|
 |
|
|
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
|
|||||||||||||||||||||||||
|
1. Общие положения |
2 |
|
2. Порядок организации документооборота в Уставном суде 2.7. Порядок прохождения внутренних документов в Уставном суде 3. Порядок подготовки и оформления документов 3.1. Бланки документов 4. Виды документов Уставного суда 5. Контроль исполнения документов 6. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию 6.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию 6.5. Экспертиза ценности документов |
3 |
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) разработана на основании ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятого и введенного в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03 марта 2003 года № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», принятого и введенного в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 27 февраля 1998 года № 28, в соответствии с положениями Устава Санкт-Петербурга, Закона Санкт-Петербурга от 24 мая 2000 года № 241-21 «Об Уставном суде Санкт-Петербурга», Регламента Уставного суда Санкт-Петербурга, утвержденного постановлением Законодательного Собрания Санкт-Петербурга от 06 июля 2005 года № 424 «Об утверждении Регламента Уставного суда Санкт-Петербурга».
1.2. Инструкция устанавливает порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд Санкт-Петербурга (далее - Уставный суд), а также общие для всех структурных подразделений Уставного суда (далее - структурное подразделение) требования к документационному обеспечению деятельности Уставного суда и к организации работы с документами, единый порядок их подготовки, оформления и контроля исполнения.
Правила ведения документооборота, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Положения Инструкции обязательны для государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в Уставном суде (далее - гражданские служащие) и работников Уставного суда, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (далее - работники).
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Уставном суде, соблюдение установленного порядка работы с документами и правил их подготовки и оформления возлагается на секретариат аппарата Уставного суда (далее - секретариат).
Методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет секретариат.
1.5. Приказом председателя Уставного суда в каждом структурном подразделении назначается один или несколько сотрудников, ответственных за ведение документооборота.
1.6. Передача официальной информации от имени Уставного суда средствам массовой информации осуществляется управлением делами аппарата Уставного суда (далее - управление делами), а в отдельных случаях - уполномоченными лицами по поручению председателя Уставного суда.
1.7. Экземпляр настоящей Инструкции выдается судьям Уставного суда, их помощникам (советникам), начальникам структурных подразделений и сотрудникам, ответственным за ведение документооборота в структурных подразделениях, а при увольнении передается гражданским служащим, их замещающим.
2. Порядок организации документооборота в Уставном суде
Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов в Уставный суд или их отправки из Уставного суда путем проставления на документе регистрационного индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе.
2.1. Регистрация входящих документов
2.1.1. Прием, первоначальный учет корреспонденции, поступающей в Уставный суд, производятся централизованно в секретариате.
2.1.2. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в Уставный суд, получает сотрудник секретариата в отделении связи по доверенности и передает их по назначению под расписку.
2.1.3. Подлежат обязательной передаче в секретариат все официальные документы, полученные сотрудниками Уставного суда от должностных лиц других организаций (например, при выездах в командировку и т. д.).
2.1.4. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении конверта делается запись в почтовом реестре.
2.1.5. В секретариате вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции, которая передается непосредственно адресатам в запечатанном виде.
Документы, поступившие в Уставный суд с грифами ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования»), принимаются, регистрируются и передаются председателю Уставного суда сотрудником секретариата.
2.1.6. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. При отсутствии документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт (приложение № 1 к Инструкции) в двух экземплярах. Первый экземпляр акта направляется письмом c уведомлением о вручении отправителю, второй экземпляр остается в секретариате.
2.1.7. Регистрации подлежат все поступающие и отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, служебные письма и т. д.). Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Уставном суде, приведен в приложении № 2 к Инструкции.
2.1.8. Сотрудники секретариата регистрируют поступивший в Уставный суд документ в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда (приложение № 3 к Инструкции) в день поступления и проставляют на документе штамп с указанием входящего номера, даты регистрации и количества листов.
2.1.9. Прошедшая регистрацию корреспонденция, поступившая в Уставный суд, передается председателю Уставного суда.
Корреспонденция, предназначенная для заместителя председателя Уставного суда, судьи-секретаря Уставного суда, судей Уставного суда передается им непосредственно. О поступлении корреспонденции адресат информируется незамедлительно.
2.1.10. Председатель Уставного суда дает исполнителям поручение, оформленное в виде резолюции на документе, либо на бланке для резолюции (приложение № 4 к Инструкции). В случае, когда исполнителей несколько, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.
Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Уставного суда делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).
2.1.11. Документы с резолюцией председателя Уставного суда возвращаются в секретариат для их дальнейшей передачи исполнителю (исполнителям) под расписку (подпись) в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда. Передача входящих в Уставный суд документов осуществляется через сотрудников секретариата. Документы, направляемые нескольким структурным подразделениям, передаются им одновременно в копиях согласно резолюции председателя Уставного суда. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
2.1.12. Документы, адресованные в структурные подразделения и прошедшие учет в секретариате, в обязательном порядке регистрируются в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписки) структурного подразделения (приложение № 5 к Инструкции) сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в структурном подразделении и хранятся в соответствующих структурных подразделениях.
2.1.13. Поступившие в Уставный суд факсимильные сообщения, в том числе непосредственно в структурные подразделения Уставного суда, регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда и в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписки) структурного подразделения соответственно.
2.1.14. Телефонограммы, поступившие в адрес Уставного суда, регистрируются секретариатом. Телефонограмма оформляется в соответствии с пунктом 2.5.2 Инструкции.
2.1.15. Поступившие в Уставный суд заявки на участие в процедуре размещения государственного заказа Санкт-Петербурга (далее - заявки) регистрируются секретариатом в журнале регистрации заявок (приложение № 6 к Инструкции) и передаются секретарю Государственной комиссии по размещению государственного заказа Санкт-Петербурга в Уставном суде в соответствии с пунктами 4.5.14.6 и 4.5.14.7 Инструкции.
2.2. Порядок работы с документами в структурном подразделении Уставного суда
2.2.1. Корреспонденция (документация) получается и отправляется через секретариат, регистрируется, доводится до сведения начальников соответствующих структурных подразделений и хранится сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в этих подразделениях.
Ответственность за организацию документооборота в структурных подразделениях Уставного суда, обеспечение сохранности служебных документов, контроль их исполнения возлагается на начальников соответствующих структурных подразделений Уставного суда.
2.2.2. Непосредственное ведение документооборота в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, ответственных за ведение документооборота.
В их обязанности входят:
- получение в секретариате корреспонденции, поступившей для структурного подразделения, её регистрация и передача исполнителям;
- проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период; проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя; еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;
- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения резолюции - исполнителю в день поступления документа;
- проверка правильности оформления документов, регистрация документов, исходящих из структурного подразделения;
- контроль за прохождением документов в структурном подразделении и сроками их исполнения;
- прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи;
- разработка номенклатуры дел структурного подразделения в соответствии с пунктом 6.1 настоящей Инструкции.
2.2.3. На время болезни, отпуска, командировки сотрудника, ответственного за ведение документооборота, его функции возлагаются на другого сотрудника. При увольнении, перемещении сотрудник, ответственный за ведение документооборота, передает дела по акту.
2.2.4. Секретариат один раз в два года организует проверку состояния документооборота в структурных подразделениях. Результаты проверки докладываются начальником секретариата председателю Уставного суда.
2.3. Порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд, прохождение судебного дела
2.3.1. Обращения в форме запроса или жалобы, зарегистрированные в секретариате в журнале входящей корреспонденции, в день поступления направляются председателю Уставного суда и всем судьям Уставного суда. Обращения с резолюцией председателя Уставного суда передаются в секретариат для их дальнейшей регистрации в журнале регистрации обращений в Уставный суд (приложение № 7 к Инструкции), в котором присваивается номер судебного дела.
2.3.2. Нумерация дел, находящихся на рассмотрении Уставного суда, производится в пределах каждого календарного года. Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих правил: номер дела включает порядковый номер дела по журналу регистрации обращений в Уставный суд и год начала формирования дела. Например:
№ 001/06.
Дела, не рассмотренные Уставным судом по завершении календарного года, подлежат перерегистрации в журнале регистрации обращений в Уставный суд следующего календарного года с присвоением нового регистрационного номера. Например:
№ 001/07 (020/06 - номер дела до перерегистрации).
2.3.3. Сотрудник секретариата подготавливает поручение на предварительное изучение обращения судье (судьям) Уставного суда согласно резолюции председателя Уставного суда или его заместителя. Судье (судьям) Уставного суда, которому (-ым) поручили предварительное изучение обращения, передается второй экземпляр документов со всеми приложениями под расписку в журнале регистрации обращений в Уставный суд.
2.3.4. Копия обращения с прилагаемыми документами передается в правовое управление аппарата Уставного суда (далее - правовое управление).
2.3.5. Информация о назначении судьи судей Уставного суда, осуществляющего(-их) предварительное изучение обращения, вносится в регистрационно-контрольную карточку (приложение № 8 к Инструкции). При формировании судебного дела специалист секретариата ведет по установленной форме в регистрационно-контрольной карточке последовательные хронологические записи о процессуальных и иных действиях, связанных с рассмотрением судебного дела.
2.3.6. При заполнении регистрационно-контрольной карточки специалистом секретариата вносятся следующие данные: номер дела; полное наименование субъекта обращения (полное название органа либо фамилия, имя, отчество гражданина, адрес); регистрационный номер обращения и дата его поступления в Уставный суд; исходящий номер и дата обращения; содержание обращения; ф. и. о. судьи (судей) Уставного суда, осуществляющего (-их) предварительное изучение обращения; ф. и. о. судьи (судей) Уставного суда, осуществляющего (-их) подготовку дела к рассмотрению; ф.и.о. судьи (судей) -докладчика(-ов); принятые Уставным судом определения по данному делу; даты судебных заседаний Уставного суда; справки и иные материалы; ф. и. о. приглашенных свидетелей, специалистов; даты протоколов судебных заседаний Уставного суда, дата протокола закрытого совещания судей Уставного суда, решение Уставного суда, сведения о наличии особых мнений судей Уставного суда, дата окончания рассмотрения дела и др.
2.3.7. По завершении календарного года после перерегистрации дел в регистрационно-контрольную карточку соответствующего дела вносятся дополнения с указанием вновь присвоенного номера дела, а также заводится (заполняется) новая регистрационно-контрольная карточка в картотеке текущего календарного года.
2.3.8. Судебное дело формируется в секретариате в следующем порядке: опись документов, находящихся в деле №__ (приложение № 9 к Инструкции), обращение и прилагаемые к обращению документы; поручение судье Уставного суда о предварительном изучении обращения; определение о принятии обращения к рассмотрению либо об отказе в принятии обращения к рассмотрению; определение о назначении дела к слушанию; уведомления участникам процесса о заседаниях Уставного суда; запросы о предоставлении документов; уведомление о привлечении специалистов; о даче разъяснений и т. д., протокол судебного заседания и стенограммы судебных заседаний Уставного суда (в случае если Уставным судом будет принято решение о приобщении стенограмм к материалам дела); решение Уставного суда; протокол закрытого совещания судей Уставного суда (хранится в запечатанном конверте); особые мнения судей Уставного суда по итоговому решению; копия опубликованного итогового решения Уставного суда, лист-заверитель дела (приложение № 10 к Инструкции). Опись документов, находящихся в деле, заполняется в хронологической последовательности.
2.3.9. Секретариат для оперативной информации судей Уставного суда и аппарата Уставного суда по делам, находящимся в производстве Уставного суда, ведет реестр дел (приложение № 11 к Инструкции). Секретариат осуществляет документационное обеспечение заседаний Уставного суда.
2.3.10. Специалист секретариата не позднее чем за пять дней до начала заседания Уставного суда направляет участникам процесса уведомление о времени и месте заседания Уставного суда, а также необходимые материалы, перечень которых определяется судьей-секретарем Уставного суда.
2.3.11.Секретариат в течение двух рабочих дней после дня подписания постановления Уставного суда направляет заверенные судьей-секретарем Уставного суда копии постановления судьям Уставного суда, сторонам, заявителям, а также иным органам и лицам, перечисленным в положениях Закона Санкт-Петербурга «Об Уставном суде Санкт-Петербурга».
2.3.12. Секретариат направляет сторонам и заявителям, судьям Уставного суда заверенные судьей-секретарем Уставного суда копии решений (определений) Уставного суда в течение двух рабочих дней после дня их подписания.
2.3.13. С целью размещения решений Уставного суда в информационных правовых базах секретариат в течение двух рабочих дней после дня их подписания рассылает заверенные судьей-секретарем Уставного суда копии решения в организации, с которыми Уставным судом заключены соответствующие договоры.
2.3.14. Стороны, заявители, их представители вправе знакомиться с материалами судебного дела непосредственно в помещении секретариата в присутствии сотрудника секретариата. Соответствующая запись производится в карточке выдачи дел для ознакомления (приложение № 12 к Инструкции). Учет выдачи дел сотрудникам Уставного суда производится в журнале выдачи дел (приложение № 13 к Инструкции). Выдача копий материалов дела сторонам, заявителям, их представителям производится по письменному заявлению последних с письменного разрешения председателя Уставного суда, заместителя председателя Уставного суда или судьи-секретаря Уставного суда.
2.3.15. Судебные дела подлежат полному оформлению по завершении их рассмотрения. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка дела, даты дела и др.), заверительную надпись судьи-секретаря Уставного суда на обложке дела.
2.3.16. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Нумерация листов в каждом томе дела начинается с первого номера. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Карты, схемы, чертежи и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дело, могут храниться при деле отдельно.
2.3.17. Количество листов в каждом томе дела не должно превышать 250 листов. Если количество листов в томе превышает 250 листов, тогда материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том № 2 может быть начат лишь после окончания тома № 1. Все тома дела должны иметь общий заголовок.
2.3.18. Наименование судебного дела должно соответствовать наименованию обращения (запроса или жалобы), поступившего в Уставный суд. На обложке дела, кроме заголовка, указываются число, месяц, год начала и окончания дела, индекс дела, срок хранения дела. Начальной датой является дата принятия (регистрации) обращения в Уставный суд. Конечной датой дела является дата принятия решения Уставным судом.
Изъятие документов из дел постоянного хранения не допускается. В исключительных случаях по письменному заявлению стороны по делу, заявителя по делу, их представителей и по письменному разрешению председателя Уставного суда или заместителя председателя Уставного суда из дела может быть выдан подлинник документа с заменой его заверенной судьей-секретарем Уставного суда копией. На копии расписывается лицо, получившее документ, и делается отметка о дате его выдачи.
Завершенные и оформленные в установленном порядке судебные дела хранятся в секретариате.
2.4. Регистрация исходящих документов
2.4.1. Все отправляемые документы в обязательном порядке регистрируются в секретариате. Выдаваемые в Уставном суде справки регистрируются в журнале регистрации справок (приложение № 14 к Инструкции); доверенности, выдаваемые в Уставном суде, регистрируются в журнале регистрации доверенностей (приложение № 15 к Инструкции); иная исходящая документация регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда (приложение № 16 к Инструкции). Копии справок и доверенностей хранятся в соответствующих структурных подразделениях Уставного суда, подготовивших данные документы.
Доверенности на получение товаро-материальных ценностей регистрируются в финансово-экономическом управлении аппарата Уставного суда (далее - финансово-экономическое управление) в журнале «Учет выданных доверенностей» (приложение № 17 к Инструкции).
Регистрация исходящих документов производится в день их подписания. Не прошедший регистрацию документ не подлежит отправке. Решения Уставного суда регистрации не подлежат.
На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ, без докладных и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями Уставного суда в процессе подготовки документа.
2.4.2. Документы на отправку принимаются сотрудником секретариата с приложением почтового адреса. Полученные документы отправляются секретариатом ежедневно, срочные - немедленно.
2.4.3. Документы на отправку упаковываются в конверты, оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», и сдаются в отделение связи. Сотрудник секретариата перед упаковкой документов в конверты проверяет правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направляемые по рассылке нескольким адресатам, принимаются секретариатом только в готовом виде (размноженные и скрепленные по экземплярам).
2.5. Особенности оформления документов, передаваемых и принимаемых по коммуникационным каналам связи.
2.5.1. Факсимильная связь.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов документов организациям (от организаций), размещенным (-ых) вне резиденции Уставного суда.
Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте обязательна.
Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:
- запрещается передавать служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;
- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;
- ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Уставного суда.
Документ, принятый по каналам факсимильной связи, учитывается в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «факсограмма». Подлежащий отправке по каналам факсимильной связи документ учитывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «факсограмма». Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.
Подлинник документа после его передачи по факсимильной связи возвращается исполнителю с отметкой о времени его передачи. Отметка об отправке документа по каналам факсимильной связи делается также на втором экземпляре подлинника документа.
Отметка об отправке документа по каналам факсимильной связи должна содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество лица, передавшего документ по телефаксу, дата и время передачи, фамилия, имя, отчество лица, принявшего документ по телефаксу.
2.5.2. Телефонограмма.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Принятая телефонограмма регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «телефонограмма». Подлежащая отправке телефонограмма регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «телефонограмма». Поступившие телефонограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.
Обязательные реквизиты телефонограммы - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; должность, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы; фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму.
Телефонограмму следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на заседания, совещания и т. д.).
Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее регистрации.
Телефонограмма оформляется по форме согласно приложению № 18 к Инструкции.
2.5.3. Телеграмма.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне листа. Телеграмма оформляется по форме согласно приложению № 19 к Инструкции.
Телеграмма содержит следующие реквизиты: указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; полный или условный телефонный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; подпись.
Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.
Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только фамилия и инициалы, если телеграмма адресуется частному лицу.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию, печататься без переноса слов, без вставок и исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы. Текст телеграммы не должен заканчивается цифрой.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и содержит полное наименование должности, инициалов и фамилии подписавшего телеграмму.
Под чертой в левом нижнем углу телеграммы оформляются подписи с указанием должности, фамилии и инициалов: руководителя подразделения, ответственного за составление текста телеграммы, сотрудника, составившего текст, сотрудника, отправившего телеграмму. Проставляется дата и время отправки телеграммы.
Телеграммы отправляются сотрудниками сектора по взаимодействию с органами государственной власти, местного самоуправления и средствами массовой информации управления делами после их визирования, подписания, датирования и регистрации с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи.
2.5.4. Электронная почта.
Передаваемые с помощью электронной почты официальные сообщения могут передаваться только с официальных адресов электронной почты Уставного суда. Обязательно имеют оригинал исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные настоящей Инструкцией.
На документ, полученный по электронной почте, распространяются правила документирования, как на входящий документ. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Далее полученный документ регистрируется и передается в соответствии с правилами организации документооборота.
При регистрации документа, посланного или принятого по электронной почте, делаются пометки о способе получения (электронная почта), электронном адресе отправителя, дате отправления.
Документы справочно-информационного и технического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.
Ответственность за информацию, переданную по электронной почте, несут:
официальный адрес - руководитель структурного подразделения, владелец официального адреса;
информационный адрес - лицо, отправившее электронное письмо.
2.6. Работа исполнителей с документами
2.6.1. Исполнитель получает документы в день проставления резолюции председателя Уставного суда или на следующий день.
2.6.2. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения определяет документы, требующие срочного исполнения.
2.6.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Уставного суда, заместителю председателя Уставного суда, судье-секретарю Уставного суда, руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.
2.6.4. Исполненные документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника структурного подразделения, соисполнителей, редактора и сотрудника секретариата). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке. На исходящем письме (подлиннике и копии) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.
2.6.5. Исполненные документы представляются на подпись исполнителями.
2.6.6. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.)
При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя председателя Уставного суда докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.
Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.
2.6.7. Сотрудник, являющийся исполнителем, при уходе в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении обязан передать имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения другому сотруднику с обязательной отметкой в описи.
2.6.8. В случае утраты документа сотрудник (исполнитель) обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному руководителю.
Руководитель структурного подразделения информирует по факту утраты документа председателя Уставного суда. По решению председателя Уставного суда может проводиться служебная проверка в порядке, установленном положениями законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации и Санкт-Петербурга.
2.7. Порядок прохождения внутренних документов в Уставном суде
2.7.1. К внутренним документам в Уставном суде относятся докладные, служебные записки, справки по вопросам деятельности Уставного суда, заключения и справки по вопросам, связанным с рассмотрением обращений в Уставном суде, справочные и иные материалы (информационные записки), представляемые председателю Уставного суда, заместителю председателя Уставного суда, судье-секретарю Уставного суда, судьям Уставного суда, а также руководителям структурных подразделений.
2.7.2. Внутренние документы, подготавливаемые структурными подразделениями, оформляются на бланке структурного подразделения (приложение № 20 к Инструкции).
2.7.3. Передача внутренних документов между структурными подразделениями Уставного суда осуществляется сотрудниками, ответственными за документооборот, или непосредственно исполнителем документа. Документы передаются (принимаются) с соответствующей отметкой в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписке) структурного подразделения.
Передача внутренних документов для председателя Уставного суда, заместителя председателя Уставного суда, судьи-секретаря Уставного суда, судей Уставного суда осуществляется им непосредственно или через их помощников (советников).
2.7.4. Заявления гражданских служащих и работников о предоставлении отпуска, о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией направляются председателю Уставного суда после визирования указанных заявлений начальником отдела кадров и непосредственным руководителем сотрудника (руководителем соответствующего структурного подразделения или соответствующим судьей Уставного суда).
3. Порядок подготовки и оформления документов
Документы в Уставном суде создаются при помощи средств компьютерной техники. Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т. п.) допускается писать от руки.
Документы печатаются шрифтом Times New Roman, размером № 12, 13 или 14 через 1 - 2 интервала. Для оформления табличных материалов допускается изменение шрифта на шрифт менее размера № 12. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.
3.1. Бланки документов
Бланки документов должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, а также в соответствии с настоящей Инструкцией.
3.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (21,0 см х 29,7 см). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 3 см; правое - 1,5 см; верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.
3.1.2. В Уставном суде устанавливаются следующие виды бланков:
- бланк постановления (приложение № 21 к Инструкции);
- бланк определения (приложение № 22 к Инструкции);
- бланки писем: продольный (приложение № 23 к Инструкции), угловой (приложение № 24 к Инструкции);
- бланк приказа (приложение № 25 к Инструкции);
- бланк для резолюции (приложение № 4 к Инструкции).
3.1.3. Бланки с цветным изображением герба субъекта Российской Федерации - города федерального значения Санкт-Петербурга (далее - герб Санкт-Петербурга) для Уставного суда изготавливаются типографским способом. Изображение герба Санкт-Петербурга должно точно соответствовать эталону герба Санкт-Петербурга (приложение 1 к Закону Санкт-Петербурга от 23 апреля 2003 года № 165-23 «О детальном описании официальных символов Санкт-Петербурга и порядке их использования»).
Устанавливаются следующие размеры изображения герба Санкт-Петербурга: по горизонтали - 17мм, по вертикали - 18,5 мм.
На бланках документов, изготавливаемых типографским способом, текст реквизитов печатается черным цветом. Бланки заказываются управлением делами, хранятся в секторе материально-технического обеспечения управления делами и подлежат строгому учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.4. Гербовые бланки хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах у лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых бланков.
3.1.5 Испорченные гербовые бланки хранятся до конца текущего года, после чего подлежат уничтожению. Об уничтожении испорченных бланков составляется акт по форме согласно приложению № 26.
3.2. Требования к оформлению реквизитов документов
Состав и расположение реквизитов документа Уставного суда приведены в приложениях № 27, № 28, № 29 к Инструкции. Состав реквизитов зависит от документа и в процессе подготовки и оформления документа может быть дополнен недостающими реквизитами.
3.2.1. Герб Санкт-Петербурга.
На бланках документов, подготавливаемых в Уставном суде, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.
На бланках Уставного суда изображение герба Санкт-Петербурга размещается в обязательном порядке.
3.2.2 Код организации.
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (далее - ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (далее - ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
3.2.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.2.5. Код формы документа.
Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД).
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов:
- распорядительная документация;
Следующая часть документа »»
| Пресс-релизы | |||||||||||||
|
|||||||||||||
 |
|||||||||||||
 |
|
||||
