложению № 40 к Инструкции.

     

    7.2. Формирование дел

     

    7.2.1. Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

    В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

    Дела в структурных подразделениях формируются сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в соответствии с приказом Уставного суда.

    7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

    7.2.2.1. документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

    7.2.2.2.  в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

    7.2.2.3. в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

    7.2.2.4. в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника в Уставном суде и др.);

    7.2.2.5.  дело  не должно  превышать 250 листов  при толщине не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «т. 1», «т. 2» и т. д.;

    7.2.2.6. внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам);

    7.2.2.7. приложения  к  документам  независимо  от  даты  их  утверждения  или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

    7.2.2.8. при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело.

     

    7.3. Группировка отдельных категорий документов

     

    7.3.1. Нормативные и распорядительные документы и относящиеся к ним приложения группируются в дела по видам и хронологии.

    7.3.2. Положения, инструкции, правила и т. п., являющиеся приложениями к приказам, группируются вместе с приказами.

    7.3.3. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. Приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания.  Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно.

    7.3.4. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий Уставного суда, протоколы заседаний Уставного суда и т. д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов.

    7.3.5. Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату.

    7.3.6. Утвержденные отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2010 год, составленный в 2011 году, подшивается в дело 2010 года, а не 2011 года; план на 2011 год, составленный в 2010 году, – в дело 2011 года.

    7.3.7. Договоры (соглашения) (постоянного хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям организаций.

    7.3.8. Личные дела судей Уставного суда, гражданских служащих и работников, законченные в делопроизводстве, формируются на каждого отдельно в соответствии с Положением о порядке ведения личных дел судей Уставного суда Санкт-Петербурга, государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в Уставном суде  Санкт-Петербурга, работников Уставного суда Санкт-Петербурга, не являющихся государственными гражданскими служащими Санкт-Петербурга, утвержденным приказом Уставного суда (далее – Положение о порядке ведения личных дел).

    7.3.9. Личные карточки на уволенных сотрудников формируются в дела по году увольнения, внутри дела – в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.

    7.3.10. Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого сотрудника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета.

    7.3.11. Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

    7.3.12. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. При подготовке дел на архивное хранение дела формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.

    Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

    Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы – в хронологическом порядке.

     

    8. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

     

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения  хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

    Дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, а затем сдаются в архив секретариата.

    Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут начальники структурных подразделений.

    Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

    - проведение экспертизы ценности документов;

    - оформление дел;

    - составление описей дел;

    - составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

    Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в структурных подразделениях.

    Структурные подразделения сдают в секретариат сформированные и оформленные в соответствии с Инструкцией дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу с приложением сдаточной описи. Сдаточная опись составляется в 2-х экземплярах по форме в соответствии с приложением № 41 к Инструкции.

    Сдаточная опись должна быть оформлена передающей стороной  и согласована с начальником структурного подразделения Уставного суда.

     

    8.1. Экспертиза ценности документов

     

    Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

    8.1.1. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

    - при составлении номенклатуры дел;

    - в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

    - при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

    8.1.2. Экспертная комиссия организует и проводит экспертизу ценности документов.

    Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях членами экспертной комиссии и сотрудником, ответственным за ведение документооборота, или начальником структурного подразделения для установления научной, исторической и практической значимости документов.

    8.1.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:

    - отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет)  хранения для подготовки к передаче на архивное хранение;

    - отбор дел  временного хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

    - выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек (в том числе дел со сроком хранения «до минования надобности»).

    В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка формирования и оформления дел.

    8.1.4. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании Перечня с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения.

    Дела с пометкой «ЭК» также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

    8.1.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 42 к Инструкции), и о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению  (приложение № 43 к Инструкции). При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе «Примечание») делается соответствующая отметка, например:

    «Уничтожено 02.04.2010» или «Передано на хранение в ________ по описи 04.02.2009» и т. п.

    Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.

     

    8.2. Оформление дела

     

    8.2.1. Судебные дела, дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

    8.2.2. Полное оформление дела предусматривает:

    - подшивку или переплет дела;

    - нумерацию листов дела;

    - составление заверительной надписи (листа-заверителя дела);

    - составление внутренней описи документов (при необходимости);

    - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка дела, крайних дат дела и др.).

    8.2.3. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

    При  оформлении  дел  запрещается  использовать  цветные  чернила, фломастеры, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем «ПВА».

    Подшивка дел (кроме судебных дел) производится только после завершения экспертизы ценности документов.

    8.2.4. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

    8.2.5. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.

    При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: «1а», «1б».

    В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой,  а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

    8.2.6. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

    Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

    Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

    Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

    8.2.7. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

    Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

    8.2.8. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, располагается  в конце дела. В журналах  (книгах) – на оборотной стороне последнего чистого листа,   в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

    Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение № 10 к Инструкции), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями  и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

    Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

    Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка  листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

    8.2.9. Внутренняя  опись  документов  составляется  для учета  документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные дела и т. д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

    Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 44 к Инструкции). Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе «Количество документов». К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

    Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

    Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т. д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

    Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак «+».

    8.2.10. Внутренняя опись документов личного дела сотрудника составляется  по установленной форме согласно приложению № 6 к Положению о порядке ведения личных дел.

    8.2.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

     

    8.3. Оформление обложки дела

     

    8.3.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению № 45 к Инструкции.

    На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

    - наименование органа государственной власти – Уставный суд Санкт-Петербурга;

    - название структурного подразделения, где оформлялось дело (например: финансово-экономический отдел);

    - индекс дела;

    - номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;

    - заголовок дела;

    - крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела;

    - количество листов в деле;

    - срок хранения дела.

    8.3.2. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

    Наименование органа государственной власти (Уставный суд Санкт-Петербурга) приводится полностью в именительном падеже. Название структурного подразделения также указывается полностью в именительном падеже, в скобках дается сокращенное название, например: финансово-экономический отдел аппарата Уставного суда Санкт-Петербурга (ФЭО). Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

    8.3.3. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел.

    На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела Уставного суда будут приняты на государственное хранение.

    При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган государственной власти на обложке дела указывается новое наименование структурного подразделения или наименование органа, в который передается дело, а прежнее наименование заключается в скобки.

    При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например:

     

    «Приказы по основной деятельности,  с № 1 по № 100, т. 1.».

     

    В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

    8.3.4. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела;

    Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

    Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

    Если делом является журнал регистрации приказов, входящей корреспонденции,  исходящей корреспонденции и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

    Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

    Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения соответствующего лица.

    Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

    Например:

     

    [не ранее 2010 г.]; [не ранее апреля – не позднее мая 2010 г.]; [не ранее 25] июня 2010 г.; 15 [января] 2011 г.; 16 августа [2011 г.]; [22 сентября 2011 г.?].

     

    8.3.5. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

    Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

    Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.

    8.3.6. Обложка личного дела сотрудника оформляется по установленной форме согласно  приложению № 2 к Положению о порядке ведения личных дел.

    8.3.7. Обложка судебного дела оформляется согласно положениям пункта 2.3.15 подраздела 2.3 раздела 2 Инструкции.

     

    8.4. Составление и оформление описей дел

     

    8.4.1. Для обеспечения комплектования архива в Уставном суде на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

    Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания.

    8.4.2. Описи составляются отдельно на следующие виды дел:

    - дела постоянного хранения;

    - дела временного (свыше 10 лет) хранения;

    - дела по личному составу;

    - судебные дела.

    Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел.

    8.4.3. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 46 к Инструкции) в двух экземплярах, один передается в секретариат, а второй экземпляр остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись.

    8.4.4. При составлении описи дел структурного подразделения необходимо учитывать следующие требования:

    - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

    - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

    -заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами «То же», другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется);

    -графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

    - графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел,  особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.;

    - в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

    Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается начальником  структурного подразделения.

    8.4.5. На основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения Уставного суда (далее – годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения), подготовка которого возлагается на секретариат.

    В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования  и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

    8.4.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению № 47  к Инструкции.

    Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичен порядку, изложенному в пункте 8.4.4 подраздела 8.4 раздела 8 Инструкции.

    Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

    Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения под литерными номерами в соответствии   с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

    После  внесения  в  опись  записей  о  поступлении  или  выбытии  дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

    Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его экспертной проверочно-методической комиссией Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения «Центральный государственный архив  Санкт-Петербурга»[50]  (далее – ЭПМК) допускается только после принятия ЭПМК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

    Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела №...», которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.

    8.4.7. К годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется титульный лист, по форме согласно приложению № 48 к Инструкции, предисловие и при необходимости –  указатели, оглавление, список сокращенных слов.

    8.4.8. В предисловие включаются  сведения  об  основных  направлениях деятельности и структуре Уставного суда за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы, отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию; описываются особенности формирования, систематизации заголовков дел.

    Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом ответственным за архив.

    8.4.9. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел  имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу.

    В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

    Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности Уставного суда. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке.

    Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

    8.4.10. Годовой раздел сводной описи дел составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

    8.4.11. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению экспертной комиссией, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «СОГЛАСОВАНО» с указанием номера протокола и даты заседания экспертной комиссии. Одобренные годовые разделы сводной описи дел постоянного хранения направляются на рассмотрение ЭПМК не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются четыре его экземпляра.

    После утверждения ЭПМК годового раздела сводной описи дел постоянного хранения раздел утверждается председателем Уставного суда, затем первый экземпляр раздела передается в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга»[51] (далее – ЦГА Санкт-Петербурга), а остальные экземпляры остаются в Уставном суде.

    8.4.12. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения, число заголовков дел в которых достигло  четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

    8.4.13. Каждой законченной описи присваивается номер.

    8.4.14. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.

    8.4.15. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение № 49 к Инструкции). На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда, номер описи; название описи, которое включает указание категории  документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись.

    Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела Уставного суда.

    8.4.16. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах (далее – справочный аппарат).

    8.4.17. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается  в твердую обложку и переплетается.

    8.4.18. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Уставного суда (далее – годовой раздел сводной описи дел временного [свыше 10 лет хранения]) включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. Порядок внесения заголовков в годовой раздел, порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пунктах 8.4.4, 8.4.6 подраздела 8.4 раздела 8 Инструкции.

    Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по форме согласно приложению № 50 к Инструкции.

    8.4.19. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в  номенклатуре дел за этот же год.

    При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

    Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах и одобряется вначале экспертной комиссией, а затем утверждается председателем Уставного суда.

    8.4.20. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу Уставного суда  (далее – годовой раздел сводной описи дел по личному составу) составляется  по форме согласно приложению № 51 к Инструкции.

    Порядок внесения заголовков в годовой раздел, порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи к разделу аналогичен порядку, указанному в пунктах 8.4.4, 8.4.6  подраздела 8.4 раздела 8 Инструкции.

    8.4.21. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях. Личные дела вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

    Форма титульного листа к годовому разделу сводной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения.

    Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником отдела кадров и предоставляется на рассмотрение экспертной комиссии. После согласования с экспертной комиссией он подлежит согласованию с ЭПМК, а затем утверждается председателем Уставного суда.

    Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пунктах 8.4.12 – 8.4.17 подраздела 8.4 раздела 8 Инструкции.

    Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу   идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения.

     

    8.5. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

     

    При обнаружении утраты дела в делопроизводстве организуется его розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Указанный акт составляется в четырех экземплярах и утверждается приказом председателя Уставного суда. Образец оформления акта представлен в приложении № 42 к Инструкции.

     

    8.6. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

     

    Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение  № 43 к Инструкции) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно с описями дел.

    Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с экспертной комиссией, утверждается председателем Уставного суда. Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

    Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 01 января года,  в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 01 января 2009 года, с пятилетним сроком хранения – не ранее 01 января 2011 года.

     

    [1] Раздел «Содержание» изложен в редакции приказа от 26 апреля 2017 года № 25-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга».

    [2] Подпункт 2.1.5  пункта 2.1 раздела 2 Инструкции изложен в редакции приказа от 13 июля 2017 года
    № 89-ОД

    [3] Подпункт 2.1.15 пункта 2.1 раздела 2 изложен в редакции приказа от 26 апреля 2017 года № 25-ОД
    «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга».

    [4]  Приказ от 28 октября 2013 года № 87-ОД «Об утверждении Порядка размещения на официальном  сайте Уставного суда Санкт-Петербурга в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» информации о внепроцессуальных обращениях и внесении изменений в соответствующие локальные акты Уставного суда Санкт-Петербурга».

    [5] Подпункт 2.2.4 пункта 2.2 раздела 2 исключен в соответствии с приказом от 26 апреля 2017 года
    № 26-ОД
    «Об утверждении Положения о проверках состояния в структурных подразделениях аппарата Уставного суда Санкт-Петербурга».

     

    [6]  Приказ от 28 марта 2014 года № 29-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

    [7] Приказ от 23 октября 2014 года № 84-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

     

    [8] Приказ от 28 марта 2014 года № 29-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

     

    [9]  Приказ от 02 октября 2015 года № 53-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

    [10]         Приказ от 18 мая 2012 года № 25-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

    [11] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [12]  Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [13] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [14] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [15]            Приказ от 22 января 2014 года № 04-ОД «О внесении изменений в инструкция по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

    [16] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [17] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [18]  Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [19] Приказ от 01 июня 2016 года № 49-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [20] Приказ от 01 июня 2016 года № 49-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

     

    [21] Приказ от 01 июня 2016 года № 49-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [22] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [23]            Приказ от 22 января 2014 года № 05-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

    [24]            Приказ от 22 января 2014 года № 05-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

    [25] Абзац второй подпункта 3.2.19 пункта 3.2 раздела 3 Инструкции  изложен в редакции приказа от 13 июля 2017 года № 89-ОД;

    [26] Подпункт 3.2.19 пункта 3.2 раздела 3 Инструкции  дополнен новыми абзацами третьим и четвертым согласно приказу от 13 июля 2017 года № 89-ОД;

    [27] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [28]  Приказ от 23 октября 2015 года № 61-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

    [29] Приказ от 28 марта 2014 года № 29-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

     

    [30]            Приказ от 03 июля 2013 года № 52-ОД «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

    [31]  Приказ от 23 октября 2015 года  № 61-ОД «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

    [32]  Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [33] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [34] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга».

    [35] В редакции приказа от 10.02.2016 № 10-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга».

    [36] Приказ от 29 декабря 2015 года № 81-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

    [37] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [38] Пункт 4.2.16 подраздела 4.2 раздела 4 Инструкции изложен в редакции приказа от 15 июля 2016 года
    № 66-ОД
    ;

    [39] Абзац внесен приказом от 15 июля 2016 года № 66-ОД

    [40] Абзац введен приказом от 29 декабря 2015 года № 81-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»;

    [41] Предложение введено приказом от 29 декабря 2015 года № 81-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»;

    [42]            Приказ от 22  января 2014 года № 05-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

    [43] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга.

    [44] Абзац введен приказом от 29 декабря 2015 года № 81-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга».

    [45] Подпункт 4.3.12 пункта 4.3 раздела 4 изложен в редакции приказа от 26 апреля 2017 года № 25-ОД
    «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга».

    [46] Раздел 5 Инструкции изложен в редакции приказа от 20 мая 2016 года № 40-ОД

    [47] Подраздел 5.4 внесен в Инструкцию Приказом 14.07.2016 № 64-ОД

    [48] Раздел 6 изложен в редакции приказа от 27 апреля 2017 года № 27-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга».

     

    [49] Абзац четвертый подпункта 7.1.7 пункта 7.1 раздела 7 изложен в редакции приказа от 26 апреля 2017 года № 25-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга».

    [50]            Приказ от 23.01.2013 № 08-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

     

    [51]            Приказ от 23.01.2013 № 08-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга»

     


    Адрес: Суворовский пр., д.62, лит А., Санкт-Петербург, 191124
    Телефон: 576-65-51 Факс: 576-48-08
    E-Mail: info@spbustavsud.ru
    © Уставный суд Санкт-Петербурга
    Разработка: ЗАО "КторСтудио"