|
 |
|
|
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
1. Общие положения |
2 |
|
2. Порядок организации документооборота в Уставном суде 2.7. Порядок прохождения внутренних документов в Уставном суде 3. Порядок подготовки и оформления документов 3.1. Бланки документов 4. Виды документов Уставного суда 5. Контроль исполнения документов 6. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию 6.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию 6.5. Экспертиза ценности документов |
3 |
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) разработана на основании ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятого и введенного в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03 марта 2003 года № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», принятого и введенного в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 27 февраля 1998 года № 28, в соответствии с положениями Устава Санкт-Петербурга, Закона Санкт-Петербурга от 24 мая 2000 года № 241-21 «Об Уставном суде Санкт-Петербурга», Регламента Уставного суда Санкт-Петербурга, утвержденного постановлением Законодательного Собрания Санкт-Петербурга от 06 июля 2005 года № 424 «Об утверждении Регламента Уставного суда Санкт-Петербурга».
1.2. Инструкция устанавливает порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд Санкт-Петербурга (далее - Уставный суд), а также общие для всех структурных подразделений Уставного суда (далее - структурное подразделение) требования к документационному обеспечению деятельности Уставного суда и к организации работы с документами, единый порядок их подготовки, оформления и контроля исполнения.
Правила ведения документооборота, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Положения Инструкции обязательны для государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в Уставном суде (далее - гражданские служащие) и работников Уставного суда, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (далее - работники).
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Уставном суде, соблюдение установленного порядка работы с документами и правил их подготовки и оформления возлагается на секретариат аппарата Уставного суда (далее - секретариат).
Методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет секретариат.
1.5. Приказом председателя Уставного суда в каждом структурном подразделении назначается один или несколько сотрудников, ответственных за ведение документооборота.
1.6. Передача официальной информации от имени Уставного суда средствам массовой информации осуществляется управлением делами аппарата Уставного суда (далее - управление делами), а в отдельных случаях - уполномоченными лицами по поручению председателя Уставного суда.
1.7. Экземпляр настоящей Инструкции выдается судьям Уставного суда, их помощникам (советникам), начальникам структурных подразделений и сотрудникам, ответственным за ведение документооборота в структурных подразделениях, а при увольнении передается гражданским служащим, их замещающим.
2. Порядок организации документооборота в Уставном суде
Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов в Уставный суд или их отправки из Уставного суда путем проставления на документе регистрационного индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе.
2.1. Регистрация входящих документов
2.1.1. Прием, первоначальный учет корреспонденции, поступающей в Уставный суд, производятся централизованно в секретариате.
2.1.2. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в Уставный суд, получает сотрудник секретариата в отделении связи по доверенности и передает их по назначению под расписку.
2.1.3. Подлежат обязательной передаче в секретариат все официальные документы, полученные сотрудниками Уставного суда от должностных лиц других организаций (например, при выездах в командировку и т. д.).
2.1.4. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении конверта делается запись в почтовом реестре.
2.1.5. В секретариате вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции, которая передается непосредственно адресатам в запечатанном виде.
Документы, поступившие в Уставный суд с грифами ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования»), принимаются, регистрируются и передаются председателю Уставного суда сотрудником секретариата.
2.1.6. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. При отсутствии документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт (приложение № 1 к Инструкции) в двух экземплярах. Первый экземпляр акта направляется письмом c уведомлением о вручении отправителю, второй экземпляр остается в секретариате.
2.1.7. Регистрации подлежат все поступающие и отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, служебные письма и т. д.). Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Уставном суде, приведен в приложении № 2 к Инструкции.
2.1.8. Сотрудники секретариата регистрируют поступивший в Уставный суд документ в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда (приложение № 3 к Инструкции) в день поступления и проставляют на документе штамп с указанием входящего номера, даты регистрации и количества листов.
2.1.9. Прошедшая регистрацию корреспонденция, поступившая в Уставный суд, передается председателю Уставного суда.
Корреспонденция, предназначенная для заместителя председателя Уставного суда, судьи-секретаря Уставного суда, судей Уставного суда передается им непосредственно. О поступлении корреспонденции адресат информируется незамедлительно.
2.1.10. Председатель Уставного суда дает исполнителям поручение, оформленное в виде резолюции на документе, либо на бланке для резолюции (приложение № 4 к Инструкции). В случае, когда исполнителей несколько, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.
Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Уставного суда делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).
2.1.11. Документы с резолюцией председателя Уставного суда возвращаются в секретариат для их дальнейшей передачи исполнителю (исполнителям) под расписку (подпись) в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда. Передача входящих в Уставный суд документов осуществляется через сотрудников секретариата. Документы, направляемые нескольким структурным подразделениям, передаются им одновременно в копиях согласно резолюции председателя Уставного суда. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
2.1.12. Документы, адресованные в структурные подразделения и прошедшие учет в секретариате, в обязательном порядке регистрируются в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписки) структурного подразделения (приложение № 5 к Инструкции) сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в структурном подразделении и хранятся в соответствующих структурных подразделениях.
2.1.13. Поступившие в Уставный суд факсимильные сообщения, в том числе непосредственно в структурные подразделения Уставного суда, регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда и в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписки) структурного подразделения соответственно.
2.1.14. Телефонограммы, поступившие в адрес Уставного суда, регистрируются секретариатом. Телефонограмма оформляется в соответствии с пунктом 2.5.2 Инструкции.
2.1.15. Поступившие в Уставный суд заявки на участие в процедуре размещения государственного заказа Санкт-Петербурга (далее - заявки) регистрируются секретариатом в журнале регистрации заявок (приложение № 6 к Инструкции) и передаются секретарю Государственной комиссии по размещению государственного заказа Санкт-Петербурга в Уставном суде в соответствии с пунктами 4.5.14.6 и 4.5.14.7 Инструкции.
2.2. Порядок работы с документами в структурном подразделении Уставного суда
2.2.1. Корреспонденция (документация) получается и отправляется через секретариат, регистрируется, доводится до сведения начальников соответствующих структурных подразделений и хранится сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в этих подразделениях.
Ответственность за организацию документооборота в структурных подразделениях Уставного суда, обеспечение сохранности служебных документов, контроль их исполнения возлагается на начальников соответствующих структурных подразделений Уставного суда.
2.2.2. Непосредственное ведение документооборота в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, ответственных за ведение документооборота.
В их обязанности входят:
- получение в секретариате корреспонденции, поступившей для структурного подразделения, её регистрация и передача исполнителям;
- проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период; проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя; еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;
- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения резолюции - исполнителю в день поступления документа;
- проверка правильности оформления документов, регистрация документов, исходящих из структурного подразделения;
- контроль за прохождением документов в структурном подразделении и сроками их исполнения;
- прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи;
- разработка номенклатуры дел структурного подразделения в соответствии с пунктом 6.1 настоящей Инструкции.
2.2.3. На время болезни, отпуска, командировки сотрудника, ответственного за ведение документооборота, его функции возлагаются на другого сотрудника. При увольнении, перемещении сотрудник, ответственный за ведение документооборота, передает дела по акту.
2.2.4. Секретариат один раз в два года организует проверку состояния документооборота в структурных подразделениях. Результаты проверки докладываются начальником секретариата председателю Уставного суда.
2.3. Порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд, прохождение судебного дела
2.3.1. Обращения в форме запроса или жалобы, зарегистрированные в секретариате в журнале входящей корреспонденции, в день поступления направляются председателю Уставного суда и всем судьям Уставного суда. Обращения с резолюцией председателя Уставного суда передаются в секретариат для их дальнейшей регистрации в журнале регистрации обращений в Уставный суд (приложение № 7 к Инструкции), в котором присваивается номер судебного дела.
2.3.2. Нумерация дел, находящихся на рассмотрении Уставного суда, производится в пределах каждого календарного года. Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих правил: номер дела включает порядковый номер дела по журналу регистрации обращений в Уставный суд и год начала формирования дела. Например:
№ 001/06.
Дела, не рассмотренные Уставным судом по завершении календарного года, подлежат перерегистрации в журнале регистрации обращений в Уставный суд следующего календарного года с присвоением нового регистрационного номера. Например:
№ 001/07 (020/06 - номер дела до перерегистрации).
2.3.3. Сотрудник секретариата подготавливает поручение на предварительное изучение обращения судье (судьям) Уставного суда согласно резолюции председателя Уставного суда или его заместителя. Судье (судьям) Уставного суда, которому (-ым) поручили предварительное изучение обращения, передается второй экземпляр документов со всеми приложениями под расписку в журнале регистрации обращений в Уставный суд.
2.3.4. Копия обращения с прилагаемыми документами передается в правовое управление аппарата Уставного суда (далее - правовое управление).
2.3.5. Информация о назначении судьи судей Уставного суда, осуществляющего(-их) предварительное изучение обращения, вносится в регистрационно-контрольную карточку (приложение № 8 к Инструкции). При формировании судебного дела специалист секретариата ведет по установленной форме в регистрационно-контрольной карточке последовательные хронологические записи о процессуальных и иных действиях, связанных с рассмотрением судебного дела.
2.3.6. При заполнении регистрационно-контрольной карточки специалистом секретариата вносятся следующие данные: номер дела; полное наименование субъекта обращения (полное название органа либо фамилия, имя, отчество гражданина, адрес); регистрационный номер обращения и дата его поступления в Уставный суд; исходящий номер и дата обращения; содержание обращения; ф. и. о. судьи (судей) Уставного суда, осуществляющего (-их) предварительное изучение обращения; ф. и. о. судьи (судей) Уставного суда, осуществляющего (-их) подготовку дела к рассмотрению; ф.и.о. судьи (судей) -докладчика(-ов); принятые Уставным судом определения по данному делу; даты судебных заседаний Уставного суда; справки и иные материалы; ф. и. о. приглашенных свидетелей, специалистов; даты протоколов судебных заседаний Уставного суда, дата протокола закрытого совещания судей Уставного суда, решение Уставного суда, сведения о наличии особых мнений судей Уставного суда, дата окончания рассмотрения дела и др.
2.3.7. По завершении календарного года после перерегистрации дел в регистрационно-контрольную карточку соответствующего дела вносятся дополнения с указанием вновь присвоенного номера дела, а также заводится (заполняется) новая регистрационно-контрольная карточка в картотеке текущего календарного года.
2.3.8. Судебное дело формируется в секретариате в следующем порядке: опись документов, находящихся в деле №__ (приложение № 9 к Инструкции), обращение и прилагаемые к обращению документы; поручение судье Уставного суда о предварительном изучении обращения; определение о принятии обращения к рассмотрению либо об отказе в принятии обращения к рассмотрению; определение о назначении дела к слушанию; уведомления участникам процесса о заседаниях Уставного суда; запросы о предоставлении документов; уведомление о привлечении специалистов; о даче разъяснений и т. д., протокол судебного заседания и стенограммы судебных заседаний Уставного суда (в случае если Уставным судом будет принято решение о приобщении стенограмм к материалам дела); решение Уставного суда; протокол закрытого совещания судей Уставного суда (хранится в запечатанном конверте); особые мнения судей Уставного суда по итоговому решению; копия опубликованного итогового решения Уставного суда, лист-заверитель дела (приложение № 10 к Инструкции). Опись документов, находящихся в деле, заполняется в хронологической последовательности.
2.3.9. Секретариат для оперативной информации судей Уставного суда и аппарата Уставного суда по делам, находящимся в производстве Уставного суда, ведет реестр дел (приложение № 11 к Инструкции). Секретариат осуществляет документационное обеспечение заседаний Уставного суда.
2.3.10. Специалист секретариата не позднее чем за пять дней до начала заседания Уставного суда направляет участникам процесса уведомление о времени и месте заседания Уставного суда, а также необходимые материалы, перечень которых определяется судьей-секретарем Уставного суда.
2.3.11.Секретариат в течение двух рабочих дней после дня подписания постановления Уставного суда направляет заверенные судьей-секретарем Уставного суда копии постановления судьям Уставного суда, сторонам, заявителям, а также иным органам и лицам, перечисленным в положениях Закона Санкт-Петербурга «Об Уставном суде Санкт-Петербурга».
2.3.12. Секретариат направляет сторонам и заявителям, судьям Уставного суда заверенные судьей-секретарем Уставного суда копии решений (определений) Уставного суда в течение двух рабочих дней после дня их подписания.
2.3.13. С целью размещения решений Уставного суда в информационных правовых базах секретариат в течение двух рабочих дней после дня их подписания рассылает заверенные судьей-секретарем Уставного суда копии решения в организации, с которыми Уставным судом заключены соответствующие договоры.
2.3.14. Стороны, заявители, их представители вправе знакомиться с материалами судебного дела непосредственно в помещении секретариата в присутствии сотрудника секретариата. Соответствующая запись производится в карточке выдачи дел для ознакомления (приложение № 12 к Инструкции). Учет выдачи дел сотрудникам Уставного суда производится в журнале выдачи дел (приложение № 13 к Инструкции). Выдача копий материалов дела сторонам, заявителям, их представителям производится по письменному заявлению последних с письменного разрешения председателя Уставного суда, заместителя председателя Уставного суда или судьи-секретаря Уставного суда.
2.3.15. Судебные дела подлежат полному оформлению по завершении их рассмотрения. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка дела, даты дела и др.), заверительную надпись судьи-секретаря Уставного суда на обложке дела.
2.3.16. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Нумерация листов в каждом томе дела начинается с первого номера. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Карты, схемы, чертежи и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дело, могут храниться при деле отдельно.
2.3.17. Количество листов в каждом томе дела не должно превышать 250 листов. Если количество листов в томе превышает 250 листов, тогда материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том № 2 может быть начат лишь после окончания тома № 1. Все тома дела должны иметь общий заголовок.
2.3.18. Наименование судебного дела должно соответствовать наименованию обращения (запроса или жалобы), поступившего в Уставный суд. На обложке дела, кроме заголовка, указываются число, месяц, год начала и окончания дела, индекс дела, срок хранения дела. Начальной датой является дата принятия (регистрации) обращения в Уставный суд. Конечной датой дела является дата принятия решения Уставным судом.
Изъятие документов из дел постоянного хранения не допускается. В исключительных случаях по письменному заявлению стороны по делу, заявителя по делу, их представителей и по письменному разрешению председателя Уставного суда или заместителя председателя Уставного суда из дела может быть выдан подлинник документа с заменой его заверенной судьей-секретарем Уставного суда копией. На копии расписывается лицо, получившее документ, и делается отметка о дате его выдачи.
Завершенные и оформленные в установленном порядке судебные дела хранятся в секретариате.
2.4. Регистрация исходящих документов
2.4.1. Все отправляемые документы в обязательном порядке регистрируются в секретариате. Выдаваемые в Уставном суде справки регистрируются в журнале регистрации справок (приложение № 14 к Инструкции); доверенности, выдаваемые в Уставном суде, регистрируются в журнале регистрации доверенностей (приложение № 15 к Инструкции); иная исходящая документация регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда (приложение № 16 к Инструкции). Копии справок и доверенностей хранятся в соответствующих структурных подразделениях Уставного суда, подготовивших данные документы.
Доверенности на получение товаро-материальных ценностей регистрируются в финансово-экономическом управлении аппарата Уставного суда (далее - финансово-экономическое управление) в журнале «Учет выданных доверенностей» (приложение № 17 к Инструкции).
Регистрация исходящих документов производится в день их подписания. Не прошедший регистрацию документ не подлежит отправке. Решения Уставного суда регистрации не подлежат.
На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ, без докладных и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями Уставного суда в процессе подготовки документа.
2.4.2. Документы на отправку принимаются сотрудником секретариата с приложением почтового адреса. Полученные документы отправляются секретариатом ежедневно, срочные - немедленно.
2.4.3. Документы на отправку упаковываются в конверты, оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», и сдаются в отделение связи. Сотрудник секретариата перед упаковкой документов в конверты проверяет правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направляемые по рассылке нескольким адресатам, принимаются секретариатом только в готовом виде (размноженные и скрепленные по экземплярам).
2.5. Особенности оформления документов, передаваемых и принимаемых по коммуникационным каналам связи.
2.5.1. Факсимильная связь.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов документов организациям (от организаций), размещенным (-ых) вне резиденции Уставного суда.
Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте обязательна.
Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:
- запрещается передавать служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;
- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;
- ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Уставного суда.
Документ, принятый по каналам факсимильной связи, учитывается в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «факсограмма». Подлежащий отправке по каналам факсимильной связи документ учитывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «факсограмма». Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.
Подлинник документа после его передачи по факсимильной связи возвращается исполнителю с отметкой о времени его передачи. Отметка об отправке документа по каналам факсимильной связи делается также на втором экземпляре подлинника документа.
Отметка об отправке документа по каналам факсимильной связи должна содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество лица, передавшего документ по телефаксу, дата и время передачи, фамилия, имя, отчество лица, принявшего документ по телефаксу.
2.5.2. Телефонограмма.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Принятая телефонограмма регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «телефонограмма». Подлежащая отправке телефонограмма регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции Уставного суда с пометкой «телефонограмма». Поступившие телефонограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.
Обязательные реквизиты телефонограммы - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; должность, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы; фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму.
Телефонограмму следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на заседания, совещания и т. д.).
Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее регистрации.
Телефонограмма оформляется по форме согласно приложению № 18 к Инструкции.
2.5.3. Телеграмма.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне листа. Телеграмма оформляется по форме согласно приложению № 19 к Инструкции.
Телеграмма содержит следующие реквизиты: указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; полный или условный телефонный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; подпись.
Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.
Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только фамилия и инициалы, если телеграмма адресуется частному лицу.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию, печататься без переноса слов, без вставок и исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы. Текст телеграммы не должен заканчивается цифрой.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и содержит полное наименование должности, инициалов и фамилии подписавшего телеграмму.
Под чертой в левом нижнем углу телеграммы оформляются подписи с указанием должности, фамилии и инициалов: руководителя подразделения, ответственного за составление текста телеграммы, сотрудника, составившего текст, сотрудника, отправившего телеграмму. Проставляется дата и время отправки телеграммы.
Телеграммы отправляются сотрудниками сектора по взаимодействию с органами государственной власти, местного самоуправления и средствами массовой информации управления делами после их визирования, подписания, датирования и регистрации с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи.
2.5.4. Электронная почта.
Передаваемые с помощью электронной почты официальные сообщения могут передаваться только с официальных адресов электронной почты Уставного суда. Обязательно имеют оригинал исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные настоящей Инструкцией.
На документ, полученный по электронной почте, распространяются правила документирования, как на входящий документ. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Далее полученный документ регистрируется и передается в соответствии с правилами организации документооборота.
При регистрации документа, посланного или принятого по электронной почте, делаются пометки о способе получения (электронная почта), электронном адресе отправителя, дате отправления.
Документы справочно-информационного и технического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.
Ответственность за информацию, переданную по электронной почте, несут:
официальный адрес - руководитель структурного подразделения, владелец официального адреса;
информационный адрес - лицо, отправившее электронное письмо.
2.6. Работа исполнителей с документами
2.6.1. Исполнитель получает документы в день проставления резолюции председателя Уставного суда или на следующий день.
2.6.2. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения определяет документы, требующие срочного исполнения.
2.6.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Уставного суда, заместителю председателя Уставного суда, судье-секретарю Уставного суда, руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.
2.6.4. Исполненные документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника структурного подразделения, соисполнителей, редактора и сотрудника секретариата). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке. На исходящем письме (подлиннике и копии) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.
2.6.5. Исполненные документы представляются на подпись исполнителями.
2.6.6. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.)
При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя председателя Уставного суда докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.
Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.
2.6.7. Сотрудник, являющийся исполнителем, при уходе в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении обязан передать имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения другому сотруднику с обязательной отметкой в описи.
2.6.8. В случае утраты документа сотрудник (исполнитель) обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному руководителю.
Руководитель структурного подразделения информирует по факту утраты документа председателя Уставного суда. По решению председателя Уставного суда может проводиться служебная проверка в порядке, установленном положениями законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации и Санкт-Петербурга.
2.7. Порядок прохождения внутренних документов в Уставном суде
2.7.1. К внутренним документам в Уставном суде относятся докладные, служебные записки, справки по вопросам деятельности Уставного суда, заключения и справки по вопросам, связанным с рассмотрением обращений в Уставном суде, справочные и иные материалы (информационные записки), представляемые председателю Уставного суда, заместителю председателя Уставного суда, судье-секретарю Уставного суда, судьям Уставного суда, а также руководителям структурных подразделений.
2.7.2. Внутренние документы, подготавливаемые структурными подразделениями, оформляются на бланке структурного подразделения (приложение № 20 к Инструкции).
2.7.3. Передача внутренних документов между структурными подразделениями Уставного суда осуществляется сотрудниками, ответственными за документооборот, или непосредственно исполнителем документа. Документы передаются (принимаются) с соответствующей отметкой в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписке) структурного подразделения.
Передача внутренних документов для председателя Уставного суда, заместителя председателя Уставного суда, судьи-секретаря Уставного суда, судей Уставного суда осуществляется им непосредственно или через их помощников (советников).
2.7.4. Заявления гражданских служащих и работников о предоставлении отпуска, о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией направляются председателю Уставного суда после визирования указанных заявлений начальником отдела кадров и непосредственным руководителем сотрудника (руководителем соответствующего структурного подразделения или соответствующим судьей Уставного суда).
3. Порядок подготовки и оформления документов
Документы в Уставном суде создаются при помощи средств компьютерной техники. Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т. п.) допускается писать от руки.
Документы печатаются шрифтом Times New Roman, размером № 12, 13 или 14 через 1 - 2 интервала. Для оформления табличных материалов допускается изменение шрифта на шрифт менее размера № 12. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.
3.1. Бланки документов
Бланки документов должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, а также в соответствии с настоящей Инструкцией.
3.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (21,0 см х 29,7 см). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 3 см; правое - 1,5 см; верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.
3.1.2. В Уставном суде устанавливаются следующие виды бланков:
- бланк постановления (приложение № 21 к Инструкции);
- бланк определения (приложение № 22 к Инструкции);
- бланки писем: продольный (приложение № 23 к Инструкции), угловой (приложение № 24 к Инструкции);
- бланк приказа (приложение № 25 к Инструкции);
- бланк для резолюции (приложение № 4 к Инструкции).
3.1.3. Бланки с цветным изображением герба субъекта Российской Федерации - города федерального значения Санкт-Петербурга (далее - герб Санкт-Петербурга) для Уставного суда изготавливаются типографским способом. Изображение герба Санкт-Петербурга должно точно соответствовать эталону герба Санкт-Петербурга (приложение 1 к Закону Санкт-Петербурга от 23 апреля 2003 года № 165-23 «О детальном описании официальных символов Санкт-Петербурга и порядке их использования»).
Устанавливаются следующие размеры изображения герба Санкт-Петербурга: по горизонтали - 17мм, по вертикали - 18,5 мм.
На бланках документов, изготавливаемых типографским способом, текст реквизитов печатается черным цветом. Бланки заказываются управлением делами, хранятся в секторе материально-технического обеспечения управления делами и подлежат строгому учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.4. Гербовые бланки хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах у лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых бланков.
3.1.5 Испорченные гербовые бланки хранятся до конца текущего года, после чего подлежат уничтожению. Об уничтожении испорченных бланков составляется акт по форме согласно приложению № 26.
3.2. Требования к оформлению реквизитов документов
Состав и расположение реквизитов документа Уставного суда приведены в приложениях № 27, № 28, № 29 к Инструкции. Состав реквизитов зависит от документа и в процессе подготовки и оформления документа может быть дополнен недостающими реквизитами.
3.2.1. Герб Санкт-Петербурга.
На бланках документов, подготавливаемых в Уставном суде, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.
На бланках Уставного суда изображение герба Санкт-Петербурга размещается в обязательном порядке.
3.2.2 Код организации.
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (далее - ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (далее - ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
3.2.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.2.5. Код формы документа.
Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД).
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов:
- распорядительная документация;
- банковская документация;
- финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
- отчетно-статистическая документация;
- учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;
- документация по труду;
- документация Пенсионного фонда Российской Федерации.
3.2.6. Наименование организации.
Наименование Уставного суда на бланке указывается в точном соответствии с Уставом Санкт-Петербурга.
3.2.7. Справочные данные об организации.
Справочные данные об Уставном суде включают: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и другие сведения.
3.2.8. Наименование вида документа.
Наименование вида документа (приказ, протокол, акт и т.д.) должно соответствовать содержанию документируемого действия. В письме наименование вида документа не указывается.
3.2.9. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 05 мая 2008 года следует оформлять: 05.05.2008. В текстах писем, распорядительных, финансовых документов, протоколов, актов, контрактов, договоров дата оформляется словесно-цифровым способом: 05 мая 2008 года. Не допускается использование кавычек в написании даты.
Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью. Документы вступают в силу с момента их подписания, утверждения, если в тексте распорядительного документа не предусмотрено иное.
Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
3.2.10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер входящего, исходящего документа состоит из кода регистрируемого документа (приложение № 30 к Инструкции) и его порядкового номера. Регистрационный номер исходящего документа может дополняться индексом структурного подразделения и индексом дела по номенклатуре дел Уставного суда.
Регистрации подлежат все создающиеся в Уставном суде документы, документы, поступающие от других органов государственной власти, организаций и граждан (кроме видов документов, указанных в приложении № 2 Инструкции). Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
Регистрационный номер справки, доверенности состоит из кода регистрируемого документа, порядкового номера и индекса структурного подразделения. Например, 03/12-06 означает: 03 - код регистрируемого документа (справка), 12 - порядковый номер, 06 - индекс отдела кадров аппарата по номенклатуре дел Уставного суда.
Регистрационный номер документа структурного подразделения состоит из порядкового номера документа и индекса структурного подразделения по номенклатуре дел Уставного суда. Например, № 12-03 означает: 12 - порядковый номер, 03 - индекс правового управления аппарата по номенклатуре дел Уставного суда. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого структурного подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: № 13-03/18-04.
3.2.11. Ссылка на регистрационный номер.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа является обязательной и включает в себя номер и дату документа, на который дается ответ. Например: на № 108 от 08.10.2005.
3.2.12. Место составления или издания документа.
Место составления и издания документа указывают в протоколах заседаний рабочих групп (рабочих комиссий) Уставного суда.
3.2.13. Адресат.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностному или физическому лицу. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Законодательное Собрание
Санкт-Петербурга
Комитет по законодательству
Должность лица, которому адресуется документ, указывается в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например:
Председателю Законодательного
Собрания Санкт-Петербурга
(инициалы, фамилия)
При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:
Председателям
верховных судов республик,
краевых и областных судов,
судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.
Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Комитет по благоустройству
и дорожному хозяйству
Караванная ул., д. 9,
Санкт-Петербург, 191011
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Петрову И.В.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
Санкт-Петербург, 190264
3.2.14. Резолюция.
В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции. Например:
Иванову И.А.
Петрову Н.В.
Прошу подготовить проект
договора к 01.05.2006
Личная подпись (расшифровка подписи)
Дата
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Резолюция может оформляться на документе или на бланке для резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.2.15. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии; карточка (чего?) учета движения документа и т. п. Письма Уставного суда заголовков не имеют.
3.2.16. Отметка о контроле
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом «Контроль».
3.2.17. Текст документа.
Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы и т.д. Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об осуществляемых действиях и применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
3.2.18. Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату и т. п.).
Отметку о наличии названного в тексте приложения к письму оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если приложение не названо в тексте письма, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №), например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 25 л. в 1 экз.
2. Приказ председателя Уставного суда Санкт-Петербурга от 15.01.2008 № 15 на 1 л. в 2 экз.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.
Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.1998 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 5 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
3.2.19. Подпись документа.
Документы, направляемые в государственные, общественные и иные организации и учреждения от имени Уставного суда, подписываются председателем Уставного суда, заместителем председателя Уставного суда или иным уполномоченным лицом.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке Уставного суда, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке Уставного суда); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Председатель Уставного суда
Санкт-Петербурга личная подпись (инициалы, фамилия)
или на бланке:
Председатель личная подпись (инициалы, фамилия)
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Председатель Уставного суда
Санкт-Петербурга (инициалы, фамилия)
Судья-секретарь Уставного суда
Санкт-Петербурга (инициалы, фамилия)
или на бланке:
Председатель (инициалы, фамилия)
Судья-секретарь (инициалы, фамилия)
При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают одну под другой в алфавитном порядке.
В документах, подготовленных комиссией (рабочей группой), указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии (рабочей группы), например:
Председатель комиссии Личная подпись (инициалы, фамилия)
Секретарь комиссии Личная подпись (инициалы, фамилия)
Члены комиссии Личная подпись (инициалы, фамилия) Личная подпись (инициалы, фамилия)
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.2.20. Визы согласования документа.
Внутреннее согласование документа проводится с теми структурными подразделениями Уставного суда, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансово-экономическим управлением аппарата Уставного суда (главным бухгалтером). Процедуру согласования проекта документа осуществляет сотрудник структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
Внутреннее согласование документа в обязательном порядке производится правовым управлением. Согласование оформляется визой. Она включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), должность визирующего и дату визирования, например:
Начальник правового
управления аппарата
Уставного суда
Санкт-Петербурга Личная подпись (расшифровка подписи)
(дата)
Виза проставляется в нижней части лицевой стороны документа на экземпляре Уставного суда.
Документы, представляемые председателю Уставного суда во исполнение его поручения, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении.
3.2.21. Печать Уставного суда.
Оттиск печати Уставного суда проставляется на документах Уставного суда в соответствии с положением о порядке учета, использования, хранения печатей Уставного суда Санкт-Петербурга, утверждаемом в Уставном суде.
3.2.22. Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии документа подлиннику отметку о заверении копии следует оформлять следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:
Верно
начальник отдела кадров аппарата
Уставного суда Санкт-Петербурга личная подпись (расшифровка подписи)
(дата)
Допускается копию документа заверять соответствующей печатью «Копия верна».
На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в Уставном суде, а в случае заверения документа с копии делается отметка «Копия с копии», например:
Подлинник документа находится
в Уставном суде Санкт-Петербурга
или
Копия с копии.
Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5 х 6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:
|
|
Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.
3.2.23. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах), например:
И.В. Петров
284-45-67
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. При направлении документа в органы государственной власти Санкт-Петербурга отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне листа. Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметку об исполнителе проставляют на лицевой стороне листа.
3.2.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
Отправлен факс 05.05.2008
В дело № 06-39
Личная подпись
05.05.2006
или
Издан приказ от 01.04.2008 № 12
«О создании рабочей группы»
В дело № 06-50
Личная подпись
12.04.2006
3.2.25. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Уставный суд проставляется от руки или в форме штампа секретариата в нижней части лицевой стороны первого листа документа. В отметку о поступлении документа входят порядковый номер, дата поступления документа в Уставный суд и количество листов. При необходимости - часы и минуты.
4. Виды документов Уставного суда
В Уставном суде создаются следующие виды документов:
- решения Уставного суда;
- приказы;
- протоколы заседаний Уставного суда, протоколы заседаний комиссий (рабочих групп) Уставного суда;
- письма;
- договоры, заключаемые Уставным судом;
- иные документы (внутренние документы).
4.1. Решения Уставного суда
4.1.1. Виды решений Уставного суда: постановление и определение. Постановления и определения, оформляются в виде отдельных документов и печатаются на бланках установленной формы в единственном экземпляре (подлиннике), который подшивается в судебное дело.
Бланк постановления и бланк определения изготавливаются типографским способом с воспроизведением цветного изображения герба Санкт-Петербурга. Изображение герба Санкт-Петербурга должно точно соответствовать эталону герба Санкт-Петербурга (приложение 1 к Закону Санкт-Петербурга от 23 апреля 2003 года № 165-23 «О детальном описании официальных символов Санкт-Петербурга и порядке их использования»). Устанавливаются следующие размеры герба: по горизонтали -17 мм, по вертикали - 18,5 мм.
4.1.2. Бланк постановления включает в себя следующие реквизиты:
- герб Санкт-Петербурга;
- наименование органа государственной власти Санкт-Петербурга «УСТАВНЫЙ СУД САНКТ-ПЕТЕРБУРГА». Печатается шрифтом Times New Roman, размером № 16 более яркой насыщенности;
- слова «ИМЕНЕМ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА»; Печатается шрифтом Times New Roman, размером № 16 более яркой насыщенности;
- наименование вида документа «ПОСТАНОВЛЕНИЕ». Печатается шрифтом Times New Roman, размером № 14 более яркой насыщенности;
4.1.3. Бланк определения включает в себя следующие реквизиты:
- герб Санкт-Петербурга;
- наименование органа государственной власти Санкт-Петербурга «УСТАВНЫЙ СУД САНКТ-ПЕТЕРБУРГА». Печатается шрифтом Times New Roman, размером № 16 более яркой насыщенности;
- наименование вида документа «ОПРЕДЕЛЕНИЕ». Печатается шрифтом Times New Roman, размером № 14 более яркой насыщенности.
4.1.4. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка, левое поле - не менее 3 см, правое - не менее 1,5 см и нижнее - не менее 2 см.
4.1.5. Дата и номер решения Уставного суда печатаются на расстоянии 2 межстрочных интервалов от наименования вида документа центрованным способом и выделяются шрифтом более яркой насыщенности. Заголовок решения Уставного суда печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от даты и номера решения Уставного суда центрованным способом и выделяются шрифтом более яркой насыщенности. Точка в конце даты и номера, заголовка решения Уставного суда не ставится.
Заголовок постановления Уставного суда должен содержать указание на номер дела и предмет обращения в Уставный суд.
Заголовок определения Уставного суда должен содержать указание на номер дела и субъект обращения в Уставный суд.
4.1.6. Текст решения Уставного суда отделяется от его заголовка 2 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
4.1.7. Текст решения Уставного суда печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1 межстрочный интервал.
4.1.8. При оформлении решений Уставного суда более чем на одном листе 1-й лист печатается на бланке, все последующие - на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое поле - не менее 3 см, правое - не менее 1,5 см, верхнее и нижнее - не менее 2 см. Листы обязательно нумеруются, начиная со второго, номер располагается вверху листа по центру.
4.2. Приказы Уставного суда
4.2.1. Приказы по организационным, финансово-экономическим, кадровым и иным вопросам в соответствии с пунктом 2 статьи 25 Закона Санкт-Петербурга «Об Уставном суде Санкт-Петербурга» издает председатель Уставного суда. Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, не допускать различных толкований, быть отредактированным, а сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми.
4.2.2. Приказы печатаются на бланках установленной формы. Бланки изготавливаются с помощью электронной (компьютерной) техники.
4.2.3. Приказ имеет следующие реквизиты:
- герб Санкт-Петербурга;
- наименование органа государственной власти Санкт-Петербурга - «Уставный суд Санкт-Петербурга»;
- наименование вида документа - «ПРИКАЗ»;
- дата и номер - дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа;
- заголовок приказа;
- текст приказа;
- подпись.
4.2.4. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка, левое поле - не менее 3 см, правое - не менее 1,5 см и нижнее - не менее 2 см.
4.2.5. Заголовок приказа печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края бланка и выделяется шрифтом более яркой насыщенности. Заголовок печатается от границы левого поля с прописной буквы и отвечает на вопрос: о чем? (о ком?). Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
4.2.6. Текст приказа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается от границы левого поля и выравнивается по левой и правой границам полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
4.2.7. Текст приказа и приложения к нему печатаются шрифтом Times New Roman размером № 12 через 1 межстрочный интервал.
4.2.8. Если приказ оформляется более чем на одном листе, то 1-й лист печатается на бланке, все последующие - на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое - не менее 3 см, правое - не менее 1,5 см, верхнее и нижнее - не менее 2 см. Листы обязательно нумеруются, начиная со второго, номер располагается вверху листа по центру.
4.2.9. Текст приказа состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже («руководствуясь»), в родительном падеже («во исполнение»), его дата, номер и заголовок.
Преамбула приказа завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается заглавными буквами шрифтом более яркой насыщенности.
Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
При наличии пунктов и подпунктов в тексте распорядительной части приказа они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части приказа содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
В тексте приказа все поручения даются исполнителям с указанием их должности, фамилии и инициалов, сроков исполнения.
В тексте распорядительной части приказа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов Уставного суда, служебных записок должностных лиц Уставного суда, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, наименование должности лица, его инициалы и фамилию, дату подписания и номер документа.
Если приказ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Если приказ изменяет или дополняет ранее изданный документ или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части текста также должен содержать ссылку на изменяемый или дополняемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При наличии приложений к приказу в тексте приказа на них обязательно дается ссылка.
4.2.10. Визы согласования включают в себя наименование должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подписи об ознакомлении с приказом также включают в себя наименование должности, личные подписи, расшифровку подписей и дату ознакомления. Место расположения виз и подписей об ознакомлении с приказом - обратная сторона бланка приказа.
4.2.11. Реквизит «Подпись», размещенный на бланке, состоит из сокращенного наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например:
Председатель (инициалы, фамилия)
Заместитель председателя (инициалы, фамилия)
Если приказ размещен более чем на одном листе (т. е. второй лист бланком не является) подпись должна содержать полное наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия), например:
Председатель Уставного суда
Санкт-Петербурга (инициалы, фамилия)
Заместитель председателя
Уставного суда Санкт-Петербурга (инициалы, фамилия)
4.2.12. Приказы подписывает председатель Уставного суда, а в его отсутствие - заместитель председателя Уставного суда. В случае отсутствия председателя Уставного суда и заместителя председателя Уставного суда издается приказ о возложении обязанностей председателя Уставного суда на судью-секретаря Уставного суда.
В случае отсутствия председателя Уставного суда, заместителя председателя Уставного суда и судьи-секретаря Уставного суда издается приказ о возложении обязанностей председателя Уставного суда на одного из судей Уставного суда.
4.2.13. Оформление приложений к приказу.
Приложение к приказу оформляется на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое - не менее 3 см, правое - не менее 1,5 см, верхнее и нижнее - не менее 2 см.
В приложениях помещаются тексты положений, инструкций, планов, перечней, списков, смет и так далее.
Если в тексте приказа дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу (с прописной буквы) пишется слово «Приложение», ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на приказ, дату его подписания и его номер. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита. Длина самой длинной строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:
Приложение
к приказу от 12.03.2008 № 12-ОД
При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:
Приложение № 2
к приказу от 01.04.2008 № 15-К
4.2.14. При утверждении документа приказом гриф утверждения включает в себя: слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА или УТВЕРЖДЕНЫ - печатаются прописными буквами, без кавычек), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Например:
УТВЕРЖДЕНА
приказом председателя
Уставного суда Санкт-Петербурга
от __ ________2008 № 4-Ф
или
УТВЕРЖДЕНО
решением аттестационной комиссии
протокол от 12.04.2008 № 17
4.2.15. Наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами (ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, СМЕТА и т. д.) и отделяется от даты и номера 4 межстрочными интервалами, заголовок печатается центрованным способом и отделяется от текста приложения 2-3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов или глав их заголовки печатаются центрованным способом, точка в конце подзаголовка не ставится. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго. В приложениях и других подобных документах их основные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) следует нумеровать только арабскими цифрами.
4.2.16. Подготовка проектов приказов и их издание осуществляется в следующем порядке.
Проекты приказов по основной деятельности готовят и представляют на подписание председателю Уставного суда руководители структурных подразделений на основании поручений председателя Уставного суда или заместителя председателя Уставного суда, либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по финансово-экономическим вопросам готовятся финансово-экономическим управлением и представляются на подписание председателю Уставного суда начальником финансово-экономического управления. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся отделом кадров аппарата Уставного суда (далее отдел кадров) и представляются на подписание председателю Уставного суда начальником отдела кадров.
Проекты приказов Уставного суда визируются в следующем порядке:
- сотрудник секретариата;
- исполнитель, подготовивший проект приказа;
- начальник структурного подразделения, подготовившего проект приказа;
- начальник финансово-экономического управления (при необходимости);
- начальник правового управления;
- судья Уставного суда (при необходимости).
Визы проставляются на обратной стороне последнего листа проекта приказа.
4.2.17. Подготовка проекта приказа может быть возложена по поручению председателя Уставного суда на иных должностных лиц Уставного суда либо на несколько структурных подразделений суда с учетом направлений их деятельности. При этом организация подготовки проекта приказа возлагается на должностное лицо, которое в поручении указано первым, или на структурное подразделение, руководитель которого в поручении указан первым, или на лицо, которое назначено ответственным.
Указанные в поручении структурные подразделения обязаны при необходимости обеспечить выделение специалистов для участия в подготовке проекта приказа и своевременно представить предложения, необходимые документы, справки, расчеты и иные материалы.
4.2.18. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование, хранение оснований и сопутствующих документов в течение трех лет возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
4.2.19. Контроль за правильностью оформления приказов осуществляется секретариатом.
4.2.20. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту приказа. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера (выходящие за рамки редакционных), то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
4.2.21. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись, при необходимости - со справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, его обоснование, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект приказа и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
4.2.22. Подписанные председателем Уставного суда приказы по финансово-экономическим вопросам индивидуального характера передаются для регистрации в финансово-экономическое управление, приказы по кадровым вопросам индивидуального характера - в отдел кадров, а все остальные приказы передаются для регистрации в секретариат.
4.2.23. Не допускается визирование и подписание приказов, на которых обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности). Приказ должен быть завизирован и подписан подлинной подписью с указанием фактически занимаемой должности и фамилии подписавшего. Факсимильные подписи и визы не допускаются.
4.2.24. После подписания председателем Уставного суда приказы по основной деятельности, по финансово-экономическим вопросам и по кадровым вопросам нумеруются отдельно, валовой порядковой нумерацией в пределах календарного года. К номеру приказов по основной деятельности Уставного суда прибавляются через дефис буквы «ОД», к номеру приказа по финансово-экономической вопросам через дефис прибавляется буква «Ф», к номеру приказа по кадровым вопросам через дефис прибавляется буква «К». Приказы о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска, о продлении или перенесении отпуска, о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нумеруются без буквы «К». К номеру приказа о командировании сотрудника Уставного суда через дефис прибавляются буквы «СК».
4.2.25. Регистрация и хранение приказов по основной деятельности, рассылка копий приказов, ознакомление с приказом осуществляются секретариатом. Копии приказов направляются исполнителям в соответствии со списком рассылки, который составляется лицом, подготовившим проект приказа.
Регистрация в журнале учета и хранение приказов по финансово-экономическим вопросам, рассылка копий приказов, ознакомление с приказом осуществляется финансово-экономическим управлением.
Регистрация в журнале учета и хранение приказов по кадровым вопросам, приказов об отпусках, приказов о командировании, рассылка копий приказов, ознакомление с приказом осуществляется отделом кадров.
4.2.26. Оформление документов при приеме на работу, поступлении на государственную гражданскую службу Санкт-Петербурга, переводе (перемещении) на новое место работы, переводе или перемещении на иную должность государственной гражданской службы, предоставлении отпуска, командировании, освобождении от работы, увольнении с государственной гражданской службы и по другим кадровым вопросам производится в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Закона Санкт-Петербурга от 30 июня 2005 года № 399-39 «О государственной гражданской службе Санкт-Петербурга», Закона Санкт-Петербурга от 08 июня 2005 года № 302-34 «О Реестре государственных должностей Санкт-Петербурга и Реестре должностей государственной гражданской службы Санкт-Петербурга» и иных актов.
4.2.27. Копии приказов по основной деятельности направляются в соответствии с рассылкой и судьям Уставного суда, копии иных приказов направляются в соответствии с рассылкой.
4.3. Протоколы заседаний Уставного суда, протоколы комиссий (рабочих групп) Уставного суда
4.3.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Уставного суда, заседаниях комиссий (рабочих групп) Уставного суда. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.
4.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих на заседании (при большом количестве присутствующих - более 15 человек - к протоколу прилагается список присутствующих). Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля. Наименование вопроса формулируется с предлогом «О» («Об»).
Основная часть протокола состоит из разделов (обозначаются арабскими цифрами), соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, решили. Тексты докладов, справок и особое мнение выступающего, изложенное в докладной записке, прилагаются к протоколу.
Решение комиссий (рабочих групп) Уставного суда печатается полностью; текст решения строится по образцу текста приказа и излагается в повелительной (императивной) форме. К протоколу заседания прилагается утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки-доклады.
4.3.3. Решением Уставного суда, решением комиссий Уставного суда, рабочих групп Уставного суда может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Уставным судом, комиссией Уставного суда, рабочей группой Уставного суда, прилагается к протоколу.
4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и сотрудником аппарата Уставного суда, ведущим протокол. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания.
4.3.5. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Уставного суда, комиссий Уставного суда, протоколы рабочих групп Уставного суда и др.
Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.
4.4. Служебная корреспонденция
4.4.1. Письма Уставного суда оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер; адресат; текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа.
4.4.2. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
4.4.3. Текст письма должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.
Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
Оформление рукописного текста должно соответствовать установленным требованиям. Текст должен быть четким и разборчивым. Не допускается писать что-либо карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
4.5. Договоры
4.5.1. Организация работы по оформлению и заключению договоров должна обеспечивать:
- своевременное и качественное заключение договоров;
- надлежащий контроль за исполнением обязательств по договорам.
4.5.2. Ответственный за подготовку, оформление, заключение и исполнение договора начальник управления делами или начальник иного структурного подразделения аппарата Уставного суда (далее - ответственное подразделение) организует работу в соответствии с возложенными на него должностными обязанностями.
4.5.3. Положения Инструкции, регулирующие порядок подготовки и оформления договоров, распространяются также на подготовку конкурсной документации, документации об аукционе, запросов котировок.
4.5.4. Порядок подготовки и оформления проектов договоров:
- определение возможности финансирования предполагаемых к поставке товаров, выполнения работ и оказания услуг, осуществляемое путем направления в финансово-экономическое управление согласованной с правовым управлением заявки (приложение № 31 к Инструкции) на финансирование приобретения соответствующих товаров или оказания соответствующих услуг и ее последующего утверждения председателем Уставного суда;
- составление и утверждение технического задания, спецификации в случаях, предусмотренных действующим законодательством;
- подготовка конкурсной документации, ее утверждение и проведение предусмотренных действующим законодательством процедур размещения государственного заказа Санкт-Петербурга в случаях, когда производство указанных выше процедур является обязательным;
- подготовка проекта договора;
- подписание договора.
4.5.5. При подготовке государственных контрактов по итогам процедур размещения заказов для государственных нужд у контрагента запрашиваются документы и сведения в объеме, необходимом и достаточном для соблюдения требований Федерального закона от 21 июля 2005 года № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».
4.5.6. При подготовке договора с юридическим лицом ответственным подразделением обязательно запрашиваются и приобщаются к проекту договора следующие сведения и документы:
- платежные реквизиты юридического лица;
- почтовый адрес юридического лица;
- копии лицензий для видов деятельности, требующих наличия лицензии;
- копия документа, уполномочивающего ответственное лицо контрагента на подписание договора;
- иные документы.
4.5.7. При подготовке договора с физическим лицом ответственным подразделением запрашиваются и приобщаются к проекту договора следующие документы:
- копия паспорта;
- копия Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- иные документы.
4.5.8. Проект договора подлежит обязательному согласованию в следующем порядке:
- ответственное подразделение;
- финансово-экономическое управление;
- правовое управление.
4.5.9. Замечания к проекту договора оформляются в письменном виде и подлежат устранению ответственным подразделением.
4.5.10. После устранения замечаний проект договора представляется на повторное согласование в порядке, предусмотренном пунктом 4.5.8 Инструкции, с обязательным приложением проекта в первоначальной редакции.
4.5.11. В случае если в ходе согласования получены взаимоисключающие замечания к проекту договора, ответственное подразделение организует совещание с участием структурных подразделений или их представителей, указанных в пункте 4.5.8 Инструкции с целью устранения выявленных разногласий.
4.5.12. В случае наличия существенных замечаний со стороны Уставного суда на условия договора, поступившего от контрагента в рамках оферты (далее - оферта), ответственным подразделением совместно с правовым управлением подготавливается протокол разногласий с пояснительной запиской.
Оферта и протокол разногласий с пояснительной запиской представляются на подписание председателю Уставного суда и направляются контрагенту способом, позволяющим документально подтвердить их получение.
4.5.13. Согласованный проект договора подписывается председателем Уставного суда, скрепляется печатью и направляется в финансово-экономическое управление для регистрации.
Один экземпляр договора хранится в финансово-экономическом управлении; второй экземпляр договора направляется другой стороне по договору.
4.5.14. Особенности подготовки запроса котировок, конкурсной и аукционной документации (далее - документация для размещения государственного заказа) и оформления результатов процедуры размещения государственного заказа Санкт-Петербурга.
4.5.14.1. Ответственное подразделение готовит документацию для размещения государственного заказа с учетом требований действующего законодательства.
4.5.14.2. В качестве данных для контактов в документации для размещения государственного заказа указываются контактные данные руководителя ответственного подразделения, а в качестве адреса для подачи заявок указывается местонахождение секретариата.
4.5.14.3. Подготовленная документация для размещения государственного заказа согласовывается по правилам настоящей инструкции, предусмотренным для договоров.
4.5.14.4. Согласованная документация для размещения государственного заказа передается председателю Уставного суда для утверждения.
4.5.14.5. Утвержденная председателем документация для размещения государственного заказа передается в финансово-экономическое управление. Финансово-экономическое управление передает исполнительному органу государственной власти, уполномоченному на ведение официального сайта «Государственный заказ Санкт-Петербурга», документацию для дальнейшего размещения информации о процедуре размещения государственного заказа на официальном сайте.
Внесение изменений в документацию для размещения государственного заказа производится в порядке, установленном настоящей Инструкцией для ее первоначальной подготовки и утверждения в сроки, установленные действующим законодательством.
4.5.14.6. Секретариатом в соответствии с действующим законодательством ведется прием заявок на участие в процедуре размещения государственного заказа Санкт-Петербурга с регистрацией в журнале по форме согласно приложению № 5 с составлением при необходимости акта по форме согласно приложению № 31.
4.5.14.7. Полученные от участников процедуры размещения государственного заказа заявки и иные документы, связанные с размещением государственного заказа, передаются секретариатом секретарю Государственной комиссии по размещению государственного заказа Санкт-Петербурга в Уставном суде Санкт-Петербурга.
4.5.14.8. Ответственное подразделение направляет участнику процедуры размещения государственного заказа, признанному решением Государственной комиссии по размещению государственного заказа Санкт-Петербурга в Уставном суде Санкт-Петербурга победителем в соответствующей процедуре (далее - победитель), все предусмотренные действующим законодательством извещения и проект государственного контракта с визами подразделений, указанных в пункте 4.5.8 Инструкции.
4.5.14.9. Ответственное подразделение в предусмотренных законодательством случаях инициирует процедуру признания победителя уклонившимся от заключения государственного контракта.
4.5.14.10. Подписанный победителем проект государственного контракта в установленные действующим законодательством сроки направляется ответственным подразделением председателю Уставного суда для подписания.
4.5.15. Контроль за выполнением отдельных этапов работы и в целом обязательств по договорам возлагается на ответственное подразделение.
4.5.16. При невыполнении контрагентом по договору полностью или частично своих обязательств ответственное подразделение извещает председателя Уставного суда.
5. Контроль исполнения документов
5.1. Целью контроля исполнения документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
5.2. Контролю исполнения документов подлежат:
- решения Уставного суда;
- приказы;
- решения комиссий (рабочих групп) Уставного суда;
- решения заседаний Уставного суда;
- поручения председателя Уставного суда, данные во исполнение действующего законодательства;
- поручения председателя Уставного суда по рассмотренной им служебной корреспонденции.
5.3. Контроль исполнения документов, перечисленных в п. 5.2, осуществляют секретариат, руководители структурных подразделений Уставного суда. Контроль исполнения других видов документов (плановых, снабженческих, финансовых, актов ревизий и проверок и т. д.) ведется в соответствующих структурных подразделениях Уставного суда.
5.4. Конечная дата исполнения документа определяется председателем Уставного суда исходя из сроков, установленных положениями Закона Санкт-Петербурга «Об Уставном суде Санкт-Петербурга» и иными нормативными правовыми актами. Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.
5.5. Срок исполнения документов определяется председателем Уставного суда путем проставления на документе (поручении) срока, даты и подписи. Поручения с конкретным сроком подлежат исполнению в указанный срок. Поручения без даты, но с пометкой «Срочно» - в 3-дневный срок, «Оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - не более 30 дней. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
5.6. При необходимости изменения (продления) указанного в поручении срока исполнения документа на имя председателя Уставного суда составляется мотивированная служебная записка с соответствующей просьбой. Изменение срока исполнения документа производится председателем Уставного суда путем проставления на документе (поручении) нового срока исполнения, даты изменения и подписи.
Если контрольный документ не исполнен в срок, установленный в резолюции, руководитель структурного подразделения представляет объяснительную записку с указанием причин нарушения срока или докладывает лично председателю Уставного суда.
6. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию
6.1. Номенклатура дел
6.1.1. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дел по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве. Номенклатура дел разрабатывается в Уставном суде и содержит полный перечень всех дел, заводимых структурными подразделениями.
6.1.2. Сводная номенклатура дел Уставного суда (далее - сводная номенклатура дел) визируется начальником секретариата, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией Уставного суда (далее - экспертная комиссия), а затем утверждается председателем Уставного суда. Сводная номенклатура дел согласовывается с Архивным комитетом Санкт-Петербурга не реже чем один раз в 5 лет.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел оформляется по форме согласно приложению № 32 к Инструкции. Аналогичным образом составляются номенклатуры дел структурных подразделений.
Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего структурного подразделения для ее последующего включения в сводную номенклатуру дел.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел структурного подразделения являются наименования структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов сводной номенклатуры дел для использования в работе.
6.1.3. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке.
В первой графе «Индекс дела» проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в соответствующем структурном подразделении цифрового обозначения (кода) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел этого подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: «07-15», где «07» - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, «15» - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
6.1.4. Во вторую графу «Заголовок дела» включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Используется следующая последовательность наименований дел:
- распорядительная документация;
- плановая документация;
- отчетная документация;
- документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
- документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;
- документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;
- номенклатура дел структурного подразделения;
- резервные номера.
6.1.5. Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа «разные материалы», «общая переписка» и т. п., а также вводных слов, сложных синтаксических конструкций.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» («ДСП»), журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».
6.1.6. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);
- автор документа (название организации, структурного подразделения);
- корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);
- вопрос или краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на то, что документ представлен копией.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
6.1.7. Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:
«Журнал учета выдачи удостоверений», «Отчеты о корреспонденции Уставного суда Санкт-Петербурга, отправляемой посредством Фельдъегерской службы».
При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке, например:
«Протоколы и стенограммы комиссии по размещению государственного заказа».
Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин «Документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
«Документы, представляемые в Комитет финансов Санкт-Петербурга (акты, справки и др.)».
Термин «Документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Термин «Переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например:
«Переписка с гражданами о выдаче архивных справок».
Для внутренних документов используется краткое название структурного подразделения или приводится общее видовое название:
«Протоколы заседаний комиссии по социальным вопросам Уставного суда Санкт-Петербурга».
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:
«Переписка с Росархивом о...»;
«Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».
Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:
«Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров».
Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:
«Переписка с конституционными (уставными) судами субъектов Российской Федерации о проведении совещания по вопросам конституционной юстиции».
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
«Приказы по вопросам основной деятельности за 2006 год».
В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:
«Сводный баланс расходов за II квартал 2006 года».
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в Уставном суде, то в заголовке указывается ее номер (шифр):
«Личные карточки (форма Т-2)».
В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией:
«Распоряжения Комитета финансов Санкт-Петербурга».
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Третья графа «Количество единиц хранения» заполняется в конце календарного года.
6.1.8. В четвертой графе «Срок хранения и номера статей по перечню» указывается срок хранения дела в соответствии с утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности Уставного суда, с указанием сроков хранения.
На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии.
6.1.9. Пятая графа «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т. п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется по форме согласно приложению № 33 к Инструкции.
6.2. Формирование дел
6.2.1. Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела в структурных подразделениях аппарата Уставного суда формируются децентрализованно.
6.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;
2) в дело включается один экземпляр каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;
5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в Уставном суде, документы постоянных комиссий и др.);
6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «т. 1», «т. 2» и т. д.;
7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам);
8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;
9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т. п.;
10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело;
11) при оформлении дел запрещается использовать цветные чернила, фломастеры, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем «ПВА»;
12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.
Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с сотрудником, ответственным за документооборот соответствующего структурного подразделения. На документе проставляются отметка «в дело № ...», дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе.
6.3. Группировка отдельных категорий документов
6.3.1. При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:
1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
2) положения, инструкции, правила и т. п., являющиеся приложениями к приказам, группируются вместе с приказами;
3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно;
4) приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания;
5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий Уставного суда, протоколы заседаний Уставного суда и т. д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов;
6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату;
7) утвержденные отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2002 год, составленный в 2003 году, подшивается в дело 2002 года, а не 2003 года; план на 2004 год, составленный в 2003 году, - в дело 2004 года;
8) договоры (соглашения) (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям организаций;
9) законченные в делопроизводстве личные дела лиц, ранее занимавших должность судьи Уставного суда, гражданских служащих и работников формируются на каждого отдельно в соответствии с Положением о порядке ведения личных дел судей Уставного суда Санкт-Петербурга, государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в Уставном суде Санкт-Петербурга, работников Уставного суда Санкт-Петербурга, не являющихся государственными гражданскими служащими Санкт-Петербурга.
6.3.2. Личные карточки на уволенных сотрудников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.
6.3.3. Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета.
6.3.4. Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.
6.3.5. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. При подготовке дел на архивное хранение дела формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.
Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.
Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке.
6.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
6.4.1. Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу хранятся в структурных подразделениях.
Дела временного срока хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут руководители структурных подразделений, осуществляющих хранение документов
6.4.2. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно сотрудниками, ответственным за документооборот в структурных подразделениях.
6.5. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
6.5.1. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:
- при составлении номенклатуры дел;
- в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;
- при подготовке дел к передаче на архивное хранение.
6.5.2. Экспертная комиссия организует и проводит экспертизу ценности документов.
Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях членами экспертной комиссии и сотрудником ответственным за документооборот, или руководителем структурного подразделения для установления научной, исторической и практической значимости документов.
6.5.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:
- отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче на архивное хранение;
- отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой «До минования надобности»).
В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
6.5.4. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой «ЭК» также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
6.5.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также Акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 34 к Инструкции), и о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 35 к Инструкции). При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе «Примечание») делается соответствующая отметка, например:
«Уничтожено 02.04.2006» или «Передано на хранение в ________ по описи 04.02.2004» и т. п.
Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.
6.6. Оформление дела
6.6.1. Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений на архивное хранение подлежат полному оформлению.
6.6.2. Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:
- подшивку или переплет дела;
- составление внутренней описи документов (при необходимости) по форме согласно приложению № 36 к Инструкции;
- нумерацию листов дела;
- составление заверительной надписи (листа-заверителя дела) по форме согласно приложению № 9 к Инструкции;
- оформление обложки дела.
6.6.3. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.
При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: «1а», «1б».
В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
6.6.4. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, располагается в конце дела. В журналах (книгах) - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
6.6.5. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
6.6.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
6.6.7. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные дела и т. д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе «Количество документов». К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т. д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак «+». Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
6.6.8. Дела временного (до десяти лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел.
Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых шкафах.
6.6.9 Внутренняя опись документов личного дела сотрудника составляется по установленной форме согласно приложению № 6 к Положению о порядке ведения личных дел.
6.7. Оформление обложки дела
6.7.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению № 37 к Инструкции.
На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:
- наименование органа государственной власти - Уставный суд Санкт-Петербурга;
- название структурного подразделения, где оформлялось дело (например: финансово-экономическое управление);
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;
- заголовок дела;
- дата дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.
6.7.2. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.
Наименование органа государственной власти (Уставный суд Санкт-Петербурга) приводится полностью в именительном падеже. Название структурного подразделения также указывается полностью в именительном падеже, в скобках дается сокращенное название, например: финансово-экономическое управление аппарата Уставного суда Санкт-Петербурга (ФЭУ). Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.
6.7.3. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела Уставного суда будут приняты на государственное хранение.
При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган государственной власти на обложке дела указывается новое наименование структурного подразделения или наименование органа, в который передается дело, а прежнее наименование заключается в скобки.
При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например:
«Приказы по общим вопросам, № 1-100, т. 1.».
6.7.4. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий.
На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.
Например: «09 мая 2004 года»
При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты.
Например: «09.04.2004»
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
6.7.5. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т. д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т. е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
6.7.6. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
Например:
[не ранее 2001 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1998 г.]; [не ранее 25] июня 2003 г.; 15 [января] 2002 г.; 16 августа [1999 г.]; [22 сентября 2003 г.?].
6.7.7. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно»).
Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.
Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.
6.7.8. Обложка личного дела сотрудника оформляется по установленной форме согласно приложению № 8 к Положению о порядке ведения личных дел.
6.8. Составление и оформление описей и актов
6.8.1. Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. Оформление и описание дел производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания.
6.8.2. Описи составляются отдельно на следующие виды дел:
- дела постоянного срока хранения;
- дела временного (свыше десяти лет) срока хранения;
- дела по личному составу.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел.
6.8.3. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один передается в секретариат, а второй экземпляр остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись.
6.8.4. При составлении описи необходимо учитывать следующие требования:
- систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
- заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами «то же», другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется);
- заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за ...год, дело №...», которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу;
- в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера);
- графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д.
6.9. Опись дел постоянного хранения
6.9.1. На основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения Уставного суда.
В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению № 38 к Инструкции.
6.9.2. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела №...», которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.
6.9.3. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
6.9.4. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре Уставного суда за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.
6.9.5. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел постоянного хранения имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу.
В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности Уставного суда. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке.
Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.
6.9.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.
Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению экспертной комиссией, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «СОГЛАСОВАНО» с указанием номера протокола и даты заседания экспертной комиссии. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение экспертной проверочно-методической комиссии Центрального государственного архива Санкт-Петербурга (далее - ЭПМК).
6.9.7. После утверждения годового раздела ЭПМК опись утверждается председателем Уставного суда, затем первый экземпляр описи передается в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга, а остальные экземпляры остаются в Уставном суде.
Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга.
Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.
Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный по форме согласно приложению № 39 к Инструкции.
6.9.8. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
- название фонда;
- номер фонда;
- номер описи;
- название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т. д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
- крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела Уставного суда.
Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается.
6.9.9. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.
6.10. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения
6.10.1. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях Уставного суда. Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению № 40 к Инструкции.
6.10.2. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах.
6.11. Опись дел по личному составу
6.11.1. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению № 41 к Инструкции. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.
6.11.2. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров.
Документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником отдела кадров и предоставляется на рассмотрение экспертной комиссии. После одобрения экспертной комиссией он подлежит согласованию с ЭПМК, а затем утверждается председателем Уставного суда.
6.12. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
При обнаружении утраты дела в делопроизводстве организуется его розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Указанный акт составляется в четырех экземплярах и утверждается приказом председателя Уставного суда. Образец оформления акта представлен в приложении № 34 к Инструкции.
После составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу производится отбор документов для уничтожения.
6.13. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с экспертной комиссией, утверждается председателем Уставного суда или уполномоченным им должностным лицом. Образец оформления акта представлен в приложении № 35 к Инструкции.
Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 01 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 01 января 2002 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 01 января 2004 года.
Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
об отсутствии документов или других вложений
в почтовых отправлениях
____.__________200___года
Сотрудники секретариата аппарата Уставного суда __________________________ (должности, фамилии, инициалы)
__________________________________________________________свидетельствуют нижеследующее.
В Уставный суд поступило_______________________________________________ (письмо, бандероль, посылка и т.п.)
с ____________________________________________________________________________
(указывается документ: жалоба, письмо, обращение или др.)
с исходящим регистрационным № _________ от ____._________200___года.
При вскрытии почтового отправления в нем не оказалось______________________
_____________________________________________________________________________
(самого документа или материалов, каких именно, указанных в приложении)
Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.
Подпись Расшифровка подписи
Подпись Расшифровка подписи
Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации
в Уставном суде Санкт-Петербурга
1. Сводки и информации, присланные для сведения.
2. Периодические издания (газеты, журналы, сборники, дайджесты прессы и т. д.).
3. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, планы мероприятий.
4. Нормы расходов материалов. Прейскуранты.
5. Поздравительные письма, пригласительные билеты.
6. Пакеты с пометкой «лично» (регистрируются после вскрытия руководителем по его указанию).
7. Отправленные документы, возвращенные в Уставный суд из-за ненахождения адресата.
8. Документы на иностранных языках без перевода.
9. Графики, заявки.
10. Первичные бухгалтерские документы.
11. Документы без подписи, а также проекты документов, поступившие без соответствующих сопроводительных писем.
12. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.
Приложение № 3
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
Журнал регистрации входящей корреспонденции
Уставного суда Санкт-Петербурга
Начат___________________200_ г.
Окончен_________________200_ г.
На ____ листах
|
Вх. № |
Дата поступ-ления |
От кого |
Исх. № |
Краткое содержание |
Кому передан документ |
Подпись ответственного лица |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|||||||
|
|
|||||||
|
|
Приложение № 5
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
Журнал регистрации внутренней документации (служебной переписки)
______________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Начат__________________200_ г.
Окончен________________200_ г.
На ____ листах
|
Вх. |
|
Дата |
Наименование документа |
Краткое содержание |
Исполнитель |
Кому передан документ |
Подпись, дата передачи документа |
Примечания |
Приложение № 6
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
ЖУРНАЛ
регистрации заявок на участие в процедуре
размещения государственного заказа Санкт-Петербурга
Начат___________________200_ г.
Окончен_________________200_ г.
На ____ листах
|
№ |
Дата подачи |
Наименование документа |
Время подачи |
Количество листов |
Наименование организации |
Содержание документа |
Цена |
Примечание |
Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
Журнал регистрации обращений в
Уставный суд Санкт-Петербурга
|
№ |
№ дела |
Дата поступления обращения |
Заяви-тель |
Содержание обращения |
Судья, осуществляющий предварительное изучение обращения. Судья, осуществляющий подготовку дела к рассмотрению |
Судья-докладчик |
Решение |
|
1. |
|||||||
|
2. |
Приложение № 8
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Регистрационно-контрольная карточка
Дело № 000 (номер дела до перерегистрации)
|
Уставный суд Санкт-Петербурга |
||
|
Заявитель: |
||
|
Дата регистрации: |
Исх. номер документа: |
Дата документа: |
|
Содержание обращения: |
||
|
Судья, осуществляющий предварительное изучение обращения: |
||
|
Судья-докладчик: |
||
|
Принятые определения: |
||
|
Даты судебных заседаний: |
||
|
Справки: |
||
|
Свидетели: |
||
|
Специалисты: |
||
|
Эксперты: |
||
|
Протоколы судебных заседаний от: |
||
|
Протокол закрытого совещания судей от: |
||
|
Итоговое решение: |
||
|
Особые мнения судей по делу: |
||
|
Публикация постановления: |
||
|
Дата окончания: |
||
|
Номер дела после перерегистрации |
||
|
Сдано в архив: |
||
|
Ответственный за делопроизводство: |
||
|
Разъяснение постановления: |
||
|
Исправления неточностей в постановлении: |
||
Приложение № 9
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Опись документов, находящихся в деле № ______
|
№ |
Наименование документа |
Листы дела |
|
1 |
2 |
3 |
Всего в деле _________________________ (_______) листов
(прописью и цифрами)
Наименование должности Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 10
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______
В деле подшито и пронумеровано _____________________ листов
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные номера
листов ___________________________________________
пропущенные номера листов
__________________________________________________
+ листов внутренней
описи ____________________________________________
|
Особенности физического состояния |
Номера листов |
|
1 |
2 |
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 11
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Реестр дел, находящихся в производстве
Уставного суда Санкт-Петербурга
|
№ |
№ дела |
Дата поступлен. |
Заявитель |
Содержание обращения |
Судья, осущ. предварит. изучение обращения |
|
Определения о принятии к рассмотрению дела, назначения дела к слушанию |
Даты заседа-ний |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
||||||||
|
|
||||||||
|
|
Приложение № 12
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Карточка выдачи дел для ознакомления
Дело № _______________
Наименование:___________________
|
Дата и время выдачи |
На скольких листах |
Фамилия получателя |
Расписка в получении |
Дата и время возвращения |
Расписка в обратном приеме |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
Приложение № 13
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
Журнал выдачи дел
Начат___________________200_ г.
Окончен_________________200_ г.
На ____ листах
|
Дата выдачи |
№ дела |
Время выдачи |
Кому выдано дело Ф.И.О. |
Подпись лица, кому выдано дело |
Время возврата дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|||||
|
|
|||||
|
|
Приложение № 14
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
|
ЖУРНАЛ |
|||||||||
|
регистрации справок, выдаваемых Уставным судом Санкт-Петербурга |
|||||||||
|
№ п/п |
Дата |
Кому выдана справка |
Справка о чем |
Куда предъявляется настоящая справка |
Кто подготовил |
Кто подписал |
Дата, подпись получившего |
Где хранится копия справки |
Примечание |
|
1 |
04.02.2008 |
Ивановой Н.Н. |
О месте работы и занимаемой должности |
МИ ФНС № 22 по С-Петербургу |
инициалы, |
инициалы, |
|
ОК |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение № 15
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
|
ЖУРНАЛ |
||||||||||
|
регистрации доверенностей, выдаваемых Уставным судом Санкт-Петербурга |
||||||||||
|
№ п/п |
Дата |
Кому выдана доверенность |
Куда предъявляется настоящая доверенность |
Для каких целей выдана доверенность |
Срок действия доверенности |
Кто подготовил |
Кто подписал |
Дата, подпись получив-шего |
Где хранится копия справки |
Примечание |
|
1 |
04.02.2008 |
Ивановой Н.Н. |
Почтовому отделению связи СПб |
получение почтовой корреспонденции УС СПб |
с 10.02.2008 по 31.12.2008 |
инициалы, |
инициалы, |
|
Секрета-риат |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
81
Приложение № 16
к Инструкции по Делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
Уставного суда Санкт-Петербурга
Начат___________________200_ г.
Окончен_________________200_ г.
На ____ листах
|
Исх. № |
Дата |
Кому адресован |
Кем |
Краткое содержание |
Отметка об отправке (исполнении) |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
||||||
|
|
||||||
|
|
Приложение № 17
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
Журнал
учета выданных доверенностей на получение
товаро-материальных ценностей
Начат___________________200_ г.
Окончен_________________200_ г.
На ____ листах
|
№ |
Дата |
Срок |
Должность |
Наименование |
№ и дата наряда |
Расписка лица, |
Отметка о выполнении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
Приложение № 18
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Образец оформления телефонограммы
от имени Уставного суда Санкт-Петербурга и для Уставного суда Санкт-Петербурга
Т Е Л Е Ф О Н О Г Р А М М А
№ ________
Отправлена ___._________200__ года, в ___ч.___мин.
Телефонограмма передана: ______________________________________________________
__________________________________________________________________
((должность, Ф.И.О., передавшего телефонограмму, № телефона)
)
Кому: ________________________________________
( )((должность, Ф.И.О., для кого передается телефонограмма)
) ________________________________________
________________________________________
№ телефона: __________________________________
Уважаемый (ая) _____________________________________________________!
11 мая 2008 года в Уставном суде состоится ……..
…………………..
___________________________________________________________________________
((Должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма)
)
Телефонограмма принята: ______________________________________________________
________________________________________________________________
((должность, Ф.И.О., принявшего телефонограмму, № телефона)
)
Получена ___._________200__ года, в ___ч.___мин.
Приложение № 19
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Образец оформления телеграммы
от имени Уставного суда Санкт-Петербурга
Т Е Л Е Г Р А М М А
Председателю Совета Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
С.М. Миронову
ул. Большая Дмитровка, дом 26
Москва
103790
Уважаемый Сергей Михайлович!
От имени судей Уставного суда Санкт-Петербурга примите самые искренние поздравления по случаю Вашего дня рождения!
От всей души желаю успехов, благополучия в семье, доброго здоровья и счастья на долгие годы Вам и Вашим близким.
Пусть всем Вашим делам и начинаниям сопутствует удача!
Председатель
Уставного суда Санкт-Петербурга
Начальник сектора Ф.И.О., подпись ___.___.200__
Тест составлен Ф.И.О., подпись ___.___.200__
Исп. Ф.И.О., подпись
Отправлена ___.___200__ в ___ч.___мин.
Приложение № 20
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
А П П А Р А Т У С Т А В Н О Г О С У Д А С А Н К Т - П Е Т Е Р Б У Р Г А
(наименование структурного подразделения)
_______________ № ___________
На № __________от ____________
Приложение № 21
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
УСТАВНЫЙ СУД САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
ОПРЕДЕЛЕНИЕ
Приложение № 21
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
УСТАВНЫЙ СУД САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
ИМЕНЕМ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Приложение № 25
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
______.______ 200___ № ____________
Приложение № 26
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
АКТ
___________№ ________
_____________________
(место составления)
Об уничтожении испорченных бланков
с воспроизведением герба Санкт-Петербурга
|
№ |
Наименование |
Серия и |
Примечание |
Итого уничтожено __________________________________ бланков
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
ответственного за учет, использование
и хранение гербовых бланков
в структурном подразделении
аппарата Уставного суда
Санкт-Петербурга Подпись Расшифровка подписи
Приложение № 27
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Состав реквизитов документов Уставного суда Санкт-Петербурга
|
Наименование реквизита |
Код |
|
Герб Санкт-Петербурга |
01 |
|
Код организации по ОКПО |
02 |
|
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) |
03 |
|
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины |
04 |
|
Код формы документа по ОКУД |
05 |
|
Наименование организации |
06 |
|
Справочные данные об организации |
07 |
|
Наименование вида документа |
08 |
|
Дата документа |
09 |
|
Регистрационный номер документа |
10 |
|
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
11 |
|
Место составления или издания документа |
12 |
|
Адресат |
13 |
|
Гриф утверждения документа |
14 |
|
Резолюция |
15 |
|
Заголовок к тексту |
16 |
|
Отметка о контроле |
17 |
|
Текст документа |
18 |
|
Отметка о наличии приложений |
19 |
|
Подпись |
20 |
|
Гриф согласования документа |
21 |
|
Визы согласования документа |
22 |
|
Оттиск печати |
23 |
|
Отметка о заверении копии |
24 |
|
Отметка об исполнителе |
25 |
|
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
26 |
|
Отметка о поступлении документа в организацию |
27 |
|
Идентификатор электронной копии документа |
28 |
Приложение № 30
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
01 - входящая корреспонденция
02 - исходящая корреспонденция
03 - справки
04 - доверенности
Приложение № 31
к Инструкции по делопроизводству в Уставном суде Санкт-Петербурга
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Уставного суда Санкт-Петербурга
Личная подпись
Дата
на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг для нужд Уставного суда Санкт-Петербурга в ____ году
|
Обоснование: |
|||||
|
Наименование |
Характеристика |
Дата последней закупки |
Ориентировочная сумма |
||
|
|
|
|
|
||
____.___________2008 года _______________________ / /
|
Ответственный исполнитель |
Ф. И. О. |
Подпись |
|
|
|
|
Начальник управления делами _________________
Начальник правового управления __________________
|
Экономическая классификация |
|
Финансирование |
|
Способ размещения (94-ФЗ) |
|
Начальник ФЭУ - главный бухгалтер _______________
Начальник планово-
экономического сектора ФЭУ _______________
Специалист 1-й категории ФЭУ _______________
Отметки об исполнении заявки:
|
Оплата |
Акт |
Организация |
||
|
Дата |
Сумма |
Дата |
Сумма |
|
|
|
|
|
|
|
Ответственный исполнитель ____________ /__________/
Приложение № 32
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_________ № ___________
_______________________
(место составления)
на ___________ год
|
Индекс |
Заголовок |
Количество дел |
Срок хранения |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела |
||||
Наименование должности Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза сотрудника, ответственного
за хранение архивных документов
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Уставного суда Протокол ЦЭПМК Архивного
Санкт-Петербурга комитета Санкт-Петербурга
от ____________ №________ от ____________ №________
Приложение № 33
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в Уставном суде Санкт-Петербурга
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 |
|||
|
Временного (до 10 лет |
|||
|
Итого: |
|||
Наименование должности лица,
ответственного за документооборот
в Уставном суде
Санкт-Петербурга Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ______________
(наименование структурного подразделения,
отвечающего за хранение архивных документов)
Наименование должности лица,
передавшего сведения Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 34
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
АКТ
_____________№ _______
_______________________
(место составления) Фонд № ___________________
(название фонда)
о необнаружении документов, пути
розыска которых исчерпаны
В результате ____________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые Уставным судом Санкт-Петербурга всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета.
|
Опись № |
Дело № |
Заголовок |
Количество листов |
Крайние |
Предполагаемые |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими делами ____________________________________________________________
(номера дел и их групповые заголовки)
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
архивных документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Центрального Протокол ЭК Уставного суда
государственного архива Санкт-Петербурга Санкт-Петербурга
от ________________ № ________________ от ________________ № _______
Изменения в учетные документы внесены.
Лицо, ответственное за учет
и хранение архивных документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 35
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
АКТ №________
_____________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда__________________________ (название фонда)
|
№ |
Заголовок |
Крайние |
Номера |
Индекс дела |
Коли- |
Сроки |
Примечание |
Итого _______________________________ дел за ____________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК Центрального государственного архива Санкт-Петербурга (протокол от__________№________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Уставного суда Санкт-Петербурга от _______________ №___________
Документы в количестве __________________________ дел, весом ______ кг
(цифрами и прописью)
сданы в _______________ переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ № ______
(наименование организации)
Наименование должности лица,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности лица,
внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 36
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _____________
|
№ |
Индекс |
Дата |
Заголовок |
Количество |
Номера |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого ___________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 37
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
__________________________________
( )((наименование структурного подразделения)
)
(
)(Д Е Л О)( )(№ _____
)( )(Т О М)( )(№)( ___________
)__________________________________________________________
((заголовок дела по номенклатуре дел)
)(
)
Начато _____________________года
Окончено___________________года
На _______________________листах
Хранить________________________
(
)_____________________
( )((наименование архива)
)ФОНД № _______________
ОПИСЬ № ______________
ДЕЛО №________________(
)
Приложение № 38
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
ФОНД № ______________
ОПИСЬ № ___
дел постоянного хранения
за ___________ год
|
Название раздела (структурного подразделения) |
|||||
|
№ |
Индекс |
Заголовок |
Крайние |
Количество |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
В данный раздел описи внесено ______________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № __________ по № ________, в том числе:
литерные номера: ____________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
архивных документов Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Центрального Протокол ЭК Уставного суда
государственного архива Санкт-Петербурга Санкт-Петербурга
от ___________________ № _____________ от ________________№_______
Приложение № 39
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
ФОНД № _________
ОПИСЬ № ________
_____________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты _____________________________
Приложение № 40
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
ФОНД № _______
ОПИСЬ № ______
дел временного (свыше 10 лет) хранения
за ___________ год
|
Название раздела (структурного подразделения) |
||||||
|
№ |
Индекс |
Заголовок дела |
Крайние |
Срок хранения |
Количество |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данный раздел описи внесено _________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ________ по № ________ , в том числе:
литерные номера: ____________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
архивных документов Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Уставного суда
Санкт-Петербурга
от ____________ № ______________
Приложение № 41
к Инструкции по делопроизводству
в Уставном суде Санкт-Петербурга
Уставный суд Санкт-Петербурга
ФОНД № _____
ОПИСЬ № _____
дел по личному составу
за ___________ год
|
Название раздела |
|||||
|
№ |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние |
Количество |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
В данный раздел описи внесено __________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ________ по № ________ , в том числе:
литерные номера: ____________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
работника отдела кадров Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Уставного суда Протокол ЭПМК Центрального
Санкт-Петербурга государственного архива Санкт-Петербурга
от ________________ № _________ от _________________ №___________
| Пресс-релизы | |||||||||||||
|
|||||||||||||
 |
|||||||||||||
 |
|
||||
