ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Уставном суде
СОДЕРЖАНИЕ[1]
|
1 |
Общие положения |
|
2 |
Порядок организации документооборота в Уставном суде |
|
2.1 |
Регистрация входящих документов |
|
2.2 |
Порядок работы с документами в структурном подразделении |
|
2.3 |
Порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд |
|
2.4 |
Регистрация исходящих документов |
|
2.5 |
Особенности оформления документов, передаваемых и принимаемых по коммуникационным каналам связи |
|
2.6 |
Работа исполнителей с документами |
|
2.7 |
Порядок прохождения внутренних документов в Уставном суде |
|
3 |
Порядок подготовки и оформления документов |
|
3.1 |
Бланки документов |
|
3.2 |
Требования к оформлению реквизитов документов |
|
4. |
Виды документов Уставного суда |
|
4.1. |
Решения Уставного суда |
|
4.2. |
Приказы Уставного суда |
|
4.3. |
Протокол заседания Уставного суда |
|
4.4. |
Протокол заседания комиссии, заседания рабочей группы, протокол общего собрания |
|
4.5. |
Протоколы судебных заседаний Уставного суда |
|
4.6. |
Протокол закрытого совещания судей Уставного суда по принятию итогового решения |
|
4.7. |
Оформление расшифрованной стенограммы (стенографического отчета) судебного заседания Уставного суда |
|
4.8. |
Служебная корреспонденция |
|
5 |
Порядок подготовки и оформления документов при планировании и осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда |
|
5.1. |
Общие положения |
|
5.1.1. |
План закупок |
|
5.1.2. |
План-график |
|
5.1.3. |
Контрольная карта закупки |
|
5.1.4. |
Техническое задание |
|
5.1.5. |
Определение начальной максимальной цены контракта и цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком |
|
5.2 |
Подготовка и оформление документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда |
|
5.2.1. |
Подготовка и оформление документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда |
|
5.2.2. |
Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда |
|
5.2.3. |
Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда |
|
5.2.4. |
Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда |
|
5.3. |
Общий порядок устранения замечаний при согласовании документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда |
|
5.4. |
Приемка поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги или отдельного этапа исполнения государственного контракта (контракта) |
|
5.5. |
Учет документов, поступивших в Уставный суд |
|
6. |
Контроль исполнения документов |
|
7. |
Составление номенклатуры дел, формирование дел, группировка отдельных видов документов |
|
7.1. |
Номенклатура дел |
|
7.2. |
Формирование дел |
|
7.3. |
Группировка отдельных категорий документов |
|
8. |
Подготовка документов к последующему хранению и использованию |
|
8.1. |
Экспертиза ценности документов |
|
8.2. |
Оформление дела |
|
8.3. |
Оформление обложки дела |
|
8.4. |
Составление и оформление описей дел |
|
8.5. |
Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны |
|
8.6. |
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению |
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Уставном суде
1.2. Инструкция устанавливает порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд
Правила ведения документооборота, предусмотренные Инструкцией, распространяются на документы открытого характера. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Положения Инструкции обязательны для государственных гражданских служащих
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Уставном суде, соблюдение установленного порядка работы с документами и правил их подготовки и оформления возлагается на секретариат аппарата Уставного суда (далее – секретариат).
Методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляет секретариат.
1.5. Приказом председателя Уставного суда в каждом структурном подразделении назначается один или несколько сотрудников из числа гражданских служащих и (или) работников (далее – сотрудники), ответственных за ведение документооборота.
1.51 Ежегодно приказом председателя Уставного суда в каждом структурном подразделении назначается сотрудник (сотрудники), ответственный за формирование и хранение дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения. В этих целях начальники структурных подразделений в срок не позднее трех рабочих дней с момента получения из секретариата номенклатуры дел структурного подразделения, подготовленной в порядке, предусмотренном подразделом 7.1 раздела 7 Инструкции, направляют в секретариат служебные записки с предложением о назначении сотрудника (сотрудников), ответственного за формирование и хранение в структурном подразделении дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании указанных служебных записок секретариат в течение трех рабочих дней осуществляет подготовку проекта приказа о назначении сотрудников, ответственных за формирование и хранение дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения и представляет его на утверждение председателю Уставного суда.[3]
1.6. Передача официальной информации от имени Уставного суда средствам массовой информации осуществляется отделом материально-технического и информационного обеспечения аппарата Уставного суда (далее – отдел материально-технического и информационного обеспечения), а в отдельных случаях – уполномоченными лицами по поручению председателя Уставного суда.
1.7. Экземпляр Инструкции выдается судьям Уставного суда, их помощникам (советникам), начальникам структурных подразделений и сотрудникам, ответственным за ведение документооборота в структурных подразделениях.
2.1. Регистрация входящих документов
2.1.1. Прием, первоначальный учет корреспонденции, поступающей в Уставный суд, производятся централизованно в секретариате.
2.1.2. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в Уставный суд, получает сотрудник секретариата в отделении связи по доверенности и передает их по назначению под расписку.
2.1.3. Подлежат обязательной передаче в секретариат все официальные документы, полученные сотрудниками Уставного суда от должностных лиц органов государственной власти, органов местного самоуправления и других организаций (например, при выездах в командировку и т. д.).
2.1.5. Корреспонденция, адресованная Уставному суду, судьям Уставного суда, руководителям структурных подразделений, сотрудникам Уставного суда (кроме корреспонденции с пометкой «Лично») вскрывается в секретариате.
О поступлении корреспонденции с пометкой «Лично» адресат информируется незамедлительно. Корреспонденция с пометкой «Лично» не вскрывается сотрудником секретариата и учитывается в специальном журнале (приложение № 1 к Инструкции) по реквизитам, указанным на конверте, после чего передается под подпись адресатам. Указанная корреспонденция после прочтения адресатами, в случае если в ней не содержится личной информации, а ставятся вопросы, требующие официального ответа Уставного суда, направляется на регистрацию в секретариат[4].
2.1.6. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. При отсутствии документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт (приложение № 1-1 к Инструкции) в двух экземплярах. Первый экземпляр акта направляется письмом c уведомлением о вручении отправителю, второй экземпляр остается в секретариате.
2.1.7. Регистрации подлежат все поступающие и отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, служебные письма и т. д.). Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Уставном суде, приведен в приложении № 2 к Инструкции.
2.1.8. Сотрудники секретариата регистрируют поступивший в Уставный суд документ в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда (приложение № 3 к Инструкции) в день поступления и проставляют на документе штамп с указанием входящего номера, даты регистрации и количества листов.
2.1.9. Прошедшая регистрацию корреспонденция, поступившая в Уставный суд, передается председателю Уставного суда.
2.1.10. Председатель Уставного суда дает исполнителям поручение, оформленное в виде резолюции на документе, либо на бланке для резолюции (приложение № 4 к Инструкции). В случае, когда исполнителей несколько, ответственным исполнителем является сотрудник, указанный в резолюции первым, если не оговорено иное.
Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Уставного суда делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).
2.1.11. Документы с резолюцией председателя Уставного суда возвращаются в секретариат для их дальнейшей передачи исполнителю (исполнителям) под расписку (подпись) в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда. Передача входящих в Уставный суд документов осуществляется через сотрудников секретариата. Документы, направляемые нескольким структурным подразделениям, передаются им одновременно в копиях согласно резолюции председателя Уставного суда. Подлинник передается ответственному исполнителю.
2.1.12. Внутренняя документация (служебная переписка) структурного подразделения регистрируется в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписки) структурного подразделения (приложение № 5 к Инструкции) сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в структурном подразделении, и хранится в соответствующих структурных подразделениях.
Поступление и движение документов, направляемых в структурные подразделения согласно резолюции (поручению) председателя Уставного суда, в целях контроля их исполнения, фиксируется в журнале учета поступления и движения документов в структурном подразделении (приложение № 5-1 к Инструкции), который ведется сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в структурном подразделении, и хранится в соответствующих структурных подразделениях.[5]
2.1.15. Поступившие в Уставный суд заявки на участие в процедуре осуществления закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда регистрируются секретариатом в журнале регистрации заявок на участие в процедуре осуществления закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда
2.1.16. Обращение, признанное решением Уставного суда внепроцессуальным, регистрируется секретариатом в журнале регистрации внепроцессуальных обращений (приложение № 6-1 к Инструкции) и передается в отдел материально-технического и информационного обеспечения для размещения на официальном сайте Уставного суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»[7].
2.2. Порядок работы с документами в структурном подразделении
2.2.1. Корреспонденция (документация) получается и отправляется через секретариат, регистрируется, доводится до сведения начальников соответствующих структурных подразделений и хранится сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в этих подразделениях.
Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, обеспечение сохранности служебных документов, контроль их исполнения возлагается на начальников соответствующих структурных подразделений.
2.2.2. Непосредственное ведение документооборота в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, ответственных за ведение документооборота.
В их обязанности входят:
- получение всех поступающих в структурное подразделение документов, и их регистрация в соответствующем журнале (приложения № 5, 5-1 к Инструкции);
- передача всех поступивших в структурное подразделение документов на рассмотрение начальнику структурного подразделения и после получения резолюции – исполнителю в день поступления документа с фиксацией в соответствующем журнале (приложения № 5, 5-1 к Инструкции);
- передача поступивших в структурное подразделение документов в день их поступления исполнителю (в случае отсутствия начальника структурного подразделения) с фиксацией в соответствующем журнале (приложения № 5, 5-1 к Инструкции);
- регистрация исходящих документов структурного подразделения в соответствующем журнале (приложения № 5, 5-1 к Инструкции);
- передача исходящих документов судьям Уставного суда, советникам и помощникам судей Уставного суда, а также в иные структурные подразделения с фиксацией в соответствующем журнале (приложения № 5, 5-1 к Инструкции);
- контроль за сроками исполнения документов в структурном подразделении, еженедельное информирование начальника структурного подразделения о состоянии работы с документами в структурном подразделении;
- составление номенклатуры дел структурного подразделения в соответствии с подразделом 7.1 раздела 7 Инструкции;
- оформление сформированных дел и их хранение в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.[8]
2.2.3. При увольнении, перемещении, а также назначении в структурном подразделении иного сотрудника, ответственного за ведение документооборота, все сформированные дела, находящиеся на хранении в структурном подразделении, передаются сотрудником, ответственным за ведение документооборота в структурном подразделении, по акту начальнику соответствующего структурного подразделения или иному сотруднику, назначенному ответственным за ведение документооборота.
При увольнении, перемещении, а также назначении в структурном подразделении иного сотрудника (сотрудников), ответственного за формирование и хранение дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, все формирующиеся дела, находящиеся на хранении в структурном подразделении, передаются сотрудником (сотрудниками), ответственным за формирование и хранение дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, по акту начальнику соответствующего структурного подразделения или иному сотруднику (сотрудникам), назначенному ответственным за их формирование и хранение.
При увольнении, перемещении сотрудник структурного подразделения передает находящиеся на его исполнении документы начальнику структурного подразделения с фиксацией передачи в соответствующем в журнале (приложения № 5, № 5-1 к Инструкции).[9]
2.2.4. Исключен[10].
2.3. Порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд, прохождение судебного дела
2.3.1. Обращения в форме запроса или жалобы, зарегистрированные в секретариате в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда, в день поступления направляются председателю Уставного суда и всем судьям Уставного суда.
2.3.2. На основании резолюции председателя Уставного суда о проведении предварительного изучения обращения судьей (судьями) Уставного суда секретариат готовит проект соответствующего поручения и после его подписания регистрирует обращение в журнале регистрации обращений в Уставный суд (приложение № 7 к Инструкции) с присвоением номера судебного дела. Судье (судьям) Уставного суда, которому(-ым) поручено предварительное изучение обращения, передается второй экземпляр обращения со всеми приложениями и копией поручения на предварительное изучение обращения под подпись в журнале регистрации обращений в Уставный суд.
2.3.3. Нумерация судебных дел, находящихся на рассмотрении Уставного суда, производится в пределах каждого календарного года. Номер судебного дела состоит из пяти цифр, разделенных косой чертой – XXX/GG, где:
XXX – порядковый номер судебного дела по журналу регистрации обращений в Уставный суд в пределах календарного (текущего) года,
GG – последние две цифры календарного (текущего) года. Например:
№ 020/13
Судебные дела, не рассмотренные Уставным судом в календарном (текущем) году, по завершении календарного (текущего) года подлежат перерегистрации в журнале регистрации обращений в Уставный суд с присвоением нового регистрационного номера в порядке, установленном положениями абзаца первого настоящего пункта. В этом случае в журнале регистрации обращений в Уставный суд в графе «№ дела до перерегистрации» делается отметка о номере (номерах) судебного дела до перерегистрации.
Вновь поступившие судебные дела регистрируются после перерегистрации судебных дел, не рассмотренных в предыдущем календарном году. При этом нумерация судебных дел, поступивших в новом календарном году, начинается не с первого номера, а с того, который является очередным после перерегистрации судебных дел, не рассмотренных в предыдущем календарном году.[11] Например:
|
№ п/п |
№ дела |
Дата поступления обращения |
№ дела до перере-гистрации |
Органы, лица, обратив-шиеся в Уставный суд С-Пб[12] |
Содержание обращения |
Судья, осуществляющий предварительное изучение обращения. Судья, осуществляющий подготовку дела к рассмотрению (Ф. И. О., подпись) |
Судья-докладчик (Ф. И. О., подпись) |
Решение по делу |
|
1. |
001/13 |
22.09.2011 |
021/11 005/12
|
|
|
|
|
|
|
2. |
002/13 |
11.01.2013 |
|
|
|
|
|
|
|
3. |
003/13 |
11.06.2013 |
|
|
|
|
|
|
|
2014 год |
||||||||
|
1. |
001/14 |
11.06.2013 |
003/13
|
|
|
|
|
|
|
2. |
002/14 |
11.01.2014 |
|
|
|
|
|
|
2.3.4. Копия обращения со всеми приложениями передается в правовое управление аппарата Уставного суда (далее – правовое управление).
2.3.5. Информация о назначении судьи (судей) Уставного суда, осуществляющего (-их) предварительное изучение обращения, вносится в регистрационно-контрольную карточку (приложение № 8 к Инструкции). При формировании судебного дела сотрудник секретариата ведет по установленной форме в регистрационно-контрольной карточке последовательные хронологические записи о процессуальных и иных действиях, связанных с рассмотрением судебного дела.
2.3.6. В регистрационно-контрольную карточку сотрудником секретариата вносятся следующие данные: номер судебного дела; полное наименование субъекта обращения (полное название органа либо фамилия, имя, отчество гражданина, адрес); регистрационный номер обращения и дата его поступления в Уставный суд; исходящий номер и дата обращения; содержание обращения; фамилия, инициалы судьи (судей) Уставного суда, осуществляющего (-их) предварительное изучение обращения; фамилия, инициалы судьи (судей) Уставного суда, осуществляющего (-их) подготовку дела к рассмотрению; фамилия, инициалы (судей) докладчика(-ов); принятые Уставным судом определения по данному делу; даты судебных заседаний Уставного суда; справки и иные материалы; фамилия, инициалы приглашенных свидетелей, специалистов; даты протоколов судебных заседаний Уставного суда, дата протокола закрытого совещания судей Уставного суда, решения Уставного суда (постановление, определение о прекращении производства по делу, определение об отказе в принятии обращения к рассмотрению), особого(-ых) мнения(-ий) судьи (судей) Уставного суда, дата окончания рассмотрения дела, сведения о перерегистрации и др.[13]
2.3.7. По завершении календарного года после перерегистрации судебных дел в журнале регистрации обращений в Уставный суд в регистрационно-контрольную карточку соответствующего дела в строку “Сведения о перерегистрации” вносятся сведения о вновь присвоенном номере судебного дела, а также заводится (заполняется) новая регистрационно-контрольная карточка в картотеке календарного (текущего) года с указанием в строке “Сведения о перерегистрации” информации о ранее присвоенных номерах по данному делу (в случае их наличия).
В начале каждого календарного года после перерегистрации судебных дел секретариат уведомляет о проведенной перерегистрации судебных дел участников процесса по соответствующему делу, а в случае участия в рассмотрении соответствующего дела представителя прокуратуры Санкт‑Петербурга также уведомляет прокурора Санкт‑Петербурга.[14]
2.3.8. После регистрации обращения в журнале регистрации обращений в Уставный суд в секретариате сотрудник секретариата подшивает в 4 прокола в папку-скоросшиватель из жесткого картона опись документов, находящихся в деле №___ (приложение № 9 к Инструкции), обращение и прилагаемые к нему документы, обеспечивая возможность свободного чтения текста всех документов, виз и резолюций на них, и оформляет обложку.[15]
При использовании средств аудиозаписи и иных технических средств для фиксирования хода судебного заседания Уставного суда электронные носители информации (диск CD-R, DVD) подшиваются в судебное дело в упакованном виде (конверт).
На лицевой стороне конверта справа вверху сотрудником секретариата делается запись:
Аудиозапись судебного заседания Уставного суда
по делу № _____/_____
Дата (даты) ведения аудиозаписи:
___.__________20___года;
___.__________20___года;
___.__________20___года.
Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.[16]
2.3.81. Обложка судебного дела состоит из следующих реквизитов:
наименование органа государственной власти
номер дела;
заголовок дела, который должен соответствовать наименованию обращения (запроса или жалобы) в Уставный суд (заголовок судебного дела может уточняться в процессе формирования и оформления судебного дела);
наименование органа или фамилия и инициалы лица, направивших в Уставный суд обращение о соответствии законов
фамилия и инициалы судьи, осуществляющего предварительное изучение обращения (в случае если Уставным судом принято решение об отказе в принятии обращения к рассмотрению), или судьи-докладчика (в случае если Уставным судом принято решение о принятии обращения к рассмотрению);
число, месяц, год начала дела;
число, месяц и год окончания дела;
количество листов дела;
срок хранения дела;
На обложке заведенного дела размещаются реквизиты, указанные в абзацах втором – седьмом пункта 2.3.81 подраздела 2.3 раздела 2 Инструкции. Датой начала судебного дела является дата регистрации обращения в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда и журнале регистрации обращений в Уставный суд.
Судебное дело формируется по мере поступления документов в Уставный суд, проведения судебных заседаний, совершения процессуальных действий и принятия решений Уставным судом.
Документы помещаются в формируемое судебное дело непосредственно после из поступления в Уставный суд, совершения процессуального действия, принятия решения Уставным судом. При этом документы подшиваются в формируемое судебное дело сотрудником секретариата способом, указанным в пункте 2.3.8 подраздела 2.3 раздела 2 Инструкции.
Документы, в приобщении которых было отказано решением Уставного суда, подлежат возврату лицу, заявившему ходатайство об их приобщении.
Датой окончания судебного дела является дата принятия решения Уставным судом (постановления, определения о прекращении производства по делу, определения об отказе в принятии обращения к рассмотрению).[17]
2.3.9. Секретариат ведет реестр дел, находящихся в производстве Уставного суда
Секретариат осуществляет документационное обеспечение заседаний Уставного суда.[19]
2.3.10. Секретариат не позднее, чем за пять дней до начала заседания Уставного суда направляет участникам процесса уведомление о времени и месте заседания Уставного суда, а также необходимые материалы, перечень которых определяется заместителем председателя Уставного суда.[20]
2.3.11. Исключен[21]
2.3.12. Исключен[22]
2.3.13. С целью размещения итоговых решений Уставного суда, определений о прекращении производства по делу, определений об отказе в принятии обращения к рассмотрению в информационных правовых базах, секретариат в течение двух рабочих дней после дня их подписания рассылает заверенные заместителем председателя Уставного суда копии указанных решений Уставного суда в организации, с которыми Уставным судом заключены соответствующие договоры.[23]
2.3.14. Стороны, заявители, их представители, а также иные участники процесса вправе знакомиться с материалами судебного дела в порядке, предусмотренном Законом
2.3.15. В процессе ознакомления с материалами судебного дела участники процесса вправе делать выписки, а также снимать копии с имеющихся в деле документов, используя для этого собственные технические средства (фотоаппаратура, копировально-множительная техника). Снятые участниками процесса копии с документов дела Уставным судом не заверяются.
Изготовление и выдача копий аудиозаписи (видеозаписи) судебного заседания Уставного суда осуществляется сотрудником секретариата на основании письменного заявления участников процесса в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления. Отметка о получении копии аудиозаписи (видеозаписи) производится лицом, по заявлению которого изготовлена копия, непосредственно на заявлении путем внесения соответствующей записи с указанием даты и проставления подписи.
Для изготовления копии аудиозаписи (видеозаписи) лицо, подавшее заявление, представляет в Уставный суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск
CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в Уставном суде). Предоставленные в Уставный суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. Копии аудиозаписи (видеозаписи) судебного заседания Уставного суда Уставным судом не заверяются.
Запись об ознакомлении участников процесса с материалами судебного дела, производится в карточке выдачи дел для ознакомления (приложение № 13 к Инструкции). Учет выдачи дел сотрудникам Уставного суда производится в журнале выдачи дел (приложение № 14 к Инструкции).[25]
2.3.16. Изъятие документов из судебных дел не допускается. В исключительных случаях по письменному заявлению стороны по делу, заявителя по делу, их представителей и по письменному разрешению председателя Уставного суда или заместителя председателя Уставного суда из дела может быть выдан подлинник документа с заменой его заверенной заместителем председателя Уставного суда копией. На копии документа расписывается лицо, получившее документ, и делается отметка о дате его выдачи.[26]
2.3.17. Решение на передачу судебных дел на архивное хранение в секретариат принимает постоянно действующая экспертная комиссия Уставного суда.[27]
2.4. Регистрация исходящих документов
2.4.1. Все отправляемые документы в обязательном порядке регистрируются в секретариате. Выдаваемые в Уставном суде справки регистрируются в журнале регистрации справок, выдаваемых Уставным судом (приложение № 15 к Инструкции); доверенности, выдаваемые в Уставном суде, регистрируются в журнале регистрации доверенностей, выдаваемых Уставным судом (приложение № 16 к Инструкции); иная исходящая документация регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда (приложение № 17 к Инструкции). Копии справок и доверенностей хранятся в соответствующих структурных подразделениях, подготовивших данные документы.
Доверенности на получение товарно-материальных ценностей регистрируются в финансово-экономическом отделе аппарата Уставного суда (далее – финансово-экономический отдел) в журнале учета выданных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (приложение № 18 к Инструкции).
Регистрация исходящих документов производится в день их подписания. Не прошедший регистрацию документ не подлежит отправке. Решения Уставного суда регистрации не подлежат.
На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ, без докладных и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями в процессе подготовки документа.
2.4.2. Документы на отправку принимаются сотрудником секретариата с приложением почтового адреса. Полученные документы отправляются секретариатом ежедневно, срочные – немедленно.
2.4.3. Документы на отправку упаковываются в конверты, оформляются в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи и сдаются в отделение связи. Сотрудник секретариата перед упаковкой документов в конверты проверяет правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направляемые по рассылке нескольким адресатам, принимаются секретариатом только в готовом виде (размноженные и скрепленные по экземплярам).[28]
2.5. Особенности оформления документов, передаваемых и принимаемых по коммуникационным каналам связи
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов документов организациям (от организаций).
- запрещается передавать служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;
- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;
- ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего структурного подразделения.
Документ, принятый по каналам факсимильной связи, учитывается в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «факсограмма». Подлежащий отправке по каналам факсимильной связи документ учитывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «факсограмма». Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно.
Подлинник документа после его передачи по факсимильной связи возвращается исполнителю с отметкой о времени его передачи. Отметка об отправке документа по каналам факсимильной связи делается также на втором экземпляре подлинника документа.
Отметка об отправке документа по каналам факсимильной связи должна содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество лица, передавшего документ по телефаксу, дата и время передачи, фамилия, имя, отчество лица, принявшего документ по телефаксу.
2.5.2. Телефонограмма.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Принятая телефонограмма регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «телефонограмма». Подлежащая отправке телефонограмма регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «телефонограмма». Поступившие телефонограммы передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно.
Обязательные реквизиты телефонограммы – исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, наименование должности, фамилия, имя, отчество и подпись лица, отправившего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы, наименование должности, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму.
Телефонограмму следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на заседания, совещания и т. д.).
Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее регистрации.
Телефонограмма оформляется по форме согласно приложению № 19 к Инструкции.
2.5.3. Телеграмма.
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне листа. Телеграмма оформляется по форме согласно приложению № 20 к Инструкции.
Телеграмма содержит следующие реквизиты: указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; полный или условный телефонный адрес получателя; текст – содержание телеграммы; подпись.
Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.
Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только фамилия и инициалы, если телеграмма адресуется частному лицу.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию, печататься без переноса слов, без вставок и исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы. Текст телеграммы не должен заканчивается цифрой.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и содержит полное наименование должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой в левом нижнем углу телеграммы оформляются подписи с указанием должности, фамилии и инициалов: начальника структурного подразделения, ответственного за составление текста телеграммы, сотрудника, составившего текст, сотрудника, отправившего телеграмму. Проставляется дата и время отправки телеграммы.
Телеграммы отправляются сотрудниками отдела материально-технического и информационного обеспечения после их визирования, подписания, датирования и регистрации с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».
2.5.4. Электронная почта.
Передаваемые с помощью электронной почты официальные сообщения могут передаваться только с официальных адресов электронной почты Уставного суда. Обязательно имеют оригинал исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные Инструкцией.
На документ, полученный по электронной почте, распространяются правила документирования, как на входящий документ. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Далее полученный документ регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда и передается в соответствии с правилами организации документооборота.
При регистрации документа, направленного или принятого по электронной почте, делаются отметки о способе получения (электронная почта), электронном адресе отправителя, дате отправления.
Документы справочно-информационного и технического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.
Ответственность за информацию, переданную по электронной почте, несут:
официальный адрес – начальник структурного подразделения, владелец официального адреса; информационный адрес – лицо, отправившее электронное письмо.
2.6. Работа исполнителей с документами
2.6.1. Исполнитель получает документы в день проставления резолюции председателя Уставного суда или на следующий день.
2.6.2. Начальники структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов начальник структурного подразделения определяет документы, требующие срочного исполнения.
2.6.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Уставного суда, заместителю председателя Уставного суда, начальнику структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.[29]
2.6.4. Исполненные документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника структурного подразделения, соисполнителей и сотрудника секретариата). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке. На исходящем письме (подлиннике и копии) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.
2.6.5. Исполненные документы представляются на подпись исполнителями.
При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя председателя Уставного суда докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.
Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми исполнителями документа, указанными в поручении.
Начальник структурного подразделения информирует по факту утраты документа председателя Уставного суда. По решению председателя Уставного суда может проводиться служебная проверка в порядке, установленном положениями законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации и
2.7. Порядок прохождения внутренних документов в Уставном суде
2.7.1. К внутренним документам в Уставном суде относятся докладные, служебные записки, справки по вопросам деятельности Уставного суда, заключения и справки по вопросам, связанным с рассмотрением обращений в Уставном суде, справочные и иные материалы (информационные записки), представляемые председателю Уставного суда, заместителю председателя Уставного суда, судьям Уставного суда, а также начальникам структурных подразделений, документы, оформляемые при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Уставного суда.[30]
2.7.2. Внутренние документы, подготавливаемые структурными подразделениями, оформляются на бланке структурного подразделения (приложение № 21 к Инструкции), за исключением документов, оформляемых при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Уставного суда, в соответствии с требованиями, установленными положениями раздела 5 Инструкции.[31]
2.7.3. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение документооборота, или непосредственно исполнителем документа. Документы передаются (принимаются) с соответствующей отметкой в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписке) структурного подразделения, а документы, оформляемые при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Уставного суда – с фиксацией даты передачи (приема) в контрольной карте закупки.[32]
Передача внутренних документов для председателя Уставного суда, заместителя председателя Уставного суда, судей Уставного суда осуществляется им непосредственно или через их помощников (советников).[33]
2.7.4. Заявления гражданских служащих и работников о предоставлении отпуска, о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией направляются председателю Уставного суда после визирования указанных заявлений начальником отдела кадров аппарата Уставного суда (далее – отдел кадров) и непосредственным руководителем сотрудника (начальником соответствующего структурного подразделения или соответствующим судьей Уставного суда).
3. Порядок подготовки и оформления документов
Документы в Уставном суде создаются при помощи средств компьютерной техники. Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т. п.) допускается писать от руки.
Текст документа печатается шрифтом Times New Roman, размером № 12, 13 или 14 через 1-1,5 межстрочных интервала. Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. При составлении таблиц шрифтом размера менее № 12 допускается использование шрифта Arial. Текст документа выравнивается по ширине листа (по граница левого и правого полей документа). При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа. Допускается создание документа на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.[34]
3.1. Бланки документов
Бланки документов должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также в соответствии с Инструкцией.[35]
Бланки должны иметь поля (не менее): левое – 3 см; правое – 1,5 см; верхнее –2 см, нижнее – 2 см.
3.1.2. В Уставном суде устанавливаются следующие виды бланков:
- бланк постановления (приложение № 22 к Инструкции);
- бланк определения (приложение № 23 к Инструкции);
- общий бланк (приложение № 24 к Инструкции);
- бланки писем: продольный (приложение № 25 к Инструкции), угловой (приложение
№ 26 к Инструкции);
- бланк приказа (приложение № 27 к Инструкции);
- бланк для резолюции (приложение № 4 к Инструкции);
- бланк структурного подразделения (приложение № 21 к Инструкции).[36]
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме документов, изготавливаемых на бланках, указанных в абзацах втором, третьем, пятом - седьмом настоящего пункта.
3.1.3. Бланки с цветным изображением герба субъекта Российской Федерации - города федерального значения
Устанавливаются следующие размеры изображения герба
На бланках документов, изготавливаемых типографским способом, текст реквизитов печатается черным цветом. Бланки документов заказываются отделом материально-технического и информационного обеспечения, учитываются и хранятся в отделе материально-технического и информационного обеспечения. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.4. Бланки с воспроизведением герба
3.1.5. Бланки с воспроизведением герба
3.1.6. Контроль за хранением и использованием бланков с воспроизведением герба
3.1.7. Испорченные бланки с воспроизведением герба
3.2. Требования к оформлению реквизитов документов
Состав и расположение реквизитов документа Уставного суда приведены в приложениях № 30[38], № 31[39], № 32[40] к Инструкции. Состав реквизитов зависит от документа и в процессе подготовки и оформления документа может быть дополнен недостающими реквизитами. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не должна превышать 7,5 см, а при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.[41]
На бланках документов, подготавливаемых в Уставном суде, воспроизводится герб
На бланках Уставного суда изображение герба
3.2.3. Пункт исключен.[43]
3.2.4. Пункт исключен.[44]
3.2.5. Код формы документа.
Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД).
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов:
- распорядительная документация;
- банковская документация;
- финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
- отчетно-статистическая документация;
- учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;
- документация по труду;
- документация Пенсионного фонда Российской Федерации.
3.2.6. Наименование организации.
Наименование Уставного суда на бланке указывается в точном соответствии с Уставом
3.2.7. Справочные данные об организации.
Справочные данные об Уставном суде включают: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.[45]
3.2.8. Наименование вида документа.
Наименование вида документа (приказ, протокол, акт и т.д.) должно соответствовать содержанию документируемого действия. В письме наименование вида документа не указывается.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 05 июня 2010 года следует оформлять: 05.06.2010. В текстах писем, распорядительных, финансовых документов, протоколов, актов, контрактов, договоров, решений дата оформляется словесно-цифровым способом: 05 июня 2010 года. Не допускается использование кавычек в написании даты.
Место проставления даты документа зависит от бланка и вида документа.
Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
3.2.10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер входящего, исходящего документа состоит из кода регистрируемого документа (приложение № 33 к Инструкции) и его порядкового номера. Регистрационный номер исходящего документа может дополняться индексом структурного подразделения и индексом дела по номенклатуре дел Уставного суда.
Регистрации подлежат все создающиеся в Уставном суде документы, документы, поступающие от других органов государственной власти, организаций и граждан (кроме видов документов, указанных в приложении № 2 Инструкции). Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
Регистрационный номер справки, доверенности состоит из кода регистрируемого документа, порядкового номера и индекса структурного подразделения. Например, 03/12-06 означает: 03 – код регистрируемого документа (справка), 12 – порядковый номер, 06 – индекс отдела кадров по номенклатуре дел Уставного суда.
Регистрационный номер документа структурного подразделения состоит из порядкового номера документа и индекса структурного подразделения по номенклатуре дел Уставного суда. Например, № 12-02 означает: 12 – порядковый номер, 02 - индекс секретариата по номенклатуре дел Уставного суда. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого структурного подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: № 13-03/18-04.
3.2.11. Ссылка на регистрационный номер.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа является обязательной и включает в себя номер и дату документа, на который дается ответ. Например: на № 108 от 08.10.2005.
3.2.12. Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывают в протоколах заседаний рабочих групп (рабочих комиссий) Уставного суда, в итоговых решениях Уставного суда.
3.2.13. Адресат.[46]
Адресат используется при оформлении писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (про продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю. Допускается выделение реквизита «адресат» шрифтом более яркой насыщенности.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Например:
Председателю Законодательного Собрания
(фамилия, инициалы)
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Например:
Федеральное архивное агентство
или
Росархив
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:
Законодательное Собрание
Комитет по законодательству
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:
Законодательное Собрание
Председателю Комитета по законодательству
(фамилия, инициалы)
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Например:
г-ну Фамилия И.О.
или
г-же Фамилия И.О.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:
Председателям
верховных судов республик,
краевых и областных судов,
судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов
или
Руководителям управлений
Росархива
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Председателям
верховных судов республик,
краевых и областных судов,
судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов
(по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234. Например:
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Почтовый адрес не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти.
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес. Например:
Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости указывается электронный адрес (номер телефона/факса).
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции. Например:
Иванову И.А.
Петрову Н.В.
Прошу подготовить проект
договора к 01.05.2011
Личная подпись (расшифровка подписи)
Дата
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Резолюция может оформляться на документе или на бланке для резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.2.15. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии; карточка (чего?) учета движения документа и т. п. Письма Уставного суда заголовков не имеют.
Допускается выделение заголовка к тексту шрифтом более яркой насыщенности.[47]
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом «Контроль» и проставляетсяна верхнем поле документа.[48]
3.2.17. Текст документа.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Текст документа состоит из абзацев. Абзацы – логически завершенные отрывки текста, отделенные друг от друга красной строкой. Под красной строкой (абзацным отступом) понимается первая строка абзаца, которая печатается на расстоянии 1,25 см от границы левого поля.[49]
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (вводной, констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.[50]
Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Интервал: между буквами в словах – обычный; между словами – один пробел. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.[51]
Допускается выделение отдельных фрагментов текста шрифтом более яркой насыщенности.[52]
3.2.18. Оформление приложений к документу.
Отметку о наличии названного в тексте приложения к письму оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Приложение имеет самостоятельную нумерацию листов (номер проставляется со второго листа).
Если приложение не названо в тексте письма, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №), например:
Приложение:
1. Инструкция по делопроизводству на 25 л. в 1 экз.
2. Приказ Уставного суда
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.
Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14 июня 1998 года № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 5 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
Если приложением к письму является обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-носитель и др.) на вкладыш (конверт), в который помещается носитель, наносятся наименование документов, записанных на носитель, имена файлов. Приложение оформляется следующим образом:
Приложение: СD в 1 экз.[53]
Документы, направляемые гражданам, в органы государственной власти, органы местного самоуправления, образованные на территории
Заместитель председателя Уставного суда подписывает документы, направляемые гражданам, в органы государственной власти, органы местного самоуправления, образованные на территории
В случае отсутствия председателя Уставного суда, заместителя председателя Уставного суда документы, направляемые гражданам, в органы государственной власти, органы местного самоуправления, образованные на территории
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке Уставного суда, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке Уставного суда); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Председатель Уставного суда
или на бланке:
Председатель личная подпись (инициалы, фамилия)
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Председатель Уставного суда
Заместитель председателя Уставного суда
или на бланке:
Председатель (инициалы, фамилия)
Заместитель председателя (инициалы, фамилия)[56]
При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают одну под другой в алфавитном порядке.
В документах, подготовленных комиссией (рабочей группой), указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии (рабочей группы), например:
Председатель комиссии Личная подпись (инициалы, фамилия)
Секретарь комиссии Личная подпись (инициалы, фамилия)
Члены комиссии Личная подпись (инициалы, фамилия)
Личная подпись (инициалы, фамилия)
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При оформлении документов не допускается отрывать реквизит «Подпись» от текста документа и печатать на отдельном листе. Если подпись не умещается на листе после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносятся вместе с подписью на следующий лист посредством увеличения или уменьшения (по необходимости) количества установленных настоящей Инструкцией межстрочных интервалов применительно ко всему документу и (или) изменения размера нижнего поля документа.[57]
Допускается выделение реквизита «подпись» шрифтом более яркой насыщенности.
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.
При подписании документа электронной подписью отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.
Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере, не должны перекрываться или накладываться друг на друга, не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.
Порядок использования в Уставном суде электронных подписей установлен приказом Уставного суда.[58]
3.2.20. Общий порядок внутреннего согласования документа.
Внутреннее согласование документа производится с теми структурными подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансово-экономическим отделом (главным бухгалтером). Внутреннее согласование документа в обязательном порядке производится с правовым управлением. Правовое управление согласует проект документа последним.
Процедуру внутреннего согласования проекта документа осуществляет сотрудник структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
Согласование оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) обязательна. Например:
Начальник финансово-экономического
отдела аппарата
Уставного суда
(дата)
Замечания к документу, при их наличии, излагают на отдельном листе, подписывают с указанием должности, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты подписания и прилагают к документу, при этом виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник финансово-экономического
отдела аппарата
Уставного суда
(дата). [59]
Визы проставляют в нижней части лицевой стороны документа на экземпляре Уставного суда.
Документы, представляемые председателю Уставного суда во исполнение его поручения, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении.
Общий порядок внутреннего согласования документа применяется, если Инструкцией не предусмотрен иной порядок согласования.
3.2.21. Печать Уставного суда.
Оттиск печати Уставного суда проставляется на документах Уставного суда в соответствии с Положением о порядке изготовления, приема, использования, хранения и уничтожения печатей Уставного суда
3.2.22. Отметка о заверении копии.
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа), оттиск печати. Например:
Верно
начальник отдела кадров аппарата
Уставного суда
(дата)
м.п.
Допускается копию документа заверять соответствующими штампами «Верно» и «Копия верна».
Если копия выдается для предоставления в другую организацию отметка о заверении копии дополняется надписью о том, что подлинный документ, с которого изготовлена копия хранится в Уставном суде, в деле № … (индекс дела по номенклатуре дел) и за какой год и заверяется печатью.
Подлинник документа хранится
в Уставном суде
в деле 02-38 за 2008 год
Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.[61]
3.2.23. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа, номер его телефона и может быть дополнена наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом. Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах), например:
Петров Иван Иванович,
Правовое управление, ведущий специалист
(812) 284-45-67
pii@spbustavsud.ru
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя. При направлении документа в органы государственной власти
3.2.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
Отправлен факс 05.05.2011
В дело № 06-39
Личная подпись
05.05.2011
или
Издан приказ от 01 апреля 2011 года № 12
«О создании рабочей группы»
В дело № 06-50
Личная подпись
12.04.2011
3.2.25. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Уставный суд проставляется от руки или в форме штампа секретариата в нижней части лицевой стороны первого листа документа. В отметку о поступлении документа входят порядковый номер, дата поступления документа в Уставный суд и количество листов. При необходимости – часы и минуты.
3.3. Сшивка документа[63]
Если документ, состоящий из двух листов и более, требуется сшить, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5 х 6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:
|
Прошнуровано, пронумеровано 6 (шесть) листов и скреплено печатью.
Начальник отдела кадров аппарата Уставного суда
Личная подпись /расшифровка подписи ___ __________ 20___год М.П. |
4. Виды документов Уставного суда
В Уставном суде создаются следующие виды документов:
- решения Уставного суда;
- приказы;
- протоколы заседаний Уставного суда, протоколы закрытых совещаний судей Уставного суда; протоколы заседаний комиссий (рабочих групп) Уставного суда, протоколы общих собраний;[64]
- письма;
- договоры, заключаемые Уставным судом;
- иные документы (внутренние документы).
4.1. Решения Уставного суда
4.1.1. Виды решений Уставного суда: постановления, определения и решения по вопросам организации деятельности Уставного суда.
Постановления, а также определения, излагаемые в виде отдельных документов, печатаются на бланках установленной формы в единственном экземпляре (подлиннике).
Бланк постановления и бланк определения изготавливаются типографским способом с воспроизведением цветного изображения герба
4.1.2. Бланк постановления включает в себя следующие реквизиты в следующей последовательности:
- герб
- наименование органа государственной власти
- слова «ИМЕНЕМ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА». Печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером № 16 более яркой насыщенности по центру страницы;
- наименование вида документа «ПОСТАНОВЛЕНИЕ». Печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером № 14 более яркой насыщенности по центру страницы;
4.1.3. Бланк определения включает в себя следующие реквизиты в следующей последовательности:
- герб
- наименование органа государственной власти
- наименование вида документа «ОПРЕДЕЛЕНИЕ». Печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером № 14 более яркой насыщенности по центру страницы.
4.1.4. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка, левое поле – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см и нижнее – не менее 2 см. При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.[65]
4.1.5. В постановлениях и определениях, принимаемых в календарном (текущем) году указывается номер судебного дела, присвоенный в данном календарном (текущем) году. При этом присвоенный(-ые) до перерегистрации номер(-а) дела, в случае его (их) наличия, не указываются.[66] Номер судебного дела в постановлениях, а также определениях, излагаемых в виде отдельных документов, печатается шрифтом Times New Roman, размером № 14 на следующей строке от наименования вида документа с выравниванием по левому краю.
Например:
Дело № 024/09
Дата и номер постановления, а также определения, излагаемого в виде отдельного документа, печатаются шрифтом Times New Roman, размером № 14 по центру страницы на расстоянии 2 межстрочных интервалов от номера судебного дела и выделяются шрифтом более яркой насыщенности.
Номер постановления состоит из номера судебного дела и индекса «П». Например:
№ 024/09-П
Номер определения, излагаемого в виде отдельного документа, состоит из номера судебного дела и порядкового номера. Например:
№ 024/09-1
Номер определения, принятого по результатам рассмотрения ходатайства о разъяснении решения Уставного суда, состоит из номера разъясняемого решения Уставного суда и индекса «Р». Например:
№ 024/09-ПР
Заголовок постановления и определения, излагаемого в виде отдельного документа, печатается шрифтом Times New Roman, размером № 14 по центру страницы на расстоянии 3 межстрочных интервалов от даты и номера указанных решений Уставного суда и выделяется шрифтом более яркой насыщенности.
Точка в конце номера судебного дела, даты, номера и заголовка постановления, определения, излагаемого в виде отдельного документа, не ставится.
4.1.6. Место принятия постановления «
4.1.7. Текст решения Уставного суда отделяется от его заголовка 3 межстрочными интервалами (текст постановления отделяется от его заголовка 4 межстрочными интервалами), печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
4.1.8. Текст решения Уставного суда печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1 межстрочный интервал.
В тексте постановлений и определений, излагаемых в виде отдельных документов, слова «УСТАНОВИЛ:», «ПОСТАНОВИЛ:», «ОПРЕДЕЛИЛ:» печатаются прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности по центру страницы и отделяются от него 2 межстрочными интервалами.
Нумерация пунктов постановлений и определений, излагаемых в виде отдельных документов, печатается шрифтом Times New Roman, размером № 14 более яркой насыщенности[67].
4.1.9. При оформлении решений Уставного суда более чем на одном листе 1-й лист печатается на бланке, все последующие – на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое поле – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, верхнее и нижнее – не менее 2 см. Листы обязательно нумеруются, начиная со второго, номер располагается вверху листа по центру на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа. При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.[68]
При оформлении решений Уставного суда не допускается отрывать реквизит «Подпись» от текста решения и печатать на отдельном листе. Если подпись не умещается на листе после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносятся вместе с подписью на следующий лист посредством увеличения или уменьшения (по необходимости) количества установленных настоящей Инструкцией межстрочных интервалов применительно ко всему документу и (или) изменения размера нижнего поля документа.[69]
4.1.10. Текст определения Уставного суда готовится, оформляется на бланке и визируется на оборотной стороне последнего листа определения Уставного суда помощником судьи Уставного суда (осуществляющего предварительное изучение обращения, осуществляющего подготовку дела к рассмотрению, судьи-докладчика), а также визируется сотрудником секретариата.[70]
4.1.11. Определение Уставного суда, оформленное в виде отдельного документа, подписывает председатель Уставного суда и судья Уставного суда (осуществляющий предварительное изучение обращения, осуществляющий подготовку дела к рассмотрению, судья-докладчик), например:
Председатель Уставного суда
Судья Уставного суда
или на бланке
Председатель (инициалы, фамилия)
Судья (инициалы, фамилия)»[71]
4.1.12. При заверении копии решения Уставного суда в правом верхнем углу документа проставляется штамп «КОПИЯ», вместо подписи судьи Уставного суда указывается слово «подпись». Копии решений Уставного суда заверяются заместителем председателя Уставного суда в соответствии с пунктами 3.2.21 и 3.2.22 подраздела 3.2 раздела 3 Инструкции. Копия решения Уставного суда должна строго соответствовать оригиналу: содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.[72]
4.1.13. С целью размещения на официальном сайте текстов итоговых решений Уставного суда, особых мнений судей Уставного суда (при их наличии), определений о прекращении производства по делу, определений об отказе в принятии обращения к рассмотрению, определений об исправлении неточностей, иных определений Уставного суда, принятых в ходе осуществления судопроизводства (по решению Уставного суда)[73], секретариат в день принятия указанных решений передает их тексты[74] в электронном виде в формате PDF в отдел материально-технического и информационного обеспечения аппарата Уставного суда
4.1.14. Секретариат:
- в течение двух рабочих дней после дня подписания постановления Уставного суда направляет заверенные копии постановления Уставного суда судьям Уставного суда, сторонам, заявителям, а также иным органам и лицам, перечисленным в Законе
- в течение двух рабочих дней после дня подписания определения о принятии обращения к рассмотрению, определения о прекращении производства по делу, определения об отказе в принятии обращения к рассмотрению направляет заверенные копии указанных решений судьям Уставного суда, сторонам и заявителям;
- в течение двух рабочих дней после дня подписания постановления Уставного суда, представления судьями Уставного суда особых мнений (мнений) направляет заверенную копию постановления, копию особого мнения (мнения) судьи Уставного суда в Центральную городскую публичную библиотеку имени В.В. Маяковского в количестве одного экземпляра;
- в течение двух рабочих дней после дня официального опубликования постановления Уставного суда, направляет экземпляр печатного издания, в котором состоялось официальное опубликование постановления Уставного суда, в Парламентскую библиотеку Российской Федерации;
- в течение двух рабочих дней после подписания постановления Уставного суда, определения о прекращении производства по делу, определения Уставного суда об отказе в принятии обращения к рассмотрению, а также представления судьями Уставного суда особых мнений и мнений направляет организациям, с которыми Уставным судом заключены договоры о сотрудничестве в области правовой информатизации, заверенные копии указанных решений, а также копии особых мнений (мнений) судей Уставного суда.[76]
4.2. Приказы Уставного суда
4.2.1. Приказы по организационным, финансово-экономическим, кадровым и иным вопросам в соответствии с пунктом 2 статьи 25 Закона
4.2.2. Приказы печатаются на бланках установленной формы. Бланки изготавливаются с помощью электронной (компьютерной) техники.
4.2.3. Приказ имеет следующие реквизиты в следующей последовательности:
- герб
- наименование органа государственной власти
- наименование вида документа – «ПРИКАЗ». Печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером № 16 более яркой насыщенности по центру страницы;
- дата и номер приказа – дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа;
- заголовок приказа;
- текст приказа;
- подпись.
4.2.4. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка, левое поле – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см и нижнее – не менее 2 см.
4.2.5. Заголовок приказа печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края бланка и выделяется шрифтом более яркой насыщенности. Заголовок печатается от границы левого поля с прописной буквы и отвечает на вопрос: о чем? (о ком?). Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
4.2.6. Текст приказа отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами, печатается от границы левого поля и выравнивается по левой и правой границам полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
4.2.7. Текст приказа и приложения к нему печатаются шрифтом Times New Roman размером № 12 через 1 межстрочный интервал.
4.2.8. Если приказ оформляется более чем на одном листе, то 1-й лист печатается на бланке, все последующие – на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, верхнее и нижнее – не менее 2 см. Листы обязательно нумеруются, начиная со второго, номер располагается вверху листа по центру на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа. При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.[78]
4.2.9. Текст приказа состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже («руководствуясь»), в родительном падеже («во исполнение»), его дата, номер и заголовок.
Преамбула приказа завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности от левой границы текстового поля и отделяется от текста приказа 2 межстрочными интервалами.
Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
При наличии пунктов и подпунктов в распорядительной части, они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
В тексте приказа все поручения даются исполнителям с указанием их должности, фамилии и инициалов, сроков исполнения.
В распорядительной части текста приказа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов Уставного суда, служебных записок должностных лиц Уставного суда, указывают их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации, наименование должности лица, его фамилию и инициалы, дату подписания и номер документа.[79]
Если приказ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Если приказ изменяет или дополняет ранее изданный документ или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части также должен содержать ссылку на изменяемый или дополняемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При наличии приложений к приказу в тексте приказа на них обязательно дается ссылка.
4.2.10. Визы согласования включают в себя наименование должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подписи об ознакомлении с приказом также включают в себя наименование должности, личные подписи, расшифровку подписей и дату ознакомления. Место расположения виз и подписей об ознакомлении с приказом – обратная сторона бланка приказа.
4.2.11. Реквизит «Подпись», размещенный на бланке, состоит из сокращенного наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например:
Председатель (инициалы, фамилия)
Заместитель председателя (инициалы, фамилия)
Если приказ размещен более чем на одном листе (т. е. второй лист бланком не является) подпись должна содержать полное наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия), например:
Председатель Уставного суда
Заместитель председателя
Уставного суда
4.2.12. Приказы подписывает председатель Уставного суда, а в его отсутствие – заместитель председателя Уставного суда. В случае отсутствия председателя Уставного суда, заместителя председателя Уставного суда издается приказ о возложении обязанностей председателя Уставного суда на одного из судей Уставного суда.[80]
4.2.13. Оформление приложений к приказу.
Приложение к приказу оформляется на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, верхнее и нижнее – не менее 2 см. При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.[81]
В приложениях помещаются тексты положений, инструкций, планов, перечней, списков, смет и так далее.
Если в тексте приказа дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу (с прописной буквы) пишется слово «Приложение», ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на приказ, дату его подписания и его номер. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита. Длина самой длинной строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:
Приложение
к приказу от 12 марта 2010 года № 12-ОД
При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:
Приложение № 1
к приказу от 01 апреля 2010 года № 15-К
4.2.14. При утверждении документа приказом гриф утверждения включает в себя: слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА или УТВЕРЖДЕНЫ – печатаются прописными буквами, без кавычек), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа и центрируется относительно самой длинной строки реквизита.
Например:
УТВЕРЖДЕНА
приказом председателя
Уставного суда
от ___ ________2010 года № 4-Ф
или
УТВЕРЖДЕНО
решением аттестационной комиссии
протокол от 12 апреля 2010 года № 17
4.2.15. Наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами (ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, СМЕТА и т. д.) и отделяется от даты и номера 4 межстрочными интервалами, заголовок печатается по центру страницы и отделяется от текста приложения 2–3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру страницы, точка в конце заголовка не ставится. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа. В приложениях и других подобных документах их основные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) следует нумеровать только арабскими цифрами.[82]
4.2.16. Подготовка проектов приказов осуществляется на основании поручений председателя Уставного суда или заместителя председателя Уставного суда, по результатам еженедельного мониторинга законодательства Российской Федерации и
Проекты приказов по основной деятельности готовят и представляют на подписание председателю Уставного суда начальники структурных подразделений, ответственных за подготовку проекта приказа.
Проекты приказов по финансово-экономическим вопросам готовятся финансово-экономическим отделом и представляются на подписание председателю Уставного суда начальником финансово-экономического отдела. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся отделом кадров и представляются на подписание председателю Уставного суда начальником отдела кадров.
Проекты приказов согласовываются в следующем порядке:
- исполнитель, подготовивший проект приказа;
- сотрудник секретариата;
- начальник структурного подразделения, подготовившего проект приказа;
- начальник финансово-экономического отдела (при необходимости);
- начальник правового управления. Проекты приказов о предоставлении, продлении или перенесении отпуска согласовывает сотрудник правового управления, которому начальником правового управления дано соответствующее поручение;
- судья Уставного суда (при необходимости).
На согласование проекта приказа каждому структурному подразделению предоставляется не более 2 рабочих дней. В целях оперативного согласования проект приказа может быть одновременно направлен всем структурным подразделениям, участвующим в согласовании.[83]
Визы проставляются на обратной стороне последнего листа проекта приказа.
4.2.17. Подготовка проекта приказа может быть возложена по поручению председателя Уставного суда на иных лиц Уставного суда либо на несколько структурных подразделений с учетом направлений их деятельности. При этом организация подготовки проекта приказа возлагается на сотрудника или исполнителя, который в поручении указан первым, или на структурное подразделение, начальник которого в поручении указан первым, или на лицо, которое назначено ответственным.
Указанные в поручении структурные подразделения обязаны при необходимости обеспечить выделение сотрудников для участия в подготовке проекта приказа и своевременно представить предложения, необходимые документы, справки, расчеты и иные материалы.
4.2.18. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование, хранение оснований и сопутствующих документов в течение трех лет возлагается на начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
4.2.19. Контроль за правильностью оформления приказов осуществляется секретариатом.
Структурные подразделения, ответственные за подготовку и согласование проектов приказов, имеющих нормативный характер, еженедельно, не позднее последнего рабочего дня текущей недели предоставляют в секретариат информацию о подготавливаемых и согласуемых соответствующим структурным подразделением, проектов приказов, в том числе планируемых сроках их подготовки и стадии согласования.[84]
4.2.20. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту приказа. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера (выходящие за рамки редакционных), то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
4.2.21. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись, при необходимости со справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, его обоснование, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект приказа и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
4.2.22. Подписанные председателем Уставного суда приказы по финансово-экономическим вопросам индивидуального характера передаются для регистрации в финансово-экономический отдел, приказы по кадровым вопросам индивидуального характера – в отдел кадров, а все остальные приказы передаются для регистрации в секретариат.
4.2.23. Не допускается визирование и подписание приказов, на которых обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности). Приказ должен быть завизирован и подписан подлинной подписью с указанием фактически занимаемой должности и фамилии подписавшего. Факсимильные подписи и визы не допускаются.
4.2.24. После подписания председателем Уставного суда приказы по основной деятельности, по финансово-экономическим вопросам и по кадровым вопросам нумеруются отдельно, валовой порядковой нумерацией в пределах календарного года. К номеру приказов по основной деятельности Уставного суда прибавляются через дефис буквы «ОД», к номеру приказа по финансово-экономическим вопросам через дефис прибавляется буква «Ф», к номеру приказа по кадровым вопросам через дефис прибавляется буква «К». Приказы о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска, о продлении или перенесении отпуска, о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нумеруются без буквы «К». К номеру приказа о командировании сотрудника Уставного суда через дефис прибавляются буквы «СК».
4.2.25. Регистрация и хранение приказов по основной деятельности, рассылка копий и ознакомление с данными приказами осуществляются секретариатом. Копии приказов направляются исполнителям в соответствии со списком рассылки, который составляется сотрудником, подготовившим проект приказа.
Регистрация и хранение приказов по финансово-экономическим вопросам, рассылка копий и ознакомление с данными приказами осуществляются финансово-экономическим отделом.
Регистрация и хранение приказов по кадровым вопросам, приказов об отпусках, приказов о командировании, рассылка копий и ознакомление с данными приказами осуществляются отделом кадров.
Приказы регистрируются соответствующим структурным подразделением в журналах регистрации приказов по форме:[85]
|
№ приказа |
Дата издания приказа |
Заголовок приказа |
Информация о поступлении в дело (номенклатура Уставного суда от __ № ___, индекс дела)
|
|
|
|
|
|
После регистрации приказов соответствующим структурным подразделением аппарата Уставного суда, копии приказов Уставного суда, имеющих нормативный характер, в электронном виде в формате Adobe PDF направляются в течение двух рабочих дней в секретариат, для размещения в директории “Приказы Уставного суда
4.2.26. Оформление документов при приеме на работу, поступлении на государственную гражданскую службу
4.2.27. Копии приказов по основной деятельности направляются в соответствии с рассылкой и судьям Уставного суда, копии иных приказов направляются в соответствии с рассылкой. Правовое управление включается в список рассылки всех приказов Уставного суда, имеющих нормативный характер в обязательном порядке[87].[88]
4.3. Протокол заседания Уставного суда, не являющегося судебным[89]
4.3.1. На заседании Уставного суда, не являющегося судебным (далее – заседание Уставного суда), ведется протокол.
4.3.2. Протокол заседания Уставного суда оформляется на листе формата А4. Верхнее поле протокола устанавливается не менее 2 см, левое – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, нижнее – не менее 2 см. При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.[90]
4.3.3. Протокол заседания Уставного суда имеет следующие реквизиты в следующей последовательности:
- вид документа – «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами с выравниванием по центру страницы шрифтом более яркой насыщенности размера № 14;
- номер протокола печатается по одной строке с реквизитом «вид документа» арабскими цифрами шрифтом более яркой насыщенности размера № 14 и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола;
- вид заседания печатается строчными буквами (за исключением слов, для которых правилами русского языка предусмотрено написание с прописных букв) в родительном падеже, на расстоянии межстрочного интервала от реквизита «вид документа», шрифтом более яркой насыщенности размера № 12 или № 14 с выравниванием по центру страницы: «заседания Уставного суда
- дата заседания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «вид заседания» по одной строке с реквизитом «место проведения заседания» шрифтом размера № 12 или № 14 и выравнивается по границе левого поля. В случае если в заседании Уставного суда объявлялся перерыв на срок более одного дня, то в протоколе заседания Уставного суда указывается дата начала, дата возобновления после перерыва и дата окончания заседания Уставного суда. Например:
26 июня 2017 года
28 июня 2017 года
01 июля 2017 года
- место проведения заседания «Суворовский пр., д. 62, лит. А» печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «вид заседания» шрифтом размера
№ 12 или № 14 и выравнивается по границе правого поля;
- время открытия заседания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «дата заседания» с выравниванием по границе левого поля;
- текст протокола печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «время открытия заседания», шрифтом размера № 12 или № 14 с выравниванием по границе левого и правого полей;
- время закрытия заседания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «текст протокола» с выравниванием по границе левого поля;
- подпись отделяется от реквизита «время закрытия заседания» 3 межстрочными интервалами.
4.3.4. Текст протокола заседания Уставного суда состоит из двух частей: вводной и основной.
4.3.4.1. Вводная часть протокола заседания Уставного суда составляется следующим образом:
Присутствовали:
Председатель Уставного суда
или
Председательствующий – фамилия, инициалы наименование замещаемой должности
Судьи Уставного суда
фамилия, инициалы
фамилия, инициалы
фамилия, инициалы
Отметка об отсутствующих на заседании Уставного суда судьях Уставного суда, с указанием известных причин отсутствия.
Отметка о наличии кворума.
Приглашенные:
фамилия, инициалы, наименование замещаемой должности
фамилия, инициалы, наименование замещаемой должности
Слово «Присутствовали» печатается с прописной буквы через 2 межстрочных интервала после реквизита «время открытия заседания», с выравниванием по границе левого поля и заканчивается двоеточием.
Слова «Председатель Уставного суда» или «Председательствующий», «Судьи Уставного суда», «Приглашенные», отметка об отсутствующих на заседании, с указанием причин отсутствия, отметка о наличии кворума, отметка о стенографировании заседания печатаются с прописной буквы с выравниванием по границе левого поля и отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами.
Сведения о лице, ведущем протокол, указываются после отметки о наличии (отсутствии) кворума. Например:
Протокол ведет – фамилия, инициалы, наименование замещаемой должности
В случае если судьями Уставного суда принято решение о проведении заседания Уставного суда без участия сотрудника Уставного суда ведущего протокол, протокол ведет заместитель председателя Уставного суда, в случае его отсутствия – один из судей Уставного суда по поручению председателя Уставного суда.
Стенографирование, звукозапись, видео- и фотосъемка заседаний Уставного суда допускаются в случаях, когда Уставным судом принято решение о необходимости ведения стенограммы, и (или) звукозаписи, и (или) видео- и фотосъемки.
Вопрос о ведении стенограммы, и (или) звукозаписи, и (или) видео- и фотосъемки может быть поставлен в начале заседания Уставного суда любым из судей Уставного суда, участвующим в заседании Уставного суда. Решение о стенографировании, и (или) звукозаписи, и (или) видео- и фотосъемки на заседании Уставного суда принимается простым большинством голосов и отражается в конце вводной части протокола перед повесткой дня.
Если на заседании Уставного суда производились стенографирование, звукозапись, видео- и фотосъемка об этом делается отметка в конце вводной части протокола перед повесткой дня. Например:
Заседание стенографировалось, стенограмма прилагается.
Или
На заседании производилась звукозапись, звукозапись прилагается.
Материалы проведенного по решению Уставного суда стенографирования, и (или) звукозаписи, и (или) видео- и фотосъемки заседания Уставного суда прилагаются к протоколу заседания Уставного суда.
Вводная часть протокола заседания Уставного суда заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, фиксирующим последовательность обсуждения.
Слова «Повестка дня» печатаются с прописной буквы шрифтом более яркой насыщенности через 2 межстрочных интервала от расположенного выше текста протокола с выравниванием по границе левого поля и заканчиваются двоеточием. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами, печатаются через межстрочный интервал от слов «Повестка дня» с выравниванием по границе левого поля. Наименование вопроса, как правило, формулируется с предлогом «О» («Об»).
Повестка дня утверждается решением Уставного суда.
4.3.4.2. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня заседания. Разделы обозначаются арабскими цифрами, соответствующими пунктам повестки дня. Каждый раздел состоит из частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ГОЛОСОВАЛИ – РЕШИЛИ.
В тексте протокола используется форма изложения от третьего лица единственного числа.
В основной части протокола заседания Уставного суда указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня заседания и его содержание, отражаются вопросы, поставленные на голосование и принятые решения. После наименования вопроса на расстоянии 2 межстрочных интервалов указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии и инициалы печатаются через один межстрочный интервал.
Содержание докладов и выступлений в текст протокола не заносится.
Письменные тексты докладов (выступлений), поданные в ходе заседания Уставного суда, прилагаются к протоколу заседания Уставного суда. В случае если к протоколу заседания Уставного суда прилагается текст доклада (выступления), после фамилии и инициалов докладчика делается отметка «текст доклада (выступления) прилагается на… л.».
В протоколе фиксируются связанные с рассмотрением вопросов повестки дня заседания Уставного суда действия председателя Уставного суда (председательствующего), иных лиц. Действия участников заседания Уставного суда и иные обстоятельства, фиксируемые в протоколе, отделяются 2 межстрочными интервалами от выступлений иных лиц.
Слова «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «ГОЛОСОВАЛИ:», «РЕШИЛИ:» отделяются 2 межстрочными интервалами от расположенного выше текста протокола, печатаются с выравниванием по границе левого поля прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности размера № 12 или № 14 и заканчиваются двоеточием.
Со слова «СЛУШАЛИ:» начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед словом «СЛУШАЛИ:» проставляется номер, обозначающий порядковый номер вопроса в повестке дня. По одной строке со словом «СЛУШАЛИ:» со строчной буквы излагается содержание (краткое содержание) рассматриваемого вопроса. Например:
1. СЛУШАЛИ: о принятии к рассмотрению жалобы гражданки Петровой П.П. о соответствии Уставу
фамилия, инициалы – (текст доклада (выступления) прилагается на … л.).
После слова «ВЫСТУПИЛИ:» с абзацного отступа через межстрочный интервал печатаются фамилия и инициалы каждого выступающего в именительном падеже.
ВЫСТУПИЛИ:
фамилия, инициалы – (текст выступления прилагается на … л.).
В протоколе заседания Уставного суда приводятся итоги голосования: «За», «Против»; «За», «Против», «Воздержались».
После слова «ГОЛОСОВАЛИ:» излагаются итоги голосования. Например:
ГОЛОСОВАЛИ:
«За» − 5 (пять)
«Против» − 0 (ноль)[91]
4.3.5. Решение в текст протокола заседания Уставного суда вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании Уставного суда. Текст решения печатается с прописной буквы по одной строке со словом «РЕШИЛИ:» и выделяется шрифтом более яркой насыщенности.
Номер решения, принятого на заседании Уставного суда, состоит из номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса. В случае если решение по одному вопросу повестки дня заседания Уставного суда состоит из нескольких пунктов, каждый пункт печатается с абзацного отступа через межстрочный интервал и нумеруется арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. – первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. – второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания.
Протокол заседания Уставного суда должен быть оформлен не позднее трех рабочих дней с момента проведения заседания Уставного суда.
Протокол заседания Уставного суда подписывается председателем Уставного суда (председательствующим), всеми судьями, участвующими в заседании Уставного суда, а также ведущим протокол сотрудником. Протокол подписывается в следующем порядке: ведущий протокол сотрудник Уставного суда, судьи Уставного суда, участвующие в заседании Уставного суда, председатель Уставного суда (председательствующий).
Не позднее трех рабочих дней со дня подписания протокола заседания Уставного суда судья Уставного суда, несогласный с содержанием протокола, вправе принести на него свои письменные замечания. Замечания должны быть оформлены в виде отдельного документа, который прилагается к протоколу заседания Уставного суда.
4.3.6. Протоколам заседаний Уставного суда присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
4.3.7. Датой протокола заседания Уставного суда является дата заседания Уставного суда.
4.3.8. Принятые в ходе заседания Уставного суда решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола оформляется секретариатом, подписывается председателем (председательствующим), судьей Уставного суда или сотрудником секретариата, ведущим протокол, и воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка и принятое решение. В этом случае реквизит “вид документа” оформляется как “Выписка из протокола”. Выписки заверяются печатью в порядке, установленном Положением о порядке изготовления, приема, использования, хранения и уничтожения печатей Уставного суда
4.3.9. Выписки из протоколов заседаний Уставного суда, воспроизводящие решения Уставного суда, принятые по вопросам организации его деятельности и имеющие нормативный характер, в течение трех рабочих дней после подписания протокола размещаются секретариатом в формате PDF в директории «Решения Уставного суда
4.3.10. Протокол заседания Уставного суда по выборам председателя и заместителя председателя Уставного суда ведется в соответствии с требованиями, установленными Законом Санкт‑Петербурга «Об Уставном суде
4.3.11. Заседания Уставного суда, регистрируются секретариатом в журнале регистрации заседаний Уставного суда по форме:
|
Дата заседания |
Протокол №
|
Вопросы повестки дня |
Информация о поступлении в дело (номенклатура Уставного суда от __ № ___, индекс дела)
|
Примечание |
|
|
|
|
|
|
4.3.12. Протоколы закрытых заседаний Уставного суда, не являющихся судебными (далее – закрытые заседания, не являющиеся судебными), регистрируются сотрудником секретариата и хранятся в секретариате. Тексты протоколов закрытых заседаний, не являющихся судебными, в электронном виде хранению не подлежат.
Возможность ознакомления с протоколами закрытых заседаний, не являющихся судебными, предоставляется всем судьям Уставного суда
В случае если на закрытом заседании рассматривался вопрос, имеющий персональный характер, вопрос о предоставлении судьям Уставного суда, не присутствовавшим на закрытом заседании, возможности ознакомления с протоколом закрытого заседания, не являющегося судебным, решается Уставным судом на этом же закрытом заседании. Информация о принятом Уставным судом решении фиксируется сотрудником секретариата в журнале регистрации заседаний Уставного суда.
В случае возникновения служебной необходимости ознакомление с протоколами закрытых заседаний, не являющихся судебными, сотрудников Уставного суда осуществляется по поручению председателя Уставного суда.
Ознакомление с протоколами закрытых заседаний, не являющихся судебными, осуществляется в помещении секретариата и в присутствии сотрудника секретариата. Факт ознакомления фиксируется сотрудником секретариата в журнале ознакомления с протоколами с указанием даты ознакомления, ФИО лица, ознакомившегося с протоколом, и действий.
Ознакомление с протоколами закрытых заседаний, не являющихся судебными, третьих лиц осуществляется в случаях и порядке, предусмотренных законодательством, сотрудником Уставного суда по поручению председателя Уставного суда.
Принятое на закрытом заседании решение доводится до сведения судей Уставного суда, а по решению председателя Уставного суда
Выписка из протокола закрытого заседания, не являющегося судебным, оформляется сотрудником секретариата и подписывается заместителем председателя Уставного суда и сотрудником секретариата, оформившим выписку. Выписка оформляется в день подписания протокола.[93]
4.4. Протокол заседания комиссии, заседания рабочей группы, протокол общего собрания[94]
4.4.1. На заседании комиссии, заседании рабочей группы, на общем собрании ведется протокол заседания, общего собрания (далее – протокол). Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через три рабочих дня со дня заседания, общего собрания.
4.4.2. Протокол оформляется на листе формата А4. Верхнее поле протокола устанавливается не менее 2 см, левое – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, нижнее – не менее 2 см. При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.[95]
4.4.3.[96] Протокол имеет следующие реквизиты в следующей последовательности:
- вид документа – «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами с выравниванием по центру страницы шрифтом более яркой насыщенности размера № 14;
- номер протокола печатается по одной строке с реквизитом «вид документа» арабскими цифрами шрифтом более яркой насыщенности размера № 14 и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола;
- вид коллегиальной деятельности печатается строчными буквами (за исключением слов, для которых правилами русского языка предусмотрено написание с прописных букв) на расстоянии межстрочного интервала от реквизита «вид документа», шрифтом более яркой насыщенности размера № 12 или № 14 с выравниванием по центру страницы. Реквизит «вид коллегиальной деятельности» должен содержать указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, общее собрание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания аттестационной комиссии Уставного суда
- дата заседания, общего собрания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «вид коллегиальной деятельности» по одной строке с реквизитом «место проведения заседания, общего собрания» шрифтом размера № 12 или № 14 и выравнивается по границе левого поля. В случае если на заседании, общем собрании объявлялся перерыв на срок более одного дня, то в протоколе заседания, общего собрания указывается дата начала, дата возобновления после перерыва и дата окончания заседания, общего собрания. Например:
26 июня 2017 года
28 июня 2017 года
01 июля 2017 года
- место проведения заседания, общего собрания «Суворовский пр., д. 62, лит. А» печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «вид коллегиальной деятельности» шрифтом размера № 12 или № 14 и выравнивается по границе правого поля;
- время открытия заседания, общего собрания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «дата заседания, общего собрания» с выравниванием по границе левого поля;
- текст протокола печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «время открытия заседания, общего собрания», шрифтом размера № 12 или № 14 с выравниванием по границе левого и правого полей;
- время закрытия заседания, общего собрания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «текст протокола» с выравниванием по границе левого поля;
- подпись отделяется от реквизита «время закрытия заседания, общего собрания»
3 межстрочными интервалами.
4.4.4.[97] Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола составляется следующим образом:
Присутствовали:
Председатель – фамилия, инициалы
или
Председательствующий – фамилия, инициалы
Секретарь – фамилия, инициалы (в случае если секретарь является членом коллегиального органа)
Члены комиссии (рабочей группы, участники общего собрания):
фамилия, инициалы
фамилия, инициалы
фамилия, инициалы
Отметка об отсутствующих на заседании, общем собрании с указанием известных причин отсутствия.
Отметка о наличии кворума.
Приглашенные:
фамилия, инициалы (при необходимости - наименование замещаемой должности)
фамилия, инициалы
Слово «Присутствовали» печатается с прописной буквы через 2 межстрочных интервала после реквизита «время открытия заседания, общего собрания», с выравниванием по границе левого поля и заканчивается двоеточием.
Слова «Председатель» или «Председательствующий», «Секретарь», «Приглашенные», отметка об отсутствующих на заседании, общем собрании с указанием причин отсутствия, отметка о наличии кворума, отметка о стенографировании заседания, общего собрания печатаются с прописной буквы с выравниванием по границе левого поля и отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами.
В отсутствие председателя комиссии (рабочей группы) Уставного суда, заседание коллегиального органа проводится лицом, управомоченным на его проведение. В этом случае во вводной части протокола указываются сведения о председательствующем на заседании.
На общем собрании председательствующий и секретарь общего собрания выбираются из числа присутствующих на общем собрании. В этом случае во вводной части протокола указываются итоги голосования и сведения о председательствующем и секретаре общего собрания.
В случае если протокол ведет лицо, не являющееся членом коллегиального органа, слово «Секретарь» во вводной части протокола не указывается. Сведения о лице, ведущем протокол, указываются после отметки о наличии (отсутствии) кворума. Например:
Протокол ведет – фамилия, инициалы, наименование замещаемой должности
В случае если секретарь коллегиального органа не обладает правом голоса, после слова «Секретарь» делается соответствующая отметка. Например:
Секретарь – фамилия, инициалы (без права голоса)
После слов «Члены комиссии:» («Члены рабочей группы:», «Участники общего собрания:») с абзацного отступа через межстрочный интервал указывают в алфавитном порядке фамилии и инициалы. В случае если приказом Уставного суда в состав коллегиального органа включены лица, не являющиеся судьями Уставного суда, гражданскими служащими и работниками, после фамилии и инициалов через дефис указывается наименование должности члена коллегиального органа. Например:
Петрова Е.В. – декан по учебно-методической работе, доцент кафедры конституционного и административного права юридического факультета НИУ «Высшая школа экономики»
После слова «Приглашенные» с абзацного отступа через межстрочный интервал указывают инициалы и фамилии в алфавитном порядке. В случае если на заседание коллегиального органа приглашены лица, не являющиеся судьями Уставного суда, гражданскими служащими и работниками, после инициалов и фамилии через дефис указывается наименование должности приглашенного.
При оформлении протокола с числом участников более 15 их состав указывается количественно, а список прилагается к протоколу. Например:
Участники общего собрания: 28 человек (список прилагается).
или
Приглашенные: 20 человек (список прилагается).
Стенографирование, звукозапись, видео- и фотосъемка заседания, общего собрания допускается в случаях, когда комиссией, рабочей группой, общим собранием принято решение о необходимости ведения стенограммы, и (или) звукозаписи, и (или) видео- и фотосъемки.
Вопрос о ведении стенограммы, и (или) звукозаписи, и (или) видео- и фотосъемки может быть поставлен в начале заседания, общего собрания любым членом комиссии, рабочей группы, участвующим в заседании, или участником общего собрания. Решение о стенографировании, и (или) звукозаписи, и (или) видео- и фотосъемки принимается простым большинством голосов и отражается в конце вводной части протокола перед повесткой дня.
Если на заседании, общем собрании производились стенографирование, звукозапись, видео- и фотосъемка об этом делается отметка в конце вводной части протокола перед повесткой дня. Например:
Заседание стенографировалось, стенограмма прилагается.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, фиксирующим последовательность обсуждения, с указанием докладчика (в случае его наличия) по каждому пункту повестки дня.
Слова «Повестка дня» печатаются с прописной буквы шрифтом более яркой насыщенности через 2 межстрочных интервала от расположенного выше текста протокола с выравниванием по границе левого поля и заканчиваются двоеточием. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами, печатаются через межстрочный интервал от слов «Повестка дня» с выравниванием по границе левого поля. Наименование вопроса, как правило, формулируется с предлогом «О» («Об»).
Повестка дня утверждается решением коллегиального органа.
Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня заседания, общего собрания. Разделы обозначаются арабскими цифрами, соответствующими пунктам повестки дня. Каждый раздел состоит из частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ГОЛОСОВАЛИ – РЕШИЛИ.
В тексте протокола используется форма изложения от третьего лица единственного числа.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня заседания, общего собрания, его содержание, отражаются вопросы, поставленные на голосование, и принятые решения. После наименования вопроса на расстоянии 2 межстрочных интервалов указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии и инициалы печатаются через один межстрочный интервал.
В протоколах аттестационной комиссии Уставного суда отражается основное содержание докладов и выступлений[98]. В остальных протоколах содержание докладов и выступлений не отражается.
Письменные тексты, докладов (выступлений), поданные в ходе заседания, общего собрания, прилагаются к протоколу. В случае если к протоколу прилагается текст доклада (выступления), после фамилит и инициалов докладчика делается отметка «текст доклада (выступления) прилагается на… л.».
В протоколе фиксируются связанные с рассмотрением вопросов повестки дня заседания, общего собрания действия председателя (председательствующего) комиссии, рабочей группы, общего собрания и иных лиц. Действия участников заседания, общего собрания и иные обстоятельства, фиксируемые в протоколе, отделяются 2 межстрочными интервалами от выступлений иных лиц.
Слова «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «ГОЛОСОВАЛИ:», «РЕШИЛИ:» отделяются 2 межстрочными интервалами от расположенного выше текста протокола, печатаются с выравниванием по границе левого поля прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности размера № 12 или № 14 и заканчиваются двоеточием.
Со слова «СЛУШАЛИ:» начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед словом «СЛУШАЛИ:» проставляется номер, обозначающий порядковый номер вопроса в повестке дня. По одной строке со словом «СЛУШАЛИ:» со строчной буквы излагается содержание (краткое содержание) рассматриваемого вопроса.
После слова «ВЫСТУПИЛИ:» с абзацного отступа через межстрочный интервал печатаются фамилия и инициалы каждого выступающего в именительном падеже.
Например:
1. СЛУШАЛИ: об определении порядка проведения аттестации в Уставном суде Санкт‑Петербурга
Фамилия, инициалы – (текст доклада (выступления) прилагается на … л.).
ВЫСТУПИЛИ:
Петров И.В. сообщил…….
или
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия, инициалы − (текст доклада (выступления) прилагается на … л.).
При необходимости в протоколе приводятся итоги голосования: «За», «Против»; «За», «Против», «Воздержались».
После слова «ГОЛОСОВАЛИ:» излагаются итоги голосования. Например:
ГОЛОСОВАЛИ:
«За» − 8 (восемь)
«Против» − 0 (ноль)
Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании, общем собрании. Текст решения печатается с прописной буквы по одной строке со словом «РЕШИЛИ:» и выделяется шрифтом более яркой насыщенности.
Номер решения, принятого на заседании, общем собрании состоит из номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса. В случае если решение по одному вопросу повестки дня заседания, общего собрания состоит из нескольких пунктов, каждый пункт печатается с абзацного отступа через межстрочный интервал и нумеруется арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. – первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. – второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания.
Если один из пунктов решения содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании, общем собрании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе.
4.4.5. Протокол заседания оформляется секретарем комиссии (рабочей группы) и подписывается в следующей очередности: секретарь комиссии (рабочей группы), члены комиссии (рабочей группы), председатель (председательствующий) комиссии (рабочей группы).
После подписания протокола секретарь комиссии (рабочей группы) предоставляет протокол заседания в секретариат для регистрации в соответствующем журнале регистрации заседаний комиссий (рабочих групп).[99]
4.4.6. Протокол общего собрания оформляется секретарем общего собрания, подписывается в следующей очередности: секретарь, председательствующий.
После подписания протокола секретарь общего собрания предоставляет протокол общего собрания в секретариат для регистрации в журнале регистрации проведения общих собраний.[100]
4.4.7. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий (рабочих групп), протоколы общего собрания и др.
4.4.8. Датой протокола является дата заседания, общего собрания.
4.4.9. Принятые в ходе заседания, общего собрания решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола оформляется секретарем комиссии, рабочей группы, общего собрания, а в случае его отсутствия − сотрудником структурного подразделения, осуществляющего хранение соответствующих протоколов. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка и принятое решение. В этом случае реквизит «вид документа» оформляется как «Выписка из протокола». Выписка из протокола подписывается председателем(председательствующим) и секретарем комиссии, рабочей группы, общего собрания, а в случае его отсутствия − сотрудником структурного подразделения, осуществляющего хранение соответствующих протоколов. Выписки заверяются печатью в порядке, установленном Положением о порядке изготовления, приема, использования, хранения и уничтожения печатей Уставного суда
4.4.10. Протоколы заседаний Единой комиссии Уставного суда
4.4.11. Заседания комиссий, проведение общих собраний регистрируются секретариатом в соответствующих журналах регистрации заседаний комиссий (рабочих групп), проведения общих собраний по форме:
|
Дата заседания |
Протокол (акт,решение) [102] №
|
Вопросы повестки дня |
Информация о поступлении в дело (номенклатура Уставного суда от __ № ___, индекс дела) |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
4.4.12. Требования к оформлению решений конкурсной комиссии Уставного суда, установлены Методикой проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы
4.5. Протоколы судебных заседаний Уставного суда[104]
4.5.1. На судебных заседаниях Уставного суда ведется протокол по правилам, предусмотренным Законом
4.5.2. Для обеспечения полноты и точности протокола судебного заседания по решению председательствующего в заседании может вестись стенограмма заседания. В исключительных случаях при особой сложности рассматриваемого дела председательствующий в заседании вправе признать необходимым ведение звуко- или видеозаписи процесса.
4.5.3. Протокол должен быть оформлен и подписан не позднее пяти рабочих дней со дня окончания рассмотрения дела. Протокол судебного заседания должен быть подписан председательствующим и секретарем судебного заседания.
4.5.4. Протокол судебного заседания Уставного суда оформляется на листе формата А4. Верхнее поле протокола устанавливается не менее 2 см, левое – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, нижнее – не менее 2 см. При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
4.5.5. Протокол судебного заседания Уставного суда имеет следующие реквизиты в следующей последовательности:
- вид документа – «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами с выравниванием по центру страницы шрифтом более яркой насыщенности размера № 14;
- вид заседания печатается строчными буквами (за исключением слов, для которых правилами русского языка предусмотрено написание с прописных букв) на расстоянии межстрочного интервала от реквизита «вид документа», шрифтом более яркой насыщенности размера № 12 или № 14 с выравниванием по центру страницы: «судебного заседания Уставного суда
- дата судебного заседания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «вид заседания» по одной строке с реквизитом «место проведения заседания» шрифтом размера № 12 или № 14 и выравнивается по границе левого поля. В случае если в судебном заседании Уставного суда объявлялся перерыв на срок более одного дня, то в протоколе судебного заседания Уставного суда указывается дата начала, дата возобновления после перерыва, дата окончания судебного заседания Уставного суда. Например:
28 января 2016 года
12 февраля 2016 года
17 марта 2016 года
- место проведения судебного заседания «Суворовский пр., д. 62, лит. А» печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «вид заседания» шрифтом размера № 12 или № 14 и выравнивается по границе правого поля;
- время открытия судебного заседания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «дата судебного заседания» с выравниванием по границе левого поля;
- текст протокола судебного заседания печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «время открытия судебного заседания», шрифтом размера № 12 или № 14 с выравниванием по границе левого и правого полей;
- время закрытия судебного заседания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «текст протокола» с выравниванием по границе левого поля;
- подпись отделяется от реквизита «время закрытия судебного заседания» 3 межстрочными интервалами.
4.5.6. Протокол судебного заседания Уставного суда фиксирует ход судебного заседания, его результаты и должен содержать, в частности, следующие сведения: фамилию, инициалы председательствующего; фамилии, инициалы присутствующих судей; данные об участниках процесса; решение председательствующего в заседании о ведении стенограммы заседания, звуко- или видеозаписи процесса (в случае, если такое решение было принято); формулировки рассматриваемых вопросов; выступления участников процесса; ответы участников процесса на вопросы Уставного суда; запись о юридически значимых действиях Уставного суда в том порядке, в каком они имели место; отметки о приведении свидетелей к присяге; отметки о ведении стенограммы, звуко- или видеозаписи процесса; решения, принятые Уставным судом и объявленные председательствующим; изложение фактов, которые просили удостоверить в протоколе участники процесса. При проведении трансляции судебного заседания указывается также наименование средства массовой информации или сайта в информационной-телекоммуникационной сети «Интернет», посредством которых осуществлялась трансляция.
В тексте протокола судебного заседания используется форма изложения от третьего лица единственного числа.
Слова «Председательствующий», «Судьи Уставного суда
В протоколе судебного заседания фиксируется факт провозглашения постановления Уставного суда (оглашения определения Уставного суда). При этом текст постановления Уставного суда (определения Уставного суда) в протоколе судебного заседания не приводится.
Стенограмма судебного заседания и (или) материальный носитель звуко- или видеозаписи процесса (один электронный носитель информации [диски CD-R, DVD] по каждому делу отдельно) прилагаются к протоколу судебного заседания Уставного суда.
Например:
Председательствующий – фамилия, инициалы, должность
Судьи Уставного суда
фамилия, инициалы
фамилия, инициалы
фамилия, инициалы
Отметка о наличии кворума.
Председательствующий открыл судебное заседание и объявил о рассмотрении дела № ……… по запросу о толковании …………………………………………………………......
Судом проверена явка участников процесса.
В судебное заседание явились:
Заявитель − фамилия, инициалы
Представитель заявителя − фамилия, инициалы
Представитель Губернатора
Судом проверены полномочия представителей и заявителя Ф.И.О., Ф.И.О.
Дело слушается в составе председателя Уставного суда Ф.И.О.,
судей Уставного суда Ф.И.О., Ф.И.О., Ф.И.О., Ф.И.О.
Отводов не заявлено.
Протокол ведет – фамилия, инициалы, наименование замещаемой должности
Заседание стенографировалось, стенограмма прилагается.
и(или)
На заседании производилась звуко- (видео) запись. Носитель звуко- (видео) записи прилагается.
Заседание транслировалось на сайте Уставного суда
Участникам процесса разъяснены их права и обязанности. Права и обязанности участникам процесса понятны.
Участникам процесса разъяснены правила процедуры и этикета на заседаниях Уставного суда.
Ходатайств от участников процесса не заявлено.
Обсуждается вопрос о приобщении к материалам дела заверенных копий документов, поступивших из Законодательного Собрания
От участников процесса возражений не поступило.
Суд, совещаясь на месте,
ОПРЕДЕЛИЛ:
Приобщить к материалам дела, поступившие из Законодательного Собрания
Суд перешел к исследованию по существу рассматриваемого дела.
Судья-докладчик Ф.И.О доложил о поводах и основаниях к рассмотрению дела. Вопросов к судье-докладчику не последовало.
Обсуждается порядок исследования вопросов и материалов дела.
Участники процесса оставили решение данного вопроса на усмотрение суда.
Суд, совещаясь на месте,
ОПРЕДЕЛИЛ:
Установить следующий порядок исследования вопросов и материалов дела: выступление Петровой П.П., выступление Кузнецова К.К. ………………………………
В своем выступлении Петрова П.П. пояснила, что…………………………………..…
На вопрос суда Петрова П.П. ответила, что …………………………………….……… (При этом вопросы суда в тексте протокола судебного заседания не приводятся)
Свидетель Ф.И.О. приведен к присяге.
В своем выступлении свидетель Ф.И.О. пояснил, что………………………………….
На вопросы суда свидетель Ф.И.О. пояснил ……………………………………………
Суд, совещаясь на месте,
ОПРЕДЕЛИЛ:
Окончить судебное исследование вопросов и материалов дела ………………………
Председательствующий в соответствии со статьей 59 Закона
Заседание продолжено 01 февраля 2018 года. Время 11 часов, 00 минут.
Постановление Уставного суда
4.6. Протокол закрытого совещания судей Уставного суда по принятию итогового решения[105]
4.6.1. На закрытом совещании судей Уставного суда по принятию итогового решения (далее – закрытое совещание) ведется протокол по правилам, предусмотренным Законом
4.6.2. Протокол закрытого совещания оформляется на листе формата А4. Верхнее поле протокола устанавливается не менее 2 см, левое – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, нижнее – не менее 2 см. При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
4.6.3. Протокол закрытого совещания имеет следующие реквизиты в следующей последовательности:
- вид документа – «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами с выравниванием по центру страницы шрифтом более яркой насыщенности размера № 12 или № 14;
- вид совещания печатается строчными буквами в родительном падеже, на расстоянии межстрочного интервала от реквизита «вид документа», шрифтом более яркой насыщенности размера № 12 или № 14 с выравниванием по центру страницы: «закрытого совещания судей Уставного суда
- дата закрытого совещания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «вид совещания» по одной строке с реквизитом «место проведения закрытого совещания» шрифтом размера № 12 или № 14 и выравнивается по границе левого поля. В случае если в закрытом совещании объявлялся перерыв на срок более одного дня, то в протоколе закрытого совещания указывается дата начала, дата возобновления после перерыва и дата окончания закрытого совещания. Например:
26 июня 2017 года
28 июня 2017 года
01 июля 2017 года
- место проведения закрытого совещания «Суворовский пр., д. 62, лит. А» печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «вид совещания» шрифтом размера № 12 или № 14 и выравнивается по границе правого поля;
- время открытия закрытого совещания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «дата совещания» с выравниванием по границе левого поля;
- текст протокола печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «время открытия закрытого совещания», шрифтом размера № 12 или № 14 выравниванием по границе левого и правого полей;
- время закрытия закрытого совещания оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «текст протокола» с выравниванием по границе левого поля;
- подпись отделяется от реквизита «время закрытия закрытого совещания» 3 межстрочными интервалами.
4.6.4. Текст протокола закрытого совещания состоит из двух частей: вводной и основной.
4.6.5. Во вводной части протокола закрытого совещания слова «Председатель» («Председательствующий»), «Судьи Уставного суда
Присутствовали:
Председатель Уставного суда
Судьи Уставного суда
фамилия, инициалы
фамилия, инициалы
фамилия, инициалы
Отметка о наличии кворума.
Протокол ведет – фамилия, инициалы, наименование замещаемой должности
В случае если судьями Уставного суда принято решение о проведении закрытого совещания без участия сотрудника Уставного суда ведущего протокол, протокол ведет заместитель председателя Уставного суда, в случае его отсутствия – один из судей Уставного суда по поручению председателя Уставного суда.
4.6.6. В основной части протокола закрытого совещания фиксируется ход совещания и приводятся вопросы, поставленные на голосование и оглашаемые председателем Уставного суда (председательствующим) результаты голосования по ним.
В тексте протокола закрытого совещания используется форма изложения от третьего лица единственного числа.
Слова «ГОЛОСОВАЛИ:», «РЕШИЛИ:» отделяются 2 межстрочными интервалами от расположенного выше текста протокола, печатаются с выравниванием по границе левого поля прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности размера № 12 или № 14 заканчиваются двоеточием. Например:
ГОЛОСОВАЛИ:
«За» − 5 (пять)
«Против» − 0 (ноль)
РЕШИЛИ: Принять за основу……………………………..
4.6.7. Протокол закрытого совещания подписывается лицом, ведущим протокол закрытого совещания, судьями Уставного суда, участвующими в закрытом совещании, председателем Уставного суда (председательствующим).
4.6.8. Датой протокола закрытого совещания является дата закрытого совещания.
4.6.9. К протоколу закрытого совещания прикладываются:
- представленные судьями Уставного суда в письменной форме проекты итогового решения Уставного суда, поставленные на голосование;
- представленные судьями Уставного суда в письменной форме поправки к принятому за основу проекту итогового решения Уставного суда, поставленные на голосование.
На прикладываемом к протоколу закрытого совещания проекте итогового решения Уставного суда и поправках к проекту итогового решения Уставного суда, принятого за основу, судьей Уставного суда, представившим проект итогового решения Уставного суда и поправки к проекту итогового решения Уставного суда, принятого за основу, проставляется дата, Ф.И.О. и собственноручная подпись.
После подписания всеми судьями, присутствующими на закрытом совещании, протокол закрытого совещания вместе с приложениями к нему помещается в конверт формата А4 и запечатывается.
На лицевой стороне конверта справа вверху сотрудником секретариата делается запись:
Протокол закрытого совещания судей Уставного суда
по делу № _____/_____
Дата (даты) проведения закрытого совещания судей:
___.__________20___года;
___.__________20___года;
___.__________20___года.
На обратной стороне конверта на месте склейки клапана запечатанного конверта слева, справа и по центру проставляется три оттиска печати «Секретариат». Запечатанный конверт подшивается в соответствующее судебное дело.
Тексты протоколов закрытых совещаний в электронном виде хранению не подлежат.
4.7. Оформление расшифрованной стенограммы (стенографического отчета) судебного заседания Уставного суда, заседания Уставного суда, не являющегося судебным, заседания комиссии (рабочей группы), общего собрания[106]
В судебном заседании Уставного суда, в заседании Уставного суда, не являющегося судебным, на заседании комиссии (рабочей группы), на общем собрании может вестись стенограмма.
Стенографирование, расшифровка стенограммы (далее − стенографический отчет) осуществляется сотрудником Уставного суда или организацией, предоставляющей услуги по стенографированию в соответствии с государственным контрактом (контрактом).
Подготовка стенографического отчета осуществляется в срок, не превышающий срока оформления протокола судебного заседания Уставного суда, установленного Законом
Стенографический отчет оформляется на листе формата А4. Верхнее поле устанавливается не менее 2 см, левое – не менее 3 см, правое – не менее 1,5 см, нижнее – не менее 2 см. При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. В стенографическом отчете указывается[107]:
- вид документа – «Стенографический отчет» печатается строчными буквами с выравниванием по центру страницы шрифтом более яркой насыщенности размера № 14 и подчеркивается одной чертой на расстоянии не более одного интервала;
- наименование заседания, общего собрания, на котором велась стенограмма, печатается прописными буквами на расстоянии пяти межстрочных интервалов от реквизита «вид документа», шрифтом более яркой насыщенности размера № 14 с выравниванием по центру страницы;
- дата составления стенограммы оформляется словесно-цифровым способом. Печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «наименование заседания, общего собрания» по одной строке с реквизитом «место составления стенограммы» шрифтом размера № 12 или № 14 и выравнивается по границе левого поля;
- место составления стенограммы «Суворовский пр., д. 62, лит. А» печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «вид заседания» шрифтом размера
№ 12 или № 14 и выравнивается по границе правого поля;
- текст стенографического отчета печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от реквизита «место составления стенограммы», шрифтом размера № 12 или № 14 с выравниванием по границе левого и правого полей.
В тексте стенографического отчета отдельным абзацем перечисляются присутствующие (при необходимости с указанием должностей).
Листы стенографического отчета нумеруются на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.[108]
Все листы стенографического отчета прошиваются на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см.
На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается сотрудником Уставного суда, ведущим стенограмму или лицом, оказывающим услуги по стенографированию с указанием фамилии, инициалов и должности.
Образец наклейки:
|
Прошито и пронумеровано ____ (__________) листов |
|
|
_____________________________ _____________________________ ______ ____________ ______ Подпись Ф.И.О. Должность |
|
В случае если стенографирование и подготовка стенографического отчета осуществлялась организацией, предоставляющей услуги по стенографированию в соответствии с государственным контрактом (контрактом), то предусмотренные Инструкцией требования по оформлению стенографического отчета отражаются в государственном контракте (контракте).
После оформления стенографический отчет прилагается к протоколу судебного заседания Уставного суда, заседания Уставного суда, не являющегося судебным, или к протоколу заседания комиссии (рабочей группы), общего собрания.
4.8. Служебная корреспонденция[109]
4.8.1. Письма Уставного суда оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер; адресат; текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа.
При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
4.8.2. В письмах Уставного суда используются формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить…», « представляем на рассмотрение…»);
- от третьего лица единственного числа («Уставный суд
- от первого лица единственного числа (считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если оформлено на бланке структурного подразделения или на бланке для резолюций.
4.8.3. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
4.8.4. Текст письма должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка с употреблением только общепринятых аббревиатур и графических сокращений. При употреблении в тексте письма фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
4.8.5.Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
4.8.6. Оформление рукописного текста должно соответствовать установленным требованиям. Текст должен быть четким и разборчивым. Не допускается писать что-либо карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
4.8.7. В письмах Уставного суда допускается использование вступительного обращения («Уважаемый Николай Петрович!», «Уважаемая госпожа Захарова!», «Уважаемые коллеги!» и т.п.) и заключительной этикетной фразы («С уважением,…»).
Во вступительном обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
5. Порядок подготовки и оформления документов при планировании и осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда
5.1. Общие положения
В случае возникновения потребности в товарах, работах, услугах, необходимых для осуществления функций и полномочий Уставного суда, как на текущий, так и на очередной финансовый год, судьи Уставного суда, советники председателя Уставного суда и заместителя председателя Уставного суда, помощники судей Уставного суда, начальники структурных подразделений направляют в отдел материально-технического и информационного обеспечения служебные записки о потребностях в товарах, работах, услугах, необходимых для осуществления функций и полномочий Уставного суда.
Начальники структурных подразделений обеспечивают взаимодействие сотрудников аппарата на всех этапах осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Уставного суда
Планирование закупок товаров, работ, услуг для нужд Уставного суда осуществляется посредством формирования, утверждения и ведения плана-графика закупок для нужд Уставного суда на очередной финансовый год (далее –
План-график), в соответствии с требованиями главы 2 Федерального закона № 44-ФЗ.[111]
5.1.1. Исключен.[112]
5.1.2. План-график
5.1.2.1. План-график формируется ежегодно на один год и ведется сотрудником Уставного суда, осуществляющим в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией) полномочия контрактного управляющего (далее – контрактный управляющий).
5.1.2.2. План-график утверждается в сроки, определенные положениями пункта 6 статьи 16 Федерального закона № 44-ФЗ.
5.1.2.3. План-график подлежит изменению в случаях и порядке, определенных положениями пунктов 8, 9 статьи 16 Федерального закона № 44-ФЗ.
5.1.2.4. Утвержденный План-график и внесенные в него изменения размещаются в единой информационной системе (далее – ЕИС) в течение трех рабочих дней со дня утверждения или изменения такого плана.[113]
5.1.3. Контрольная карта закупки
5.1.3.1. Оформление контрольной карты осуществляется контрактным управляющим, как правило, за 45 дней до планируемой контрактным управляющим в соответствии с Планом-графиком даты размещения закупки по форме согласно приложению № 33-1[114] к Инструкции. Дата размещения закупки планируется с учетом предусмотренных настоящей Инструкцией сроков согласования структурными подразделениями документации о закупке..
5.1.3.2. В ходе осуществления закупки структурные подразделения Уставного суда проставляют в контрольной карте фактические даты подготовки и согласования документов.
5.1.3.3. После подписания сторонами государственного контракта (контракта) контрольная карта хранится в отделе материально-технического и информационного обеспечения.
5.1.4. Техническое задание
В случае необходимости подготовки технического задания, его оформление осуществляется ответственным подразделением по примерной форме согласно Приложению № 34 к Инструкции. Техническое задание включает в себя описание объекта закупки, соответствующее правилам, установленным положениями статьи 33 Федерального закона № 44-ФЗ.
Техническое задание подлежит согласованию с контрактным управляющим. На согласование предоставляется не более двух рабочих дней.
5.1.5. Определение начальной максимальной цены контракта и цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком
Начальная максимальная цена контракта и цена контракта, заключаемого с единственным поставщиком определяется посредством применения одного из методов, предусмотренных положениями статьи 22 Федерального закона
№ 44-ФЗ и методическими рекомендациями по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), утвержденными приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 02 октября 2013 года
№ 567.
Приоритетным методом определения начальной (максимальной) цены контракта и цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком, является метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка), который заключается в получении ценовой информации в отношении товара, работы, услуги (далее – мониторинг).
В случае проведения мониторинга путем направления запросов о предоставлении ценовой информации, такие запросы направляются поставщикам (подрядчикам, исполнителям) обладающим опытом поставок соответствующих товаров, выполнения работ, оказания услуг, информация о которых имеется в свободном доступе, по примерной форме установленной Приложением № 34-1 к Инструкции.
5.2 Подготовка и оформление документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда
Закупки осуществляются способами, предусмотренными Федеральным законом
№ 44-ФЗ.
5.2.1. Подготовка и оформление документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда
5.2.1.1. Как правило, за 45 дней до планируемой контрактным управляющим даты размещения закупки контрактный управляющий оформляет контрольную карту, и передает ее в ответственное подразделение.[115]
5.2.1.2. В течение 5 рабочих дней с даты получения контрольной карты, ответственное подразделение готовит Техническое задание. Согласование Технического задания осуществляется в порядке, установленном пунктом 5.1.4 раздела 5 Инструкции.
5.2.1.3. В течение 7 рабочих дней со дня передачи контрактному управляющему Технического задания ответственное подразделение совместно с контрактным управляющим определяет и обосновывает цену контракта, заключаемого с единственным поставщиком, в соответствии с пунктом 5.1.5 раздела 5 Инструкции.[116]
5.2.1.4. При осуществлении закупки в соответствии с положениями части 1 статьи 93 Федерального закона № 44-ФЗ контрактный управляющий оформляет Заявку на осуществление закупки товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Уставного суда (далее – Заявка) по примерной форме согласно приложению № 35[117] к Инструкции.[118]
5.2.1.5. Исключен.[119]
5.2.1.6. В течение 10 рабочих дней после определения цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подготовки мониторинга) контрактный управляющий оформляет Заявку, готовит, в случае необходимости, проект контракта и осуществляет их последовательное согласование с ответственным подразделением, правовым управлением и финансово-экономическим отделом.[120]
На согласование указанных документов каждому подразделению предоставляется не более 2 рабочих дней. Ответственному подразделению на согласование предоставляется 1 рабочий день. Согласование проекта контракта осуществляется путем проставления визы на лицевой стороне последней страницы проекта контракта и приложений к нему.
5.2.1.7. Согласованный проект контракта оформляется контрактным управляющим в соответствии с положениями подпункта 5.2.1.8 пункта 5.2.1 раздела 5 Инструкции.
5.2.1.8. Все листы согласованного контракта прошиваются на 2 - 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 - 2,5 см.
На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается Сторонами контракта с указанием их фамилии и инициалов, должности. Заверительная надпись опечатывается печатями (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы.
Образец наклейки:
|
Прошито и пронумеровано ____ (___________) листов
|
|
|
___________________________________ ___________________________________ ______ ____________ ______ Подпись Печать Ф.И.О. |
__________________________________ __________________________________ _______ _________ __________ Подпись Печать Ф.И.О. |
5.2.1.9. После оформления проекта контракта в соответствии с положениями подпункта 5.2.1.8 пункта 5.2.1 раздела 5 Инструкции контрактный управляющий передает проект контракта в ответственное подразделение для передачи на подпись председателю Уставного суда.
5.2.1.10. Подписанный проект контракта с печатью Уставного суда передается ответственным подразделением на подпись поставщику (подрядчику, исполнителю).
5.2.1.11. Подписанный сторонами контракт ответственное подразделение передает контрактному управляющему для регистрации в Автоматизированной информационной системе государственного заказа
5.2.1.12. В течение 1 рабочего дня после регистрации в Автоматизированной информационной системе государственного заказа
5.2.2. Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда путем проведения открытого конкурса в электронной форме (далее – конкурсная документация)
5.2.2.1. Как правило, за 45 дней до планируемой контрактным управляющим даты размещения закупки контрактный управляющий оформляет контрольную карту и передает ее в ответственное подразделение.
5.2.2.2. В течение 5 рабочих дней с даты получения контрольной карты, ответственное подразделение готовит Техническое задание. Согласование Технического задания осуществляется в порядке, установленном пунктом 5.1.4 подраздела 5.1 раздела 5 Инструкции.
5.2.2.3. В течение 7 рабочих дней с указанной в контрольной карте даты согласования Технического задания контрактным управляющим ответственное подразделение проводит мониторинг (при определении начальной (максимальной) цены государственного контракта методом сопоставимых рыночных цен) и контрактный управляющий оформляет расчет начальной (максимальной) цены государственного контракта (далее – Расчет) по примерной форме согласно приложению № 36 к Инструкции.
Документы, собранные в ходе мониторинга, прилагаются к Расчету.
5.2.2.4. На основании Расчета и Технического задания контрактный управляющий в течение 15 рабочих дней готовит общие условия проведения и информационную карту открытого конкурса в электронной форме, проект государственного контракта и осуществляет их последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением и финансово-экономическим отделом.
На согласование конкурсной документации каждому подразделению предоставляется не более 2 рабочих дней. Ответственному подразделению на согласование предоставляется 1 рабочий день.
5.2.2.5. В течение 3 рабочих дней после согласования с подразделениями начальник ответственного подразделения передает конкурсную документацию на утверждение председателю Уставного суда.
5.2.2.6. Проведение открытого конкурса в электронной форме осуществляется в порядке, предусмотренном положениями статей 54.1 - 54.7, 55.1 Федерального закона
№ 44-ФЗ.
5.2.2.7. В течение 3 календарных дней с даты размещения в ЕИС протокола подведения итогов открытого конкурса в электронной форме, контрактный управляющий заполняет проект государственного контракта путем внесения информации о поставщике (подрядчике, исполнителе), иных существенных условиях государственного контракта и осуществляет его последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением, финансово-экономическим отделом.
5.2.2.8. Государственный контракт подписывается в электронной форме на электронной площадке автоматизированной системы торгов с использованием ЕИС усиленными электронными подписями обеих сторон государственного контракта.
5.2.2.9. Подписанный сторонами государственный контракт контрактный управляющий регистрирует в Автоматизированной информационной системе государственного заказа
5.2.2.10. В течение 1 рабочего дня после регистрации в Автоматизированной информационной системе государственного заказа
5.2.2.11. Все листы проекта государственного контракта прошиваются на 2 - 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 - 2,5 см.
На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов.
Образец наклейки:
|
Прошито и пронумеровано ____ (___________) листов
___________________________________________ ___________________________________________ Должность __________________ ______________________ Ф.И.О. Подпись |
Заверительная надпись подписывается контрактным управляющим с указанием фамилии, инициалов и должности.[122]
5.2.3. Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда
5.2.3.1. Как правило, за 45 дней до планируемой контрактным управляющим даты размещения закупки контрактный управляющий оформляет контрольную карту и передает ее в ответственное подразделение.[123]
5.2.3.2. В течение 5 рабочих дней с даты получения контрольной карты, ответственное подразделение готовит Техническое задание. Согласование Технического задания осуществляется в порядке, установленном пунктом 5.1.4 раздела 5 Инструкции.
5.2.3.3. В течение 7 рабочих дней с указанной в контрольной карте даты согласования Технического задания контрактным управляющим ответственное подразделение проводит мониторинг (при определении начальной (максимальной) цены государственного контракта методом сопоставимых рыночных цен) и контрактный управляющий оформляет Расчет по примерной форме согласно приложению № 36 к Инструкции.[124]
Документы, собранные в ходе мониторинга, прилагаются к Расчету.
5.2.3.4. На основании Расчета и Технического задания контрактный управляющий в течение 15 рабочих дней готовит общие условия проведения и информационную карту электронного аукциона, проект государственного контракта и осуществляет их последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением, финансово-экономическим отделом.
На согласование документации об электронном аукционе каждому подразделению предоставляется не более 2 рабочих дней. Ответственному подразделению на согласование предоставляется 1 рабочий день.
5.2.3.5. Не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения процедуры начальник ответственного подразделения передает документацию об электронном аукционе на утверждение председателю Уставного суда.[125]
5.2.3.6. Проведение электронного аукциона осуществляется в порядке, предусмотренном положениями статей 59, 63-71 Федерального закона
№ 44-ФЗ.
5.2.3.7. В течение 3 календарных дней с даты размещения в единой информационной системе протокола подведения итогов электронного аукциона, контрактный управляющий заполняет проект государственного контракта путем внесения информации о поставщике (подрядчике, исполнителе), иных существенных условиях государственного контракта и осуществляет его последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением, финансово-экономическим отделом.
5.2.3.8. Государственный контракт подписывается в электронной форме на электронной площадке автоматизированной системы торгов с использованием единой информационной системы усиленными электронными подписями обеих сторон государственного контракта.[126]
5.2.3.9. Подписанный сторонами государственный контракт контрактный управляющий регистрирует в Автоматизированной информационной системе государственного заказа
5.2.3.10. В течение 1 рабочего дня с даты регистрации государственного контракта в Автоматизированной информационной системе государственного заказа
5.2.4. Подготовка и оформление документации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда путем проведения запроса котировок в электронной форме (далее – запрос котировок)
5.2.4.1. Как правило, за 45 дней до планируемой контрактным управляющим даты размещения закупки контрактный управляющий оформляет контрольную карту и передает ее в ответственное подразделение.
5.2.4.2. В течение 5 рабочих дней с даты получения контрольной карты, ответственное подразделение готовит Техническое задание. Согласование Технического задания осуществляется в порядке, установленном пунктом 5.1.4 подраздела 5.1 раздела 5 Инструкции.
5.2.4.3. В течение 7 рабочих дней с указанной в контрольной карте даты согласования Технического задания контрактным управляющим ответственное подразделение проводит мониторинг (при определении начальной (максимальной) цены государственного контракта методом сопоставимых рыночных цен) и контрактный управляющий оформляет Расчет по примерной форме согласно приложению № 36 к Инструкции.
Документы, собранные в ходе мониторинга, прилагаются к Расчету.
5.2.4.4. На основании Расчета и Технического задания контрактный управляющий в течение 15 рабочих дней готовит извещение о проведении запроса котировок в электронной форме (далее – Извещение), проект государственного контракта и осуществляет их последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением, финансово-экономическим отделом.
На согласование каждому подразделению предоставляется не более 2 рабочих дней. Ответственному подразделению на согласование предоставляется 1 рабочий день.
5.2.4.5. Не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения процедуры начальник ответственного подразделения передает Извещение на подпись председателю Уставного суда.
5.2.4.6. Проведение запроса котировок осуществляется в порядке, предусмотренном положениями статей 82.1 - 82.4, 82.6 Федерального закона № 44-ФЗ.
5.2.4.7. Контрактный управляющий в течение 2 рабочих дней со дня размещения в ЕИС протокола рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок заполняет проект государственного контракта путем внесения информации о поставщике (подрядчике, исполнителе), иных существенных условиях государственного контракта, и осуществляет его последовательное согласование с начальником отдела материально-технического и информационного обеспечения, ответственным подразделением, правовым управлением, финансово-экономическим отделом.
5.2.4.8. Государственный контракт подписывается в электронной форме на электронной площадке автоматизированной системы торгов с использованием ЕИС усиленными электронными подписями сторон государственного контракта.
5.2.4.9. Подписанный сторонами государственный контракт контрактный управляющий регистрирует в Автоматизированной информационной системе государственного заказа
5.2.4.10. В течение 1 рабочего дня с даты регистрации государственного контракта в Автоматизированной информационной системе государственного заказа
5.3. Общий порядок устранения замечаний при согласовании документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда
В ходе согласования документов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд Уставного суда структурное подразделение Уставного суда, подготовившее замечания, обеспечивает взаимодействие с другими структурными подразделениями Уставного суда, участвующими в осуществлении закупки, в целях устранения замечаний.
5.4. Приемка поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги или отдельного этапа исполнения государственного контракта (контракта)[129]
5.4.1. Приемка поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги или отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, предусмотренных государственным контрактом (контрактом) (далее – приемка), осуществляется в порядке и в сроки, указанные в государственном контракте (контракте). В случае если государственный контракт (контракт), заключенный в соответствии с положениями части 15 статьи 34 Федерального закона № 44-ФЗ, не содержит условий о порядке и сроках приемки, то приемка осуществляется в срок не позднее 7 рабочих дней со дня окончания поставки, выполнения работ, оказания услуг.
Приемка включает проведение экспертизы поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги или отдельных этапов исполнения контракта и осуществляется сотрудником ответственного подразделения. Организация приемки осуществляется отделом материально-технического и информационного обеспечения.
Результаты приемки оформляются в порядке, предусмотренном государственным контрактом (контрактом) (акт приемки-передачи, акт об оказании услуг, акт об исполнении контракта, товарная накладная и т.д.).
5.4.2. Экспертиза поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги или отдельного этапа исполнения государственного контракта (контракта) (далее – экспертиза) проводится для проверки соответствия предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных государственным контрактом (контрактом), условиям государственного контракта (контракта).
Сотрудник ответственного подразделения проводит экспертизу и оформляет ее результаты документом, составленным по примерной форме согласно Приложению № 37-1 к Инструкции, в котором указываются:
- дата, номер государственного контракта (контракта), наименование закупки;
- способ (способы) и порядок проведения экспертизы;
- вывод о соблюдении или несоблюдении сроков поставки товара, выполнении работ, оказании услуг или отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, установленных государственным контрактом (контрактом);
- вывод о соответствии или несоответствии поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги или отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, предусмотренных государственным контрактом (контрактом), условиям государственного контракта (контракта), в том числе требованиям стандартов, техническим условиям, а также данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах;
- вывод о возможности или невозможности приемки поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги или отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги;
- дата ее проведения.
Документ о результатах экспертизы подписывается сотрудником ответственного подразделения, проводившим экспертизу, и передается в отдел материально-технического и информационного обеспечения.
5.4.3. В случае если по итогам экспертизы выявлено несоответствие поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги или отдельного этапа исполнения государственного контракта (контракта) условиям, указанным в абзаце втором пункта 5.4.2 подраздела 5.4 раздела 5 Инструкции, отдел материально-технического и информационного обеспечения незамедлительно уведомляет председателя Уставного суда о результатах экспертизы.».
5.5. Учет документов, поступивших в Уставный суд в порядке исполнения государственного контракта (контракта) (счет, акт приемки-передачи, акт об оказании услуг, акт об исполнении контракта, товарная накладная и т.д.)[130]
5.5.1. Поступившие в Уставный суд документы, передача которых от поставщика (подрядчика, исполнителя) к государственному заказчику предусмотрена условиями государственного контракта (контракта) в целях оплаты поставленного товара (выполненных работ, оказанных услуг), а также осуществления их приемки
(далее – Документ, поступивший в порядке исполнения государственного контракта [контракта]), подлежат учету в журнале учета документов, поступивших в Уставный суд в порядке исполнения государственного контракта (контракта) по форме в соответствии с приложением № 38 к Инструкции.
Журнал учета документов, поступивших в порядке исполнения государственного контракта (контракта), хранится в отделе материально-технического и информационного обеспечения.
5.5.2. Сотрудник ответственного подразделения, иной сотрудник Уставного суда, получивший от поставщика (подрядчика, исполнителя) Документ, поступивший в порядке исполнения государственного контракта (контракта), в тот же день предоставляет его контрактному управляющему, для регистрации в журнале учета документов, поступивших в Уставный суд в порядке исполнения государственного контракта (контракта).
Контрактный управляющий непосредственно в день поступления Документа, поступившего в порядке исполнения государственного контракта (контракта), регистрирует его в Журнале учета документов, поступивших в порядке исполнения государственного контракта (контракта), проставляет на нем штамп, предусмотренный Положением о порядке изготовления, приема, использования, хранения и уничтожения печатей Уставного суда
№ 41-ОД, с указанием входящего номера, даты регистрации и количества листов.
5.5.3. В случае выявления нарушений в оформлении Документа, поступившего в порядке исполнения государственного контракта (контракта), факт нарушения фиксируется контрактным управляющим в Журнале учета документов, поступивших в порядке исполнения государственного контракта (контракта).
Документы, поступившие в порядке исполнения государственного контракта (контракта), в отношении которых нарушены правила оформления, возврату поставщику (подрядчику, исполнителю) не подлежат. Хранение указанных документов осуществляет отдел материально-технического и информационного обеспечения.
6.1. Целью оформления контрольной карты является обеспечение исполнения поручений председателя Уставного суда (далее – поручения).
6.2. Контролю исполнения подлежат:
- поручения, зафиксированные в документах;
- устные поручения.
Поручение подлежит контролю исполнения в случае, если в документе установлен срок исполнения поручения, либо при наличии распоряжения председателя Уставного суда о постановке поручения на контроль.
6.3. Контроль исполнения поручений осуществляет секретариат. Контроль исполнения поручений включает: оформление контрольной карты по форме в соответствии с приложением № 37 к Инструкции, с последующим контролем за сроками исполнения соответствующих поручений и учетом результатов их исполнения.
Оформление контрольной карты осуществляется в срок не позднее одного рабочего дня после поступления в секретариат документа, содержащего поручение, либо на основании распоряжения председателя Уставного суда о контроле данного им поручения.
Контрольная карта оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается ответственному исполнителю, назначенному в порядке, установленном пунктом 3.2.14 подраздела 3.2 раздела 3 Инструкции, другой экземпляр остается в секретариате.
6.4. Поручение подлежит исполнению в срок, установленный действующим законодательством Российской Федерации и
6.5. Изменение срока исполнения поручения производится председателем Уставного суда. Изменение срока исполнения поручения визируется подписью председателя Уставного суда в контрольной карте.
Об изменении срока исполнения поручения ответственный исполнитель информирует секретариат в течение одного рабочего дня.
6.6. Результат исполнения поручения заносится ответственным исполнителем в контрольную карту, визируется подписью председателя Уставного суда.
Исполненные поручения председателя Уставного суда считаются снятыми с контроля.
По решению председателя Уставного суда с контроля может быть снято неисполненное поручение, о чем председателем Уставного суда делается соответствующая отметка в контрольной карте.
6.7. Экземпляр контрольной карты с отметкой об исполнении поручения или о снятии поручения с контроля передается ответственным исполнителем на хранение в секретариат.
6.8. На основании контрольных карт секретариат осуществляет еженедельный мониторинг исполнения поручений, поставленных на контроль (далее – мониторинг). Мониторинг включает в себя обобщение информации о поручениях, исполненных за текущую неделю; о поручениях, срок исполнения которых наступает на следующей неделе; о поручениях, срок исполнения которых пропущен.
Мониторинг изготавливается на бумажном носителе в виде справки и предоставляется председателю Уставного суда не позднее 13 часов 00 минут последнего рабочего дня на текущей неделе.
6.9. Контроль исполнения приказов Уставного суда об утверждении Плана закупок для нужд Уставного суда на очередной финансовый год осуществляется в соответствии с требованиями, установленными положениями подраздела 5.1.3 раздела 5 Инструкции.
7. Составление номенклатуры дел, формирование дел, группировка отдельных видов документов
7.1. Номенклатура дел
7.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.
7.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за документооборот в структурном подразделении, согласуется с секретариатом, подписывается начальником структурного подразделения и представляется в секретариат до 15 ноября текущего года. Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего структурного подразделения для ее последующего включения в номенклатуру дел Уставного суда.
Номенклатура дел Уставного суда (сводная) (далее – номенклатура дел) составляется секретариатом на основании номенклатур дел структурных подразделений, с учетом результатов проверок состояния делопроизводства в структурных подразделениях, визируется начальником секретариата, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией Уставного суда
Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается с Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЦЭПМК) Архивного комитета
Номенклатура дел составляется по форме согласно приложению № 39 к Инструкции. Аналогичным образом составляется номенклатура дел структурного подразделения.
Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.
Секретариат в течение трех рабочих дней после утверждения номенклатуры дел Уставного суда (сводной) направляет в структурные подразделения выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.[133]
7.1.3. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке.
В первой графе «Индекс дела» проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в соответствующем структурном подразделении цифрового обозначения (кода) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел этого подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: «07-15», где «07» – цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, «15» – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
7.1.4. Во вторую графу «Заголовок дела» включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Используется следующая последовательность наименований дел:
- распорядительная документация;
- плановая документация;
- отчетная документация;
- документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
- документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;
- документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;
- номенклатура дел структурного подразделения;
- резервные номера.
7.1.5. Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа «разные материалы», «общая переписка» и т. п., а также вводных слов, сложных синтаксических конструкций.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
7.1.6. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- наименование вида документа (приказы, протоколы и т.д.) или наименование вида заводимого дела (переписка, документы);[134]
- автор документа (название организации, структурного подразделения);
- корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);
- вопрос или краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на то, что документ представлен копией.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
7.1.7. Наименование вида документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного наименования), например:
«Журнал учета выдачи удостоверений», «Отчеты о корреспонденции Уставного суда
При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке, например:
«Протоколы и стенограммы Единой комиссии Уставного суда
В заголовках судебных дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:
«Документы, представляемые в Комитет финансов
Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например:
«Документы к протоколам заседаний аттестационной комиссии».
Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например:
«Переписка с гражданами о выдаче архивных справок».
Для внутренних документов используется краткое название структурного подразделения или приводится общее видовое название:
«Протоколы заседаний комиссии по социальным вопросам Уставного суда
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:
«Переписка с Росархивом о...»;
«Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».
Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:
«Переписка с организациями
Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:
«Переписка с конституционными (уставными) судами субъектов Российской Федерации о проведении совещания по вопросам конституционной юстиции».
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
«Приказы по основной деятельности за 2006 год».
В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:
«Сводный баланс расходов за II квартал 2006 года».
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в Уставном суде, то в заголовке указывается ее номер (шифр):
«Личные карточки (форма Т-2)».
В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документы представлены копиями, например:
«Распоряжения Комитета финансов
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Третья графа «Количество единиц хранения» заполняется в конце календарного года.
7.1.8. В четвертой графе «Срок хранения и № статей по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”» (далее – Перечень).
На делах временного хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии.
7.1.9. Пятая графа «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, наименования видов документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т. п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется по форме согласно приложению № 40 к Инструкции.
7.2. Формирование дел[136]
7.2.1. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения формируются в структурных подразделениях в начале календарного года в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
Формирование дел − группировка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование и хранение незаконченных делопроизводством дел осуществляется в структурных подразделениях сотрудниками структурных подразделений, ответственными за формирование и хранение дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
С момента начала формирования и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования − в структурных подразделениях (текущее хранение).
В начале календарного года завершенные делопроизводством дела, находящиеся в структурном подразделении, передаются сотрудником, ответственным за формирование и хранение дел постоянного и временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, сотруднику ответственному за документооборот в структурном подразделении для проверки правильности группировки документов в деле и последующего оформления сформированных дел. Ответственный за документооборот, после проведения проверки, направляет служебную записку в секретариат о том, что дела подготовлены для проведения экспертизы ценности документов.
7.2.2. Формирование дела начинается с оформления обложки папки-скоросшивателя в соответствии с требованиями подраздела 8.3 раздела 8 Инструкции.
Дело может формироваться в форме журнала, либо в папке-скоросшивателе.
Если делом постоянного срока хранения является журнал, то все листы журнала прошиваются на 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются; на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 - 2,5 см. На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение журнала, с указанием фамилии и инициалов, должности.
При формировании дел в папках-скоросшивателях в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.
Формирование судебного дела осуществляется с учетом особенностей, установленных положениями подраздела 2.3 раздела 2 Инструкции.
7.3. Группировка отдельных категорий документов
7.3.1. Нормативные и распорядительные документы и относящиеся к ним приложения группируются в дела по видам и хронологии.
7.3.2. Положения, инструкции, правила и т. п., являющиеся приложениями к приказам, группируются вместе с приказами.
7.3.3. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. Приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно.
7.3.4. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий Уставного суда, протоколы заседаний Уставного суда и т. д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов.
7.3.5. Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату.
7.3.6. Утвержденные отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2010 год, составленный в 2011 году, подшивается в дело 2010 года, а не 2011 года; план на 2011 год, составленный в 2010 году, – в дело 2011 года.
7.3.7. Договоры (соглашения) (постоянного хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям организаций.
7.3.8. Личные дела судей Уставного суда, гражданских служащих и работников, законченные в делопроизводстве, формируются на каждого отдельно в соответствии с Положением о порядке ведения личных дел судей Уставного суда
7.3.9. Личные карточки на уволенных сотрудников формируются в дела по году увольнения, внутри дела – в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.
7.3.10. Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого сотрудника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета.
7.3.11. Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.
7.3.12. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. При подготовке дел на архивное хранение дела формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.
Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.
Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы – в хронологическом порядке.
8. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, а затем сдаются в архив секретариата.
Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут начальники структурных подразделений.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в структурных подразделениях.
Структурные подразделения сдают в секретариат сформированные и оформленные в соответствии с Инструкцией дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу с приложением сдаточной описи. Сдаточная опись составляется в 2-х экземплярах по форме в соответствии с приложением № 41 к Инструкции.
Сдаточная опись должна быть оформлена передающей стороной и согласована с начальником структурного подразделения Уставного суда.
8.1. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
8.1.1. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:
- при составлении номенклатуры дел;
- в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;
- при подготовке дел к передаче на архивное хранение.
8.1.2. Экспертная комиссия организует и проводит экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется непосредственно в структурных подразделениях членами экспертной комиссии и сотрудником, ответственным за ведение документооборота, или начальником структурного подразделения.[137]
8.1.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для подготовки к передаче на архивное хранение;
- отбор дел временного хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек (в том числе дел со сроком хранения «до минования надобности»).
В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка формирования и оформления дел.
8.1.4. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании Перечня с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения.
Дела с пометкой «ЭК» также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
8.1.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 42 к Инструкции), и о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 43 к Инструкции). При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе «Примечание») делается соответствующая отметка, например:
«Уничтожено 02.04.2010» или «Передано на хранение в ________ по описи 04.02.2009» и т. п.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.
8.2. Оформление дела
8.2.1. Судебные дела, дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.
8.2.2. Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление заверительной надписи (листа-заверителя дела);
- составление внутренней описи документов (при необходимости);
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка дела, крайних дат дела и др.).
Полное оформление дел в структурном подразделении осуществляется сотрудниками, ответственными за документооборот либо специализированной организацией, предоставляющей услуги по архивной обработке и переплету документов.[138]
8.2.3. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
При оформлении дел запрещается использовать цветные чернила, фломастеры, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем «ПВА».
Подшивка дел (кроме судебных дел) производится только после завершения экспертизы ценности документов.
8.2.4. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
8.2.5. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.
При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: «1а», «1б».
В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
8.2.6. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
8.2.7. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
8.2.8. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, располагается в конце дела. В журналах (книгах) – на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение № 10 к Инструкции), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
8.2.9. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные дела и т. д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 44 к Инструкции). Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе «Количество документов». К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т. д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак «+».
8.2.10. Внутренняя опись документов личного дела сотрудника составляется по установленной форме согласно приложению № 6 к Положению о порядке ведения личных дел.
8.2.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.3. Оформление обложки дела
8.3.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению № 45 к Инструкции.
На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:
- наименование органа государственной власти – Уставный суд
- название структурного подразделения, где оформлялось дело (например: финансово-экономический отдел);
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;
- заголовок дела;
- крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.
8.3.2. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.
Наименование органа государственной власти (Уставный суд
8.3.3. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела Уставного суда будут приняты на государственное хранение.
При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган государственной власти на обложке дела указывается новое наименование структурного подразделения или наименование органа, в который передается дело, а прежнее наименование заключается в скобки.
При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например:
«Приказы по основной деятельности, с № 1 по № 100, т. 1.».
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
8.3.4. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела;
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения соответствующего лица.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
Например:
[не ранее 2010 г.]; [не ранее апреля – не позднее мая 2010 г.]; [не ранее 25] июня 2010 г.; 15 [января] 2011 г.; 16 августа [2011 г.]; [22 сентября 2011 г.?].
8.3.5. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.
Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.
8.3.6. Обложка личного дела сотрудника оформляется по установленной форме согласно приложению № 2 к Положению о порядке ведения личных дел.
8.3.7. Обложка судебного дела оформляется согласно положениям пункта 2.3.15 подраздела 2.3 раздела 2 Инструкции.
8.4. Составление и оформление описей дел
8.4.1. Для обеспечения комплектования архива в Уставном суде на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания.
8.4.2. Описи составляются отдельно на следующие виды дел:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу;
- судебные дела.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел.
8.4.3. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 46 к Инструкции) в двух экземплярах, один передается в секретариат, а второй экземпляр остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись.
8.4.4. При составлении описи дел структурного подразделения необходимо учитывать следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
- заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами «То же», другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется);
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.;
- в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается начальником структурного подразделения.
8.4.5. На основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения Уставного суда (далее – годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения), подготовка которого возлагается на секретариат.
В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.
8.4.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению № 47 к Инструкции.
Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичен порядку, изложенному в пункте 8.4.4 подраздела 8.4 раздела 8 Инструкции.
Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЦЭПМК Комитета, допускается только после принятия ЦЭПМК Комитета, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.[139]
Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела №...», которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.
8.4.7. К годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется титульный лист, по форме согласно приложению № 48 к Инструкции, предисловие и при необходимости – указатели, оглавление, список сокращенных слов.
8.4.8. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре Уставного суда за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы, отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию; описываются особенности формирования, систематизации заголовков дел.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом ответственным за архив.
8.4.9. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу.
В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности Уставного суда. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке.
Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.
8.4.10. Годовой раздел сводной описи дел составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.
8.4.11. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению экспертной комиссией, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «СОГЛАСОВАНО» с указанием номера протокола и даты заседания экспертной комиссии. Одобренные годовые разделы сводной описи дел постоянного хранения направляются на рассмотрение ЦЭПМК Комитета не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются четыре его экземпляра.
После утверждения ЦЭПМК Комитета годового раздела сводной описи дел постоянного хранения раздел утверждается председателем Уставного суда, затем первый экземпляр раздела передается в
8.4.12. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
8.4.13. Каждой законченной описи присваивается номер.
8.4.14. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.
8.4.15. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение № 49 к Инструкции). На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда, номер описи; название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела Уставного суда.
8.4.16. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах (далее – справочный аппарат).
8.4.17. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
8.4.18. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Уставного суда (далее – годовой раздел сводной описи дел временного [свыше 10 лет хранения]) включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. Порядок внесения заголовков в годовой раздел, порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пунктах 8.4.4, 8.4.6 подраздела 8.4 раздела 8 Инструкции.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по форме согласно приложению № 50 к Инструкции.
8.4.19. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах и одобряется вначале экспертной комиссией, а затем утверждается председателем Уставного суда.
8.4.20. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу Уставного суда (далее – годовой раздел сводной описи дел по личному составу) составляется по форме согласно приложению № 51 к Инструкции.
Порядок внесения заголовков в годовой раздел, порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи к разделу аналогичен порядку, указанному в пунктах 8.4.4, 8.4.6 подраздела 8.4 раздела 8 Инструкции.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях. Личные дела вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
Форма титульного листа к годовому разделу сводной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником отдела кадров и предоставляется на рассмотрение экспертной комиссии. После согласования с экспертной комиссией он подлежит согласованию с ЦЭПМК Комитета, а затем утверждается председателем Уставного суда.[141]
Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пунктах 8.4.12 – 8.4.17 подраздела 8.4 раздела 8 Инструкции.
Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения.
8.5. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
При обнаружении утраты дела в делопроизводстве организуется его розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Указанный акт составляется в четырех экземплярах и утверждается приказом председателя Уставного суда. Образец оформления акта представлен в приложении № 42 к Инструкции.
8.6. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение № 43 к Инструкции) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно с описями дел.
Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с экспертной комиссией, утверждается председателем Уставного суда. Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 01 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 01 января 2009 года, с пятилетним сроком хранения – не ранее 01 января 2011 года.
[1] Раздел «Содержание» изложен в редакции приказа от 15 октября 2018 года № 129-ОД.
[2] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[3] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[4] Приказ от 13 июля 2017 года № 89-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[5] Приказ от 20 сентября 2017 года № 106-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[6] Приказ от 26 апреля 2017 года № 25-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[7] Приказ от 28 октября 2013 года № 87-ОД «Об утверждении Порядка размещения на официальном сайте Уставного суда
[8] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[9] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[10] Приказ от 26 апреля 2017 года № 26-ОД «Об утверждении Положения о проверках состояния в структурных подразделениях аппарата Уставного суда
[11] Приказ от 28 марта 2014 года № 29-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[12] Приказ от 23 октября 2014 года № 84-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[13] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД«О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[14] Приказ от 28 марта 2014 года № 29-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[15] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[16] Приказ от 09 апреля 2019 года № 38-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[17] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[18] Приказ от 02 октября 2015 года № 53-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[19] Приказ от 18 мая 2012 года № 25-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[20] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[21] Приказ от 09 октября 2018 года № 126-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[22] Приказ от 09 октября 2018 года № 126-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[23] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[24] Приказ от 09 апреля 2019 года № 38-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[25] Приказ от 09 апреля 2019 года № 38-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[26] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[27] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[28] Приказ от 22 сентября 2017 года № 108-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[29] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[30] Приказ от 01 июня 2016 года № 49-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[31] Приказ от 01 июня 2016 года № 49-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[32] Приказ от 01 июня 2016 года № 49-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[33] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[34] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[35] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[36] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[37] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[38] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[39] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[40] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[41] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[42] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[43] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[44] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[45] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[46] Пункт изложен в редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[47]Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[48] В редакции Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[49] Приказ от 22 января 2014 года № 05-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[50] В редакции Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[51] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[52] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[53] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[54] Приказ от 13 июля 2017 года № 89-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[55] Приказ от 13 июля 2017 года № 89-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[56] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[57] Приказ от 23 октября 2015 года № 61-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[58] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[59] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[60] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[61] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[62] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[63] Приказ от 27 августа 2018 года № 92-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[64]В редакции приказа от 15 октября 2018 года № 129-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[65] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[66] Приказ от 28 марта 2014 года № 29-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[67] Приказ от 03 июля 2013 года № 52-ОД «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[68] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[69] Приказ от 23 октября 2015 года № 61-ОД «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[70] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[71] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[72] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[73] Приказ от 21 июня 2019 года № 57-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[74] В редакции приказа от 10.02.2016 № 10-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[75] Приказ от 29 декабря 2015 года № 81-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[76] Приказ от 09 октября 2018 года № 126-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[77] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[78] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[79] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[80] Приказ от 27 июня 2014 года № 52-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[81] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[82] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[83] В редакции приказа приказа от 09 сентября 2019 года № 77-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[84] Приказ от 15 июля 2016 года № 66-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[85] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[86] Абзац пятый пункта 4.2.25 подраздела 4.2 раздела 4 изложен в редакции приказа от 04.декабря 2017 года № 123-ОД;
[87] Приказ от 29 декабря 2015 года № 81-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[88] Подпункт 4.2.27 пункта 4.2 раздела 4 изложен в редакции приказа от 04 декабря 2017 года № 123-ОД;
[89] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[90] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[91] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[92] Приказ от 27 августа 2018 года № 92-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[93] Приказ от 27 августа 2018 года № 92-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[94] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[95] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[98] В редакции приказа от 27 августа 2018 года № 92-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[99] Пункт 4.4.5 подраздела 4.4 раздела 4 дополнен новым абзацем, в соответствии с приказом от 04 декабря 2017 года № 123-ОД;
[100] Пункт 4.4.6 подраздела 4.4 раздела 4 дополнен новым абзацем, в соответствии с приказом от 04 декабря 2017 года № 123-ОД;
[101] Приказ от 27 августа 2018 года № 92-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[102] Приказ от 27 августа 2018 года № 92-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[103] Приказ от 27 августа 2018 года № 92-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[104] Приказ от 09 апреля 2019 года № 38-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[105] В редакции приказа от 15 октября 2018 года № 129-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[106] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[107] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[108] В редакции приказа от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[109] Приказ от 31 августа 2018 года № 103-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[110] Приказ от 20 мая 2016 года № 40-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[111] Приказ от 22 сентября 2017 года № 108-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[112] приказ от 09 августа 2019 года № 68-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[113] Пункт 5.1.2 подраздела 5.1 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года
№ 68-ОД;
[115] Подпункт 5.2.1.1 пункта 5.2.1 подраздела 5.2 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года № 68-ОД;
[116] Подпункт 5.2.1.3 пункта 5.2.1 подраздела 5.2 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года № 68-ОД
[117] В редакции приказа от 09 августа 2019 года № 68-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в уставном суде
[118] Подпункт 5.2.1.4 пункта 5.2.1 подраздела 5.2 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года № 68-ОД;
[119] Приказ от 22 сентября 2017 года № 108-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[120] Подпункт 5.2.1.6 пункта 5.2.1 подраздела 5.2 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года № 68-ОД.
[121] Подпункт 5.2.1.12 пункта 5.2.1 подраздела 5.2 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года № 68-ОД.
[122] Пункт 5.2.2 подраздела 5.2 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года
№ 68-ОД;
[123] Подпункт 5.2.3.1 пункта 5.2.3 подраздела 5.2 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года № 68-ОД;
[124] Подпункт 5.2.3.3 пункта 5.2.3 подраздела 5.2 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года № 68-ОД;
[125] Подпункт 5.2.3.5 пункта 5.2.3 подраздела 5.2 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года № 68-ОД.
[126] Подпункт 5.2.3.8 пункта 5.2.3 подраздела 5.2 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года № 68-ОД;
[127] Подпункт 5.2.3.10 пункта 5.2.3 подраздела 5.2 раздела 5 введен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года № 68-ОД.
[128] Пункт 5.2.4 подраздела 5.2 раздела 5 изложен в соответствии с приказом от 09 августа 2019 года
№ 68-ОД;
[129] Приказом 14 июля 2016 года № 64-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[130] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[131] Приказ от 27 апреля 2017 года № 27-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[132] Пункт 6.4 раздела 6 изложен в соответствии с приказом от 04 декабря 2017 года № 123-ОД.
[133] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[134] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[135] Приказ от 26 апреля 2017 года № 25-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[136] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[137] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[138] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[139] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[140] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
[141] Приказ от 24 ноября 2017 года № 119-ОД «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Уставном суде
Телефон: 576-65-51 Факс: 576-48-08
E-Mail: info@spbustavsud.ru